加強大慶安保活動檔案管理的路徑探析

葉吳生/開化縣公安局

汪建平/開化縣檔案館

加強重大活動檔案管理，確保重大活動檔案完整、安全，充分發揮重大活動檔案存史資政育人作用，意義重大。近年來，G20杭州峰會、烏鎮世界互聯網大會、慶祝新中國成立70周年等一系列重大活動的成功舉辦，形成了大量有保存價值的大慶安保活動檔案，這些檔案是公安機關履職盡責的真實記錄。近年來，開化縣公安局（以下簡稱“縣局”）將“為公安中心工作、為現實斗爭和社會提供檔案信息服務”作為工作宗旨，緊緊圍繞“留存最完整、最齊全、最系統的重大活動檔案”的工作目標，始終堅持“統一協調、各負其責、完整收集、集中管理、有效利用”的工作原則，積極做好大慶安保活動檔案管理工作，取得了明顯成效。

1 加強基層基礎保障

為確保大慶安保期間檔案收集齊全和及時歸檔，縣局主要領導提前謀劃、統一部署，在人力、財力、物力方面給予充分保障。第一，提高有關單位主要領導的思想認識。縣局安保指揮部領導在每次召開的大慶安保工作階段性會議、工作部署會議、工作碰頭會上都向各部門特別是一線基層所隊負責人宣傳檔案工作法律法規，讓他們了解做好大慶安保活動檔案工作的重要性，要求他們務必做好檔案收集工作。縣公安機關高度重視大慶安保活動檔案管理的做法得到了市里的認可。2019年3月，衢州市公安機關檔案工作現場會在開化召開，市公安局黨委副書記、副局長黃忠京專門就做好大慶安保期間文件材料收集歸檔工作進行了強調。第二，強化人員保障。2019年9月，率先成立大慶安保工作領導小組，從縣局檔案室抽調1名檔案人員進駐新中國成立70周年大慶安保指揮部（以下簡稱“縣局安保指揮部”），全面負責文件材料的收集整理，以及對各警種檔案收集工作的檢查與指導。明確各警種特別是基層派出所專（兼）職檔案員為大慶安保活動期間文件材料收集具體負責人，人員落實情況列入年終考核。最終形成從縣局安保指揮部專職人員到各警種專（兼）檔案人員的管理體系。第三，加強對相關硬件設備的配置。2019年4月以來，縣局對局機關綜合檔案室和各派出所檔案工作設施設備進行配置，總投入達15萬元左右。如為局機關檔案庫房配置了服務器、顯示器、打印機、目錄柜；為城關派出所、池淮派出所檔案庫房安裝了密集架；為馬金派出所檔案庫房進行全面裝修，配置了空調、除濕機、防盜門、防盜窗、燈具等。特別在縣局辦公用房特別緊張的條件下，專門騰出辦公場地用于開展大慶安保活動檔案管理工作，配置必備辦公用品。

