“互聯網+”背景下的檔案管理現代化

鄭平

摘 要：近年來，檔案管理工作重要性越來越得到各個機關、行業的高度重視，各個行業都對檔案管理的現代化進行了探索和研究。隨著信息化時代的到來，“互聯網+”已經和我們的工作與生活緊密的結合起來，這給我們帶來了較大便利的同時，其中存在的問題也是不容忽視的。檔案管理工作也不例外，目前傳統的檔案管理模式已經無法跟上時代發展的步伐，本文針對互聯網普及的現狀，結合檔案管理改革進行了論述，希望能夠把檔案管理的效能進一步發揮出來。

關鍵詞：互聯網+;檔案管理;結合

檔案管理工作歷史悠久，對歷史研究、科學技術的進步和文學藝術的傳播具有重大意義。目前互聯網技術已經在檔案管理中得到了廣泛運用，檔案管理的內涵得到新的拓展的同時，也對檔案管理的發展提出了更高的要求。

1 “互聯網+”檔案管理概述

1）“互聯網+”檔案管理的內涵。所謂檔案管理，指的是借助一定的手段和方法，對檔案實施分類、匯總、完善和傳遞等工作，是一個把檔案的價值與作用發揮出來的過程。在“互聯網+”背景下，檔案管理必須與計算機技術緊密結合，促使檔案管理向著現代化的方向發展。在“互聯網+”條件下，檔案管理效率得到了明顯的提升，紛繁復雜的信息資源也得到了很好的利用。我們借助“互聯網+”技術，可以把海量的檔案信息和數據儲存起來，并使得不同檔案之間的聯系變得更加科學，也可以使檔案查詢變得更加方便快捷。共享性是互聯網的突出特點之一，因此互聯網和檔案管理的融合，也讓檔案信息的共享性得到了顯著的提高，從而大大拓展了公眾的信息視野。

2）“互聯網+”與檔案管理的結合。所謂“互聯網+”，一般是指不同行業與互聯網之間互相融合的過程，傳統的檔案管理是一種簡單而重復性較大的工作。我們把檔案管理與互聯網技術結合起來，檔案管理人員就可以從重復簡單的勞動中解放出來，而互聯網與檔案管理的結合，必然牽涉到先進的數據處理技術，這就對檔案工作人員的專業素質提出了更高的要求，他們必須具備從海量的信息數據挖掘有用數據的能力，再根據檔案的種類，在它們之間構建出一定的邏輯關系，從而實現檔案自動歸類的目的。

2 目前“互聯網+”檔案管理存在的問題

1）加大了檔案管理的安全隱患。在檔案管理中充分運用互聯網技術，給檔案管理工作帶來極大的便利的同時，檔案管理的不安全性風險也同時存在。不同單位的檔案都涉及了自身的機密，而網絡黑客借助高超技術手段，非法竊取大量網絡機密，破解計算機安全系統盜取機密文件。機密流失將會給單位造成巨大的損失。這就需要檔案管理人員把自己的安全意識提高上去，采取嚴密的措施保障檔案數據的安全。

2）檔案管理人員素質有待提升。目前，檔案管理人員作為檔案管理的行為主體，還存在著工作經驗不夠豐富的現象。專業性管理技能比較欠缺，在理論素養、責任意識和工作技能方面依然有待提升，檔案工作不規范問題時有出現，這不利于互聯網條件下檔案管理的進一步發展。另外，檔案管理的性質是非營利性的，因此缺乏完善的監督激勵機制，部分工作人員工作缺乏積極性和主動性，對于使用檔案的需求往往無法滿足，從而嚴重影響了檔案管理信息化工作的開展。

3）海量數據造成檔案管理難度增加。隨著信息化技術的發展，我們整個社會已經開始進入大數據時代。檔案管理工作也因此變得更加復雜化，挖掘數據的潛在價值已經成為新時期檔案管理工作的重點。在互聯網時代，檔案管理人員接觸到的數據和信息是海量的，而從中挖掘有價值的信息等于大海撈針，檔案管理人員不僅要統計整理大量的數據，還要掌握數據背后的邏輯關系，使得檔案的二次開發成為可能。因此，檔案管理部門首先要重視硬件設施的建設，同時還要把檔案管理人員挖掘、分析數據的能力提高上去，從而促進檔案管理工作的進一步可持續發展。

