推進高職院校檔案館建設的若干對策

朱忠新/金華職業技術學院檔案館

新中國成立以來特別是改革開放40年以來，我國高教事業快速發展，取得了令人矚目的成績。截至2019年6月15日，全國共有高校2956所，其中普通高校2688所（含獨立學院257所），成人高等學校268所，在2688所普通高校中有專科層次院校1423所（大多為高職院校）。作為高教事業的重要組成部分，高等職業教育實現了跨越式發展，在學校數量、招生人數、在校生人數、畢業生人數等方面都成為高教事業的“半壁江山”。浙江省有高校109所，其中高職高專院校49所（含高專1所）。本文就推進新時代高職院校檔案館建設談幾點個人想法。

1 當前高職院校檔案館建設的現狀與問題

近年來，在教育、檔案等主管部門、地方政府和高校的重視下，高校檔案工作與高教事業同步發展。高校檔案機構是收集保存和提供利用學校檔案的專門機構，其基本形態包括檔案館和綜合檔案室兩種。《高等學校檔案管理辦法》頒布實施以來，高校檔案館建設走上了快車道。從全國看，本科院校中建立檔案館的比較多，而高職院校中建立檔案館的還只是少數。以浙江省為例，109所高校中建立檔案館有31所，占28.44%，其中本科院校中建立檔案館的有27所，在39所本科院校（不包括獨立學院）中占69.2%；高職院校獨立建檔案館的有4所，在48所高職院校中占8.2%。金華職業技術學院為國家示范性高職院校、浙江省高職重點建設校，2019年入選國家“雙高計劃”高水平學校建設單位（A檔）。學院于2003年4月建立檔案館，為學院直屬部門。2014年學院機構改革后，檔案館與圖書館、信息管理中心合署為圖文信息中心，系學院直屬單位。檔案館現有館舍2144m2，截至2018年，館藏檔案36161卷、74642件，有專職工作人員8名。

目前高職院校檔案館建設還存在一些問題，一方面是缺乏法規依據、行政推動力和主體積極性。在全國高職院校中，建立檔案館的比例還比較低，建立檔案館的需求不夠迫切，檔案館建設基本上處于自發狀態；另一方面是高職院校檔案館建設水平普遍不高。相較本科院校，高職院校歷史短、基礎差，絕大部分是在20世紀90年代中期以后發展起來的，許多是在中專技校基礎上升格而來的，建校歷史長的也僅有20余年。檔案館建設更是起步比較晚，一般還不到10年，管理體制機制還不健全，館舍設施設備等硬件條件不夠完善，人員力量薄弱，功能不夠齊全，館藏檔案不夠豐富，基礎業務、信息化水平、對外開放度還不高，公共服務能力還不強，檔案館建設還處于初創期。

2 推進高職院校檔案館建設的對策建議

針對當前高職院校檔案館建設中存在的問題，筆者認為，應以習近平總書記提出的檔案工作要“走向依法管理、走向開放、走向現代化”的重要論述為根本遵循，思想上高度重視，措施上精準管控，大力推進高職院校檔案館建設。

2.1 切實重視高職院校檔案館建設

高職院校檔案工作是檔案事業的組成部分，是高職院校一項重要的基礎性工作，承擔著為黨管檔、為國育人、為校存史、為民服務的職責和使命。高職院校檔案機構是收集保存和提供利用學校檔案的專門機構，其基本形態包括檔案館和綜合檔案室兩種，檔案館是相對獨立的實體機構，綜合檔案室是內設機構的組成部分，檔案館是高于綜合檔案室的高級形態，更有利于高職院校檔案工作的建設與發展。各級教育、行業等行政管理部門和地方政府、企業是高職院校的主管主辦部門，各級教育、檔案等行政管理部門是高職院校檔案館建設的主管部門，高職院校是檔案館建設的主體，各有關方面要切實提高認識、加強規劃、加大投入，高度重視高職院校檔案館建設。

