芻議名醫(yī)基層工作室檔案規(guī)范化管理

劉開希/嵊州市人民醫(yī)院（浙大一院嵊州分院）

2018 年，省政府提出在醫(yī)療服務領域深化“最多跑一次”改革，重點解決“看病難”“看病煩”的痛點，提升群眾就醫(yī)獲得感。嵊州市衛(wèi)計局在全市開展首批十大名醫(yī)基層工作室建設，以更好更快地提升基層醫(yī)療機構服務能力，讓群眾得到更為優(yōu)質的醫(yī)療服務。名醫(yī)基層工作室是嵊州市部分醫(yī)療單位為享有盛譽的名醫(yī)建立的工作室，建立工作室的目的是整合以名醫(yī)為領銜的專家團隊到基層醫(yī)療單位坐診，請名醫(yī)承擔基層醫(yī)療人才培養(yǎng)、新技術和新項目推廣等工作，進一步提高基層醫(yī)療單位的業(yè)務能力和服務水平。名醫(yī)基層工作室檔案（以下簡稱“工作室檔案”）指名醫(yī)團隊在從事上述醫(yī)務工作中形成的，反映名醫(yī)及其團隊工作業(yè)績、學術水平、服務能力等情況的重要資料。做好工作室檔案規(guī)范化管理是加強醫(yī)院檔案資源建設的重要舉措，對于總結工作室實踐經驗、深化醫(yī)療領域“放管服”改革、推進現(xiàn)代化醫(yī)院建設等也具有重要意義。

1 建立健全檔案管理制度

醫(yī)院要及時跟進了解工作室建設方案、團隊成員情況，特別要加強與各參與單位（如衛(wèi)生健康主管部門、名醫(yī)所在單位、工作室領銜專家與基層醫(yī)療衛(wèi)生機構）的聯(lián)系與對接，了解工作室檔案產生的主要內容、檔案資料存放地點和收集保管人員等信息，在此基礎上制定《名醫(yī)基層工作室檔案工作方案》《名醫(yī)基層工作室資料收集整理制度》《名醫(yī)基層工作室文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》等工作制度。制度應當明確工作室檔案的歸檔范圍、歸檔時間、收集保管方式、利用權限等，還應當要求各相關單位務必配合工作開展，并特別強調檔案工作與工作室建設工作相同步。在實踐中，還要根據(jù)工作的發(fā)展不斷完善工作制度，確保檔案管理規(guī)范、有序。

2 強化檔案收集工作

工作室檔案具有分散性、增補性、珍貴性等特點。為確保工作室檔案的齊全完整，要強化檔案收集工作，做到階段性收集和持續(xù)性收集相結合、現(xiàn)場收集和跟蹤收集相結合。醫(yī)院檔案人員要提高做好工作室檔案工作的自覺性和責任感，采取靈活多樣的收集方式，比如在各工作室中指定一名事業(yè)心強、業(yè)務過硬的團隊成員擔任檔案資料秘書，明確要求其做好本工作室檔案資料的收集整理和移交歸檔。檔案人員要開拓工作思路，建立名醫(yī)工作室檔案工作釘釘群、微信群、QQ群等，秘書通過線上平臺上傳需歸檔的檔案資料。檔案人員要改變單一被動的“坐等上門”的方式，與名醫(yī)建立一對一聯(lián)系，向他們直接收集珍貴檔案。為此需要向名醫(yī)大力宣傳做好工作室檔案管理的重要意義，可利用工作室檔案形成高質量的編研作品，贈送給名醫(yī)，讓名醫(yī)支持檔案工作。醫(yī)院還可采用多種途徑鼓勵檔案人員、秘書探索收集工作的新途徑與新方法。

3 加大檔案開發(fā)利用力度

工作室檔案包含名醫(yī)團隊開展醫(yī)療、科研、教學、人才培養(yǎng)等工作中直接形成的海量的、有價值的資料。醫(yī)院要加大檔案開發(fā)利用力度，主動對檔案信息進行深度挖掘。如依托醫(yī)院現(xiàn)有的信息管理系統(tǒng)，或引進功能更齊全、兼容性更強的檔案管理專業(yè)軟件，建設專門的“名醫(yī)基層工作室檔案專題數(shù)據(jù)庫”，利用網絡平臺分享名醫(yī)團隊的專業(yè)經驗等。數(shù)據(jù)庫還可分為“工作室介紹”“名醫(yī)風采”“團隊業(yè)績”“名師教學”“學術成就”“科普講座”“典型醫(yī)案”“影像中心”“媒體報道”“工作動態(tài)”“交流反饋”等欄目，公眾能夠在欄目里查閱相關檔案，非常方便快捷。此外，建立名醫(yī)基層工作室是基層衛(wèi)生健康系統(tǒng)創(chuàng)新管理模式的有益探索，工作室是本地的品牌形象，優(yōu)秀的品牌形象要持續(xù)宣傳與維護，而利用工作室檔案形成優(yōu)質編研成果，是宣傳工作室品牌形象的重要途徑。