4）檔案管理的單位公眾的參與度不高。隨著互聯網的技術的普及，信息的傳播速度得到了前所未有的提高，對于任何一個單位的檔案來說，絕大多數員工都有權利查閱和使用單位的檔案，但是一個單位的人員素質往往存在較大差異，而且人員相互之間存在著比較復雜的關系，如果檔案管理的規章制度不完善，容易造成檔案被破壞的情況出現。與此同時，各類檔案具有的保密使用方法也是不盡相同的，這就造成了使用檔案也不是統一的，一旦使用不慎出現信息泄露，必將造成嚴重的損失與后果。

3 “互聯網+”條件下檔案管理現代化的意見和建議

1）樹立檔案管理信息化觀念。一直以來，檔案管理工作都沿用的是傳統的工作模式，并由此產生了一定的思維定勢。為做好互聯網+”條件下的檔案管理工作，轉變觀念是非常必要的，也就是說，我們必須首先樹立檔案管理信息化觀念。目前，檔案管理已經離不開互聯網技術的幫助，因此，檔案管理人員在具體工作中要學會運用信息化技術。在“互聯網+”條件下，檔案管理已經不再是簡單的信息和數據的匯總，而是要求工作人員從信息資源中挖掘有價值的數據信息，進而在檔案工作中變被動為主動，取得更好的管理效果。

2）強化檔案管理的安全性。由于網絡存在很多安全隱患，在檔案管理中利用互聯網技術存在較大的不安全性，所以我們必須采取有效措施來加強互聯網檔案管理。“互聯網+”條件下的檔案管理，涉及了硬件、軟件以及網絡運行環境的影響，為了加強當電子檔案的管理和控制，采取一定的安全措施是非常必要的。第一是保密性，互聯網最大的特點之一就是具備開放性，正好與檔案的保密性形成了沖突，因此加強檔案內部管理的保密性是十分關鍵的;第二是注重網絡安全，目前網絡病毒數量眾多，破壞性較強，這就要求我們時刻關注計算機病毒的新情況，有針對性的實施防毒殺毒工作，保證信息化檔案安全不被破壞;第三，要設置網絡訪問權限，針對不同檔案的機密程度，按照查閱人員的身份級別，對檔案的查閱取用權限進行設置，加強化內部人員對檔案的使用，嚴防泄密的情況出現。

3）注重檔案的二次開發利用。現代化的檔案管理，要求我們做好檔案的二次開發利用工作，這就要求我們在檔案管理中建立健全檔案開發利用機制，進而把檔案資源的價值充分挖掘出來。要立足現有檔案，加大挖掘開發力度，把功能齊備的數據庫建立起來，提供全面的信息服務給檔案查閱人員。此外，檔案管理的目的也不僅僅局限于存儲，檔案利用成為新的工作重點，工作人員通過挖掘處理大量的數據信息，為領導決策提供了有效地參照。此外，電子文件歸檔也要引起高度的重視，傳統的紙質檔案存在保存困難容易丟失的弊端，所以我們要盡量使用電子版檔案取代紙質版檔案，并存儲在計算機數據庫中。電子檔案歸檔后，我們還應當對檔案庫進行分類，把檔案分為一般和機密兩個類型，并借助互聯網實現數據信息的共享，設定檔案的查閱權限，使得檔案的參照作用可以充分發揮出來。

4 總結

隨著互聯網的普及，網絡技術在檔案管理中開始得到普遍運用，因此把互聯網和檔案管理融合起來，是目前檔案管理工作的開展方向。借助互聯網技術，檔案管理人員可以擺脫重復簡單的勞動，這也對他們的專業能力提出了更高的要求。所以，在檔案信息化管理中，我們必須更新觀念，把檔案資源充分整合起來，挖掘其價值實現開發利用，并進一步加強內部控制工作，把信息化條件下的檔案管理安全性提升上去，同時實現檔案管理的現代化。檔案管理現代化是一項系統工程，工作人員不能有畏難情緒，必須樹立信心，把自己的綜合素質提升上去，為實現信息化條件下的檔案管理現代化做出自己應有的貢獻。

參考文獻

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