2.2 依法推進高職院校檔案館建設

檔案法第八條規定：“中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業機構，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內的檔案。”檔案法實施辦法第十一條規定：“全國檔案館的設置原則和布局方案，由國家檔案局制定，報國務院批準后實施。”經國務院批準，1992年3月27日，國家檔案局印發了《全國檔案館設置原則和布局方案》（以下簡稱《方案》）。高職院校是高等學校的組成部分，高等學校屬于事業單位。在我國檔案館分類中，高等學校檔案館是事業單位檔案館。高等學校建立檔案館的法規依據有兩個，一是《方案》中“三、企業、事業單位檔案館”規定：“中國科學院、中國社會科學院、國家教委直屬的院校，經主管部門批準，向同級檔案行政管理部門備案，可成立檔案館，收集管理本單位及其所屬機構形成的檔案。” 根據《方案》，只有原國家教委（現教育部）直屬的高等院校才能設立檔案館。二是2008年8月20日，教育部、國家檔案局頒布的《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）第六條規定：“具備下列條件之一的高等學校應當設立檔案館：（一）建校歷史在50年以上；（二）全日制在校生規模在1萬人以上；（三）已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300延長米）以上。”高職院校中符合上述條件第一條的幾乎沒有，但是符合上述條件第二、三條的還是比較多的。雖說高職院校建立檔案館有了《辦法》這個法規依據，并且《方案》在前、《辦法》在后，但是從法規的層級看，《方案》是國務院批準的行政法規，《辦法》是行政規章，后者要高于前者，當有關條款有沖突時，應該執行層級較高的法規。這樣，不但高職高專院校建立檔案館沒有法規依據，而且絕大多數的本科院校建立檔案館也沒有了法規依據。

筆者建議，國家檔案局應及時對《方案》進行修訂，相應放寬高等學校建立檔案館的條件，規定所有高等學校都可以建立檔案館，規定高等學校應當建立檔案館的情形。建議教育部與國家檔案局對《辦法》進行相應的修訂，并建議出臺關于加強和改進新時代高校檔案工作的實施意見。

2.3 不斷提高高職院校檔案館建設水平

明確性質，理順體制。高職院校檔案館既是高職院校檔案工作管理機構，又是高職院校檔案利用機構，應按直屬職能部門或直屬單位設置。要提高政治站位，牢記“檔案工作姓黨”，堅持黨管檔案工作原則，高職院校檔案館應歸口學校黨委領導。

整合資源，創新機制。有條件的高職院校要整合檔案、史料、文物等資源，探索高職院校檔案館與校史館、博物館、紀念館等聯建，也可以與圖書館合署辦公。作為直屬單位的高職院校檔案館，要建立健全治理結構，可以吸納有關方面代表、專業人士或社會公眾參與管理。要加強與學校圖書館、博物館、紀念館和地方綜合檔案館以及其他高校檔案館等機構的交流與合作，開展聯合服務。支持有條件的高職院校檔案館向社會公眾開放。

制定政策，規范標準。根據《方案》《辦法》等規定，參照公安部制定的《全國公安檔案館設置方案》，制定《高等學校檔案館設置方案》，對高等學校檔案館的設置作出具體規定，印發相應的指導意見。同時制訂高等學校檔案館建設的相應規范標準，對高等學校檔案館的性質地位、管理體制、主要職能、內設機構、人員編制、經費保障、基本建設、館藏資源、科學管理、信息化建設、服務利用等進行具體規定。

聚焦主責，發揮職能。筆者認為，高職院校檔案館的主要職責是：貫徹執行檔案法律法規政策制度，集中統一管理學校檔案，維護檔案完整與安全；加強對各機構各直屬單位文件材料形成、積累、整理、歸檔和檔案管理工作的指導、監督和檢查；依法接收學校及下屬單位形成的檔案，征集散存在社會包括校友檔案在內的對學校具有長久保存價值的重要檔案資料，開展主動建檔工作；開展檔案的整理、編目、鑒定、保管、保護、統計等基礎業務；圍繞中心，加大檔案開發開放力度，積極開展查閱、利用、復制證明、公布展陳、公開黨務校務信息、編研出版、參考咨詢、宣傳教育、文化休閑等服務工作；推進信息化建設，實現檔案館治理體系和治理能力現代化。

配強班子，提高素質。高職院校檔案館建設關鍵在人，要大力加強干部隊伍建設，按照《辦法》和有關方案、標準規定，配齊配強高職院校檔案館領導班子，參照館藏量和業務指導任務、利用需求，配備相應的檔案、信息化等專業人員，加大培訓力度，努力建設一支高素質專業化的檔案干部隊伍，為高職院校檔案館建設提供人才支撐。