淺談企業(yè)檔案的保管和保護

摘 要：檔案保管、保護是檔案部門的一項經(jīng)常性的工作，它主要包括以下幾個方面內(nèi)容：一是維護檔案實體的秩序狀態(tài)，使檔案在存放和使用中始終有序;二是預(yù)防檔案可能發(fā)生的損毀，把各種不利于長久保存的因素消滅在萌芽狀態(tài)，最大限度地延長其壽命。三是對已經(jīng)損毀和老化的檔案進行修復(fù)，盡量減少由于損壞帶來的各種損失。具體而言，就是要創(chuàng)造一個適合企業(yè)檔案保管的環(huán)境和條件，建立、健全有關(guān)保管、保護工作的制度，有步驟地維護和修復(fù)已損壞的檔案材料，加強日常的檢查工作，不斷采用新的技術(shù)和方法，改善和加強企業(yè)檔案的保管與保護工作。

關(guān)鍵詞：檔案;保管;保護

做好企業(yè)檔案的保管和保護工作，通常情況下應(yīng)該做到：

1 樹立“預(yù)防為主”的觀念，防患于未然

檔案的損毀，大多都有一個漸變的過程，也就是通過逐漸增加損毀的因素，而達(dá)到檔案的質(zhì)變。比如，長期存放在陰暗潮濕庫房中的檔案材料，到一定時候會受潮發(fā)霉，變成“檔案磚”;長期在日光下曝曬的檔案材料，一定時間之后，字跡就會退色或消失。所以，做好檔案的保管和保護工作，首先要樹立預(yù)防為主的思想，隨時注意發(fā)現(xiàn)各種不利的因素，并在檔案發(fā)生質(zhì)變以前就采取果斷措施，抑制其進一步的惡化。同時，要制定各種切實可行的辦法，從檔案管理人員、利用者以及保管條件等不同的角度提出要求，使可能發(fā)生的損毀限制在最低限度。

2 了解企業(yè)檔案材料的損毀規(guī)律，做好經(jīng)常性的檢查工作

企業(yè)檔案的損毀，通常是由兩個方面的因素引起的，即人為因素和自然因素。人為因素的損毀，主要是指由于檔案管理人員或利用者的不慎或失誤造成檔案的丟失、磨損、撕毀或污染。克服人為因素所造成的損毀，主要在于提高檔案管理人員的責(zé)任感，把保管任務(wù)納入崗位責(zé)任制，從制度上確保檔案的安全。同時，還要向利用者做好宣傳工作，向他們提出具體要求，避免檔案材料的損壞，以延長檔案的壽命。

自然因素的損毀，主要來自內(nèi)因和外因兩個方面。內(nèi)因，是指檔案的制成材料發(fā)生變化對檔案壽命產(chǎn)生的影響。企業(yè)檔案中不同的紙張、字跡等，都會因其質(zhì)量的不同而影響保存壽命。比如，不同質(zhì)量的描圖紙，其保存壽命長短不同，用鋼筆和圓珠筆書寫的字跡，其保管壽命也大有區(qū)別。外因，主要是指環(huán)境和保管條件對企業(yè)檔案壽命造成的影響。如溫濕度的變化，有害氣體的侵襲，強烈日光等，都會對企業(yè)檔案的壽命造成直接影響。

分析企業(yè)檔案的損毀因素，目的是做到心中有數(shù)，把握延長企業(yè)檔案壽命的規(guī)律，有針對性地加強必要的措施、條件，堵塞各種漏洞，切實做好各項日常保管和保護工作。

3 積極采用新的技術(shù)和方法，提高保管保護水平

科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，使企業(yè)檔案保管與保護的技術(shù)和方法也日趨于新，企業(yè)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)關(guān)注這些新的技術(shù)成果，并逐步推廣應(yīng)用，解決企業(yè)檔案保護方面的技術(shù)性的問題。此外，還要借鑒其他行業(yè)的保管方法，積極采用縮微攝影、光盤存儲等信息轉(zhuǎn)移技術(shù)，最大限度地延長檔案的壽命。

4 落實檔案庫房管理制度與措施

檔案庫房管理是檔案保管工作的主要體現(xiàn)形式。因為檔案絕大部分時間是存放在庫房里的，檔案的實體秩序狀態(tài)也主要存在于庫房中。因此，檔案保管工作的主要內(nèi)容也大都在庫房中進行。檔案庫房管理是指在庫房中進行的一切保管、保護工作，其內(nèi)容涉及“維護秩序”和“保護實體”兩個基本方面。其基本工作內(nèi)容及其相應(yīng)的技術(shù)方法大體有以下幾個方面。

4.1 實施嚴(yán)格的進出庫制度

檔案庫房是保存檔案的重要場所，因此必須對進出庫房的人員及其進出的方式、時間、要求等進行必要的限制并做出專門的規(guī)定。一般情況下，檔案庫房只允許檔案工作人員進入，非檔案工作人員原則上不允許進入檔案庫房。如工作確實需要非檔案工作人員進入庫房時（如維修庫房及其設(shè)備等），則必須有檔案工作人員陪同并始終相伴。檔案工作人員進出庫房也必須有相應(yīng)的限制性規(guī)定。如在庫房內(nèi)不允許從事與庫房管理工作無關(guān)的其他活動，更不允許在庫房中吸煙、喝水、吃東西。庫房中無人時必須關(guān)燈、關(guān)窗、庫房門上鎖。

