如何提升民辦高校行政管理工作效能

陳均婷

摘? ? 要： 民辦高校發(fā)揮基本職能離不開(kāi)行政管理部門(mén)提供的支撐與保障，因此提升行政管理工作效能具有重要的意義。但目前行政管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高、建設(shè)機(jī)制不完善等問(wèn)題制約著行政管理工作效能的提升，為此民辦高校應(yīng)從健全培訓(xùn)體系、完善激勵(lì)與考核機(jī)制、科學(xué)合理設(shè)置行政組織機(jī)構(gòu)等方面著手解決問(wèn)題。

關(guān)鍵詞： 民辦高校? ? 行政管理? ? 工作效能

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展與教育改革的不斷深化，新時(shí)期對(duì)高等院校提出了更高的要求。行政管理部門(mén)作為高等院校的重要組成部分，承擔(dān)著人事管理、學(xué)生管理、教學(xué)管理、財(cái)務(wù)管理等一系列綜合服務(wù)工作，為高等院校全面發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐與保障。提升行政管理工作效能有利于高等院校發(fā)揮人才培養(yǎng)、發(fā)展科學(xué)、服務(wù)社會(huì)、文化與創(chuàng)新等基本職能和正常運(yùn)轉(zhuǎn)[1]。就目前看，民辦高校因辦學(xué)歷史短、辦學(xué)資金來(lái)源單一、身份定位不清晰等原因，相比起公辦高校，一直處于弱勢(shì)地位。因此，研究如何提升民辦高校的行政管理工作效能，對(duì)于增強(qiáng)其核心競(jìng)爭(zhēng)力，具有現(xiàn)實(shí)意義。民辦高校的行政管理工作主要體現(xiàn)在中層干部的統(tǒng)籌、決策和基層行政管理人員的執(zhí)行、服務(wù)層面上，本文將從后一角度出發(fā)，從多方面入手分析民辦高校行政管理工作效能的制約因素，并提出有效的提升策略。

一、民辦高校行政管理工作效能的制約因素

（一）個(gè)人層面。

1.行政管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

一方面，因?yàn)橐恍┟褶k高校在招聘行政管理崗位時(shí)門(mén)檻較低，所以行政管理人員的學(xué)歷水平與專(zhuān)任教師相比存在較大的差距，而且專(zhuān)業(yè)學(xué)科背景各異，具有非管理、教育類(lèi)背景的人員占相當(dāng)大的比重，通常不具備專(zhuān)業(yè)的管理知識(shí)與能力[2]。另一方面，對(duì)于部分行政管理人員而言，他們?nèi)菀妆桓咝Ｏ鄬?duì)安逸和穩(wěn)定的環(huán)境迷惑，受惰性思想支配，欠缺競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)與學(xué)習(xí)精神，處于故步自封的狀態(tài)，導(dǎo)致管理方法和理念跟不上時(shí)代的步伐，辦業(yè)務(wù)全靠經(jīng)驗(yàn)和“吃老本”。

2.行政管理人員建設(shè)機(jī)制不完善

（1）培訓(xùn)體系不健全。一些民辦高校“重教學(xué)科研，輕管理”，各種進(jìn)修、培訓(xùn)學(xué)習(xí)、職業(yè)發(fā)展方面的政策支持明顯傾斜于教學(xué)科研人員，而行政管理人員往往處于被邊緣化的地帶。首先，因高校行政管理工作較為繁雜，具有重復(fù)性、單一性、機(jī)械性等特點(diǎn)，所以培訓(xùn)內(nèi)容多數(shù)集中在淺層次的技能培訓(xùn)，忽略深層次的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)[3]。其次，受職務(wù)、職稱(chēng)、資歷等因素限制，培訓(xùn)學(xué)習(xí)的受眾面有限，效果不盡如人意。大到參加境外進(jìn)修，小到組織校內(nèi)專(zhuān)題培訓(xùn)，往往要求參加人須具備中級(jí)以上職稱(chēng)、科級(jí)以上干部、入職本校滿幾年等條件，使有意增長(zhǎng)見(jiàn)識(shí)的行政管理人員望而卻步。再次，與教師崗位的彈性工作制不同，行政管理崗位實(shí)行的是坐班制，工作時(shí)間與培訓(xùn)時(shí)間的沖突需要多方協(xié)調(diào)。因缺乏培訓(xùn)的機(jī)會(huì)和學(xué)習(xí)的平臺(tái)，導(dǎo)致部分行政管理人員難以與前沿接軌，掌握先進(jìn)的管理知識(shí)與方法，專(zhuān)業(yè)水平明顯不足。