2 加強一線檢查指導

從2019年3月開始，全國公安機關組織開展了“踐行新使命、忠誠保大慶”實踐活動，縣局檔案部門以此為契機，專門對大慶安保活動期間形成的文件材料收集工作進行跟進檢查和及時指導。第一，利用召開檔案工作現場會、開展檔案集中清理整頓、創建示范數字檔案室等工作為契機，到基層所隊一線對大慶安保活動期間形成的文件材料進行檢查指導。縣局啟動檔案集中清理整頓工作以來，定期和不定期到所隊檢查指導，發現問題當場整改。馬金派出所為全縣檔案規范化建設示范所，縣局分批組織各派出所負責檔案工作的民警、輔警到馬金派出所學習大慶安保活動檔案收集、整理、歸檔入庫工作，并舉辦專門的業務培訓，在培訓班上要求負責檔案工作的民警、輔警及時交流探討工作中碰到的問題，不斷提升自身業務水平。第二，會同相關職能部門開展檢查指導。如會同紀監、督察、治安等部門到所隊開展檢查指導。比如，大慶安保期間形成的文件，除了紅頭文件，還有大量的賬外文件材料，而這些賬外文件材料平常檢查主管單位是治安部門，這就需要檔案部門主動會同治安部門檢查賬外文件，檢查內容包括是否登記齊全、登記情況是否屬實和有無遺漏，檢查形式為定期和不定期，從而全面掌握賬外文件材料收集是否齊全和到位。在檢查中發現收集內容不全、工作進展緩慢的，要求立即整改。若碰到有些問題一時解決不了的，向上級公安機關和同級檔案行政部門咨詢與商討，形成權威解決意見反饋相關所隊。2019年向上級公安機關和同級檔案行政部門咨詢11次，要求一線所隊整改15次，下發檢查通報10次。會同檢查指導提升了基層所隊做好檔案工作的意識，也使紀監、督查、治安等部門更加重視大慶安保活動檔案工作。第三，隨同上級部門及縣局領導進行檢查。隨同上級公安機關、上級相關職能部門及縣局領導檢查大慶安保活動檔案工作。如2019年9月，省公安廳黨委委員、副廳長金捷，衢州市副市長、公安局長王順大到開化督導大慶安保工作；9月下旬，國家應急管理部調研員黃明亮帶隊到開化檢查指導大慶安保應急管理工作；開化縣副縣長、公安局長張飛多次赴鄉鎮、基層所隊督導檢查大慶安保工作。期間，局安保指揮部派員隨同參加檢查，重點檢查大慶安保活動檔案工作。目前隨同上級及縣局領導下基層檢查指導10余次，對檢查中發現問題要求立即整改。

3 加強文件材料收集

第一，2019年9月，縣局下發《關于加強新中國成立70周年大慶安保維穩材料收集歸檔工作的通知》，要求除了收集常規性文件材料外，重點收集反映基層一線單位安保維穩工作場景的材料，如在集中行動、日常檢查、排查、走訪、暗訪等工作中形成的賬外文件材料、臺賬等。10月，縣局再次下發《關于再次提醒新中國成立70周年大慶安保維穩材料收集歸檔工作的通知》，要求各警種按時保質保量完成文件材料的移交并進行統計，收集移交工作開展情況列入年度考核。截至目前，共收集文件61件2794頁，并全部歸檔。第二，縣局安保指揮部認真分析各警種每天報送的信息，對各警種應收集的不同的文件材料進行清單式分類，并進行反饋，使各警種對照清單進行收集，使得工作一目了然，特別使賬外文件材料的收集更加全面和完整。如反映警務人員掌握的重點人、重點事、重點場所、重點企業，以及在巡邏防控等工作中形成的賬外文件材料、臺賬，在以往的收集中沒有納入歸檔范圍，在此次大慶安保實踐活動中都被要求按時歸檔，在歸檔前還要將相關數據統計清楚。期間收集到散存的賬外文件材料377件2849頁。第三，加強特殊載體檔案收集。特殊載體檔案收集特別是照片檔案收集是這次大慶安保活動中檔案收集的重點。針對聲像檔案特別是照片收集質量普遍不高、利用率低的情況，縣局積極推行照片檔案“日清月結”收集審核制。“日清月結”指各警種的警務人員當日將拍攝的照片發送至專（兼）職檔案員郵箱，然后由政工部門對專（兼）檔案員每日發送的照片進行全面審核篩選，月底交由縣局檔案員對照片進行審核歸檔。從9月初至10月，縣局形成的3000余張照片在經過兩個警種的篩選后，最后留存檔案室的大約有300余張，歸檔的照片質量明顯提升。同時，從縣局網站、各警種網站、釘釘工作群、微信工作群中進行拓展性收集，從中發現有無遺漏的照片。

截至2019年10月，縣局綜合檔案室已收集大慶安保活動期間各類檔案資料438（條、件）5643頁，其中文件61件2794頁，其他資料、臺賬377件2849頁，照片300張，光盤5個。目前，縣局正在積極開展掃尾工作，及時收集后續形成的檔案，確保應收盡收。縣局還將積極開展大慶安保活動檔案的整理和開發利用工作。