4.2 對檔案庫房溫濕度進行調(diào)節(jié)控制

庫房內(nèi)的溫濕度是直接影響檔案“自然壽命”的環(huán)境因素，較為適宜的庫房溫度應(yīng)在14℃-24℃之間;相對濕度應(yīng)在45%-60%之間。為了掌握庫房溫濕度情況，應(yīng)配置精確、可靠的溫濕度測量儀器，隨時測量并記錄庫房溫濕度的具體指標(biāo)狀況。控制和調(diào)節(jié)庫房溫濕度的方法主要有兩種類型：

第一類是對庫房進行嚴(yán)格封閉，隔絕庫房內(nèi)外溫濕度的相互交流，然后在庫房內(nèi)采用空調(diào)或恒溫技術(shù)設(shè)備，將庫房溫濕度人為調(diào)控在適宜的溫濕度指標(biāo)范圍之內(nèi)。但這種方法所需費用較高，目前并不是所有檔案機構(gòu)都有能力做到的。

第二類方法是在庫房難以做到完全封閉，也無力承擔(dān)配置空調(diào)等設(shè)備費用的情況下，分別采用一系列機械性或自然性的措施對庫房溫濕度進行人工調(diào)控。這種方法如果具體措施運用得當(dāng)，也可以在一定程度上使庫房溫濕度得到調(diào)整和控制。具體的措施大致有三種，可以同時或交叉使用：1）使用增溫、增濕或降溫、降濕等機械設(shè)備進行調(diào)控，使原有溫濕度有所改變。這種方法的運用也需配合以適當(dāng)?shù)姆忾]性措施方能奏效，如關(guān)緊門窗并在縫隙處加密封條。2）利用庫房內(nèi)外溫濕度的差別，采用打開門窗或排風(fēng)、換氣扇等方法進行自然通風(fēng)，用庫房外的自然溫濕度改變調(diào)節(jié)庫房內(nèi)的溫濕度。這種措施的作用在于使庫房內(nèi)的溫濕度與庫房外的自然溫濕度漸趨一致和均衡。因此，必須隨時把握調(diào)整通風(fēng)的時機、時間、長短、強度等。采用這種方法的局限性較大，需要注意：一般只能在庫房外溫濕度比庫房內(nèi)溫濕度更接近于適宜溫濕度指標(biāo)時方能進行。3）采用一些更為簡便的人工方法來對庫房溫濕度進行調(diào)整。如在庫房地面灑水，放置水盆、濕草墊，掛置濕紗布、麻繩等以適當(dāng)增濕;在庫房中或裝具內(nèi)放置木炭、生石灰、氯化鈣、硅膠等物品，以適當(dāng)降溫。這種方法的效果只能是局部的，并且很有限。

4.3 落實好“八防”措施

檔案保管工作中常說的“八防”，一般是指防火、防水、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵、防盜。這“八防”基本上囊括了對檔案實體可能造成的所有自然的和人為的因素，是庫房管理工作的重要內(nèi)容。

防火：要求檔案庫區(qū)消防通道暢通以有利于應(yīng)急搶運檔案;檔案裝具及照明燈具的選用、其他電器及其線路的安裝等方面要消除隱患;必須按消防規(guī)定在庫房內(nèi)外配備性能良好、數(shù)量足夠的消防器材，在條件允許的情況下應(yīng)安裝防火（煙霧）報警和自動滅火裝置。

防水：要求庫房所處地勢不能過低;庫房內(nèi)及附近不能有水源;庫房選址應(yīng)位于較有利的防洪地段;

防潮：與防霉密切相關(guān)，在庫房濕度過大時應(yīng)及時進行調(diào)整。

防蟲：要求檔案進庫前應(yīng)進行蟲霉跡象檢查或作消毒殺蟲處理;保持庫內(nèi)清潔衛(wèi)生;對庫藏檔案定期檢查并放置殺蟲驅(qū)蟲藥品。

防鼠：要求庫房門窗封閉性好;庫內(nèi)管道與墻壁相接處無孔洞;庫房周圍不得存放垃圾、食物;應(yīng)用滅鼠藥或滅鼠器防鼠殺鼠。

防光：要求庫房窗戶配置窗簾遮蔽日光中的紫外線照射;庫房照明如使用日光燈應(yīng)盡量縮短照明時間;檔案在保管期間除了提供利用和整理外，應(yīng)盡量放到檔案柜、箱、盒、袋內(nèi)避光保存。

防塵：要求庫房門窗及檔案裝具封閉性好并定期進行清掃擦拭，保持清潔。

防盜：要求庫房門窗堅固，進出庫房時隨時鎖門，并盡可能安裝防盜報警裝置。

參考文獻

[1]本鋼發(fā)辦字【2014】64號

作者簡介

趙曉溪（1966-），女，滿族，遼寧鳳城，經(jīng)濟師，研究生。