（2）激勵(lì)機(jī)制不足。激勵(lì)分為物質(zhì)激勵(lì)與精神激勵(lì)，物質(zhì)層面的激勵(lì)最直接地體現(xiàn)為個(gè)人的薪酬待遇。合理的薪酬待遇是對(duì)行政管理人員的認(rèn)可與肯定，可以提高他們的滿意度與幸福感，激發(fā)他們的工作熱情，促使他們?nèi)硇牡赝度胧聵I(yè)發(fā)展，有效提升行政管理工作效能。但現(xiàn)實(shí)是，民辦高校普遍存在行政管理人員的薪酬設(shè)計(jì)不合理、待遇偏低、社會(huì)福利得不到保障等問(wèn)題，無(wú)疑給行政管理人員帶來(lái)消極影響，進(jìn)而挫傷工作積極性。

（3）考核體系不完善。考核有著強(qiáng)大的助推作用，可以幫助行政管理人員對(duì)過(guò)往的工作進(jìn)行總結(jié)與反思，充分認(rèn)識(shí)工作上取得的成效與存在的短板，做到揚(yáng)長(zhǎng)避短，達(dá)到自我提升的目的。但目前，部分民辦高校考核體系存在不同程度的缺陷，挫傷行政管理人員的積極性，制約行政管理工作效能的提升。具體表現(xiàn)在以下幾方面：一是不同的行政管理崗位，工作量與工作難易程度存在一定的差異，卻用“同一把尺子”衡量他們的工作表現(xiàn)。二是考核標(biāo)準(zhǔn)欠缺可操作性，難以量化，流于形式。三是考核方式單一，以部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)考核為主，經(jīng)常出現(xiàn)一錘子拍板的現(xiàn)象。四是考核結(jié)果未得到有效運(yùn)用，發(fā)揮不出激勵(lì)與約束的雙重作用。五是評(píng)優(yōu)名額實(shí)行等額分配，難免有的部門(mén)“從矮個(gè)子中挑高個(gè)子”，有的部門(mén)“好中選優(yōu)”，有的部門(mén)通過(guò)“輪流坐莊”的方式選出最優(yōu)者，這些都難以真正衡量行政管理人員的工作價(jià)值。

（二）學(xué)校層面。

1.行政組織機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理

由于民辦高校行政組織機(jī)構(gòu)龐雜，架構(gòu)混亂，多頭管理，部門(mén)間職責(zé)重疊，導(dǎo)致在實(shí)際工作中，人人都以本部門(mén)利益為最大化，缺乏統(tǒng)籌協(xié)調(diào)意識(shí)，出現(xiàn)互相扯皮、推諉責(zé)任的現(xiàn)象。

2.行政管理制度建設(shè)不到位

主要體現(xiàn)在三方面：其一，制定制度時(shí)，欠缺長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃，內(nèi)容過(guò)于籠統(tǒng)、粗糙，隨意性大，穩(wěn)定性差，指導(dǎo)性低，重制定輕執(zhí)行，往往成為一紙空文;其二，制度出臺(tái)后，抱著一勞永逸的心態(tài)，在明知與現(xiàn)實(shí)相悖的情況下，未及時(shí)做出調(diào)整或宣布廢止;其三，長(zhǎng)期存在制度缺失、制度空白的問(wèn)題，致使處理起工作來(lái)無(wú)章可循、無(wú)據(jù)可依。

3.行政審批流程煩瑣

大量的日常事務(wù)需要層層請(qǐng)示與審批，諸如調(diào)課申請(qǐng)、費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)、公務(wù)車(chē)的使用、資產(chǎn)的處置、零星辦公物資的采購(gòu)等，周期十分漫長(zhǎng)，導(dǎo)致基層行政管理人員疲于應(yīng)付，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也在“文山會(huì)海”中產(chǎn)生巨大的時(shí)間成本。

4.行政辦公系統(tǒng)落后

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與計(jì)算機(jī)通信技術(shù)快速發(fā)展，云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等眾多理念被多次提起的新時(shí)代背景下，行政辦公系統(tǒng)成為高校行政管理工作的主要依托工具，發(fā)揮著提升工作效能、改進(jìn)工作質(zhì)量、減少工作差錯(cuò)的重要作用。現(xiàn)階段，高校的辦公信息化系統(tǒng)大致分為教務(wù)管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等，但縱觀民辦高校的系統(tǒng)建設(shè)情況卻不容樂(lè)觀：各系統(tǒng)獨(dú)立存在，系統(tǒng)間關(guān)聯(lián)性低，帶來(lái)調(diào)取數(shù)據(jù)、查詢(xún)信息的困難;相關(guān)系統(tǒng)未建設(shè)與投入使用，全依賴(lài)人工操作業(yè)務(wù)，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤;已有系統(tǒng)處于“年久失修”的狀態(tài)，存在一些漏洞與弊端，難以滿足日益增長(zhǎng)的工作需求，如多方面的數(shù)據(jù)仍需人工匹配、人工排查，耗費(fèi)大量的時(shí)間與精力。

二、民辦高校行政管理工作效能的提升策略

（一）健全培訓(xùn)體系，提升行政管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。

打造“走出去與引進(jìn)來(lái)相結(jié)合”的培訓(xùn)模式，為行政管理人員外出培訓(xùn)提供政策與資金上的支持，針對(duì)不同的崗位類(lèi)型，邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域的權(quán)威專(zhuān)家進(jìn)校授課與經(jīng)驗(yàn)分享。設(shè)立專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)落實(shí)行政管理人員的培訓(xùn)工作，包括制訂計(jì)劃、組織實(shí)施、跟蹤與評(píng)估等。擴(kuò)寬培訓(xùn)受眾面，減少條件限制。實(shí)施“老人帶新人”的導(dǎo)師制管理辦法，充分發(fā)揮老人的“幫、傳、帶”作用。加大中青年管理骨干的培養(yǎng)力度，努力完成行政管理隊(duì)伍的梯隊(duì)建設(shè)。實(shí)行輪崗交流制度，通過(guò)熟悉不同的崗位內(nèi)容與流程，拓寬工作思路，促進(jìn)交流互動(dòng)，避免因長(zhǎng)期處于同一工作崗位而帶來(lái)的職業(yè)倦怠與思維固化。

（二）完善激勵(lì)機(jī)制與考核體系。

1.完善激勵(lì)機(jī)制

建立與當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)的薪酬制度。一方面，參照當(dāng)?shù)厝肆Y源市場(chǎng)同級(jí)管理人才的薪酬水平，努力提高行政管理人員的薪酬待遇，定期調(diào)整薪酬結(jié)構(gòu)與標(biāo)準(zhǔn)[4]。另一方面，實(shí)行按績(jī)分配的原則，將行政管理人員的工作能力、業(yè)績(jī)水平納入薪酬層級(jí)劃分的考量因素，打破現(xiàn)有的“唯任職年限論、唯學(xué)歷職稱(chēng)論”，促使低層級(jí)的行政管理人員為了實(shí)現(xiàn)層級(jí)的跨越獲得高報(bào)酬而不斷提升工作效能，不斷提高貢獻(xiàn)產(chǎn)出。

2.完善考核體系

根據(jù)不同的崗位特點(diǎn)，制定的考核標(biāo)準(zhǔn)要有所側(cè)重，如黨政部門(mén)的考核應(yīng)以政策水平、工作作風(fēng)、工作實(shí)績(jī)?yōu)橹兀瑢?zhuān)業(yè)技術(shù)部門(mén)的考核應(yīng)以業(yè)務(wù)操作水平、工作質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度等為重。在具體操作過(guò)程中，以日常考核為主，定期考核為輔，將定性與定量考核相結(jié)合，采取部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)同事、服務(wù)對(duì)象全方位測(cè)評(píng)的方式，并將測(cè)評(píng)結(jié)果運(yùn)用到評(píng)優(yōu)方面，進(jìn)行全校性的綜合排名，選出真正的優(yōu)秀者。最后，根據(jù)獎(jiǎng)勤罰懶的原則，將考核結(jié)果與干部選拔、評(píng)優(yōu)評(píng)先、職稱(chēng)評(píng)審等多項(xiàng)工作掛鉤，激勵(lì)真抓實(shí)干的行政管理人員繼續(xù)施展本領(lǐng)，給“不求有功，但求無(wú)過(guò)”的人員敲響警鐘。

（三）科學(xué)合理設(shè)置行政組織機(jī)構(gòu)。

根據(jù)本校工作實(shí)際，科學(xué)合理地設(shè)置行政組織機(jī)構(gòu)，對(duì)不必要的部門(mén)進(jìn)行削減或合并，以加強(qiáng)整體管理。通過(guò)制定工作流程圖，落實(shí)工作責(zé)任清單，梳理工作任務(wù)書(shū)，進(jìn)一步明確劃分各行政管理部門(mén)的責(zé)任權(quán)利范圍，使部門(mén)內(nèi)分工明確，人人都能各司其職，部門(mén)間的關(guān)系得以理順，強(qiáng)化協(xié)同聯(lián)絡(luò)合作。

（四）建立健全行政管理制度。

本著“有制可依，有章可循”的原則，結(jié)合本校的發(fā)展需求，建立健全教務(wù)、學(xué)生、人事、后勤等各類(lèi)行政管理制度，并貫徹落細(xì)落實(shí)，做到規(guī)范化運(yùn)行。同時(shí)，隨著不同階段的工作變化，及時(shí)對(duì)不合理、不科學(xué)的部分進(jìn)行修訂和完善。

（五）重新構(gòu)建行政審批流。

圍繞“精簡(jiǎn)、效能”的中心，減少行政審批事項(xiàng)，簡(jiǎn)化行政審批流程，領(lǐng)導(dǎo)下放審批權(quán)限，創(chuàng)新行政審批模式，解決“出差難、報(bào)銷(xiāo)難、采購(gòu)難、調(diào)課難”等一系列煩瑣問(wèn)題和“一表跑多個(gè)部門(mén)”的現(xiàn)象。

（六）加強(qiáng)建設(shè)行政辦公系統(tǒng)。

加強(qiáng)建設(shè)行政辦公系統(tǒng)，促進(jìn)信息技術(shù)與行政管理工作的深度融合。深入國(guó)內(nèi)其他高校進(jìn)行調(diào)研學(xué)習(xí)，了解辦公系統(tǒng)的發(fā)展建設(shè)全過(guò)程，借鑒寶貴的經(jīng)驗(yàn)，為本校相關(guān)系統(tǒng)的研發(fā)與應(yīng)用提供指導(dǎo)意見(jiàn)。定期開(kāi)展需求分析工作，為已有系統(tǒng)的維護(hù)與更新和個(gè)性化業(yè)務(wù)定制提供依據(jù)。探索構(gòu)建公共數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)，打破信息孤島，實(shí)現(xiàn)各辦公系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交換與信息資源共享，從而將行政管理人員從大量的日常數(shù)據(jù)處理工作中解放出來(lái)。

三、結(jié)語(yǔ)

深入分析行政管理工作效能的制約因素，才能從多方面提出有效的解決措施，突破現(xiàn)有的工作瓶頸，推動(dòng)行政管理工作的階段性發(fā)展，進(jìn)而為民辦高校職能的發(fā)揮及正常運(yùn)轉(zhuǎn)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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