網絡環境下高校電子檔案管理的思考

靳京陽

摘 要：隨著高校擴招的進行，高等學校的職工和學生數量不斷增加，給高校檔案管理工作帶來了不小的考驗。為應對高校檔案數量飛速增長的現狀，高校應將檔案管理工作與現代信息技術相結合，促進傳統紙質檔案向電子檔案轉化，并思考如何在網絡環境下，實現高校電子檔案的有效管理。

關鍵詞：網絡環境;高校;電子檔案;思考

0 引言

從實體店到網絡購物，從線下學習到慕課、網課資源共享，從排隊掛號到網上預約，互聯網絡給各個行業帶來顛覆性變革的同時，也促進了它們從傳統低效模式到創新高效模式的轉變，這不禁讓高校管理者開始思考，如何將網絡技術應用到繁雜瑣碎的檔案管理之中。檔案是反映人類社會活動歷程的紀實性材料，其重要性不言而喻。高校應積極適應網絡環境，調整檔案管理方式，加強檔案電子化管理，促進檔案與網絡技術的創新融合。

1 檔案電子化的必要性

在高校中推行電子檔案，不是對互聯網時代的盲目追隨，而是有理可據的理性選擇。傳統檔案多以文書的形式存在，其管理就是對紙質材料進行收集整理和存放，以便師生在需要時進行查閱。然而，隨著高校師生人數的激增，檔案基數和檔案查閱需求同步擴增，使得高校檔案管理工作的強度迅速增大，檔案寄存所需的空間也在不斷擴大，這就加大了高校開展檔案管理工作的出錯率和運營成本。管理成本上升，管理質量卻在下降，由此可見，紙質檔案不可能是高校快速擴增的時代的主流檔案形式，結合網絡技術，推行電子檔案才是順應高校發展趨勢，保障檔案管理工作效率的有效方法。

電子檔案以互聯網為依托，將高校的檔案信息以電子數據的形式保存在檔案庫中，為高校工作人員進行檔案管理、高校師生進行檔案查閱以及高校教育教學提供了便利。就高校工作人員而言，電子檔案的出現簡化了檔案管理的步驟，同時，由于師生可以自行登錄檔案庫查閱電子檔案，高校檔案管理工作人員的工作量得以進一步減小;就高校師生而言，電子檔案的推行省去了去檔案室查閱資料的繁瑣步驟，使得他們可以足不出戶就獲取自己想要的信息;就高校教育教學而言，電子檔案能有效記錄優質公開課、創新示范課等優質教學資源，并實現全校資源共享，這有利于其他教師學習先進，依托現有資源進行改革創新，進而推動高校教育教學發展。

2 網絡環境下，加強高校電子檔案管理的措施

以電子檔案替代傳統紙質檔案已是大勢所趨，如何依托當前網絡環境，加強電子檔案管理仍是困擾部分高校管理者的問題。電子檔案的管理是一個仁者見仁智者見智的話題，本文提出以下幾條思路以供參考。

2.1 開發電子檔案管理系統，提高檔案管理效率

不同高校的電子檔案基數、側重點和經濟實力不同，因此電子檔案管理系統的子功能也會有些許不同，因此，高校在建立電子檔案管理系統時應充分考慮學校實際需要和自身財政水平，開發最具性價比的系統。一般來說，電子檔案管理系統有管理端和查詢端兩個入口，在進行管理端功能設計的時候，應結合學校檔案數量、種類等具體情況和檔案管理人員反饋的意見，在保證管理端功能齊全的前提下，盡量簡化檔案管理操作流程;在進行查詢端功能設計的時候，應充分考慮用戶查詢需求，實現用戶查詢內容全覆蓋，避免在檔案管理系統建成后，出現某些常見內容不能通過系統進行查詢，還是只能去檔案室查的情況。唯有在構建電子檔案管理系統時充分考慮管理者和查詢者的需求，才能從源頭上提高檔案管理的效率。

2.2 轉變檔案管理理念，從重實物管理變為重信息管理

傳統檔案管理模式中重視對檔案載體的管理，擁有一套健全的檔案載體管理制度，由于檔案材料眾多，查閱翻找不易，很多檔案信息一旦被歸檔便等同于束之高閣，造成信息資源閑置浪費。現代信息技術的出現，催生出電子檔案，邁出了檔案管理現代化、檔案信息數字化的第一步。加強電子檔案管理還需高校檔案管理工作人員轉變檔案管理理念，從重視檔案載體管理的舊思想中掙脫出來，重視對檔案信息的管理，以現代手段將檔案信息進行數字化讀取、分類保存和維護更新，便于讀者搜索、獲取、利用有效檔案信息，讓檔案信息最大程度的為人們所用。

2.3 提高工作人員業務素養，確保電子檔案信息安全

電子檔案中包含了詳細的個人信息，捍衛信息安全是加強高校電子檔案管理難點。防止檔案信息泄露，高校需要從以下三個方面入手：一是給電子檔案管理系統安裝防火墻，避免黑客通過入侵系統篡改、泄露、損毀檔案信息;二是組織檔案管理業務技能培訓，幫助工作人員樹立保密、安全意識，熟悉檔案管理操作，避免在電子檔案管理過程中埋下信息安全隱患;三是及時做好電子檔案信息備份工作，以免發生意外造成電子檔案信息永久損毀。高校在進行電子檔案管理時應不打折扣的開展以上三項工作，盡最大努力確保電子檔案信息安全。

3 結語

高校檔案電子化是基于網絡環境下的一次創新性變革，也是順應時代發展趨勢的勇敢嘗試。加強電子檔案管理，還需高校從構建電子檔案管理系統、轉變檔案管理理念和提高工作人員業務素養三方面著手，提高檔案管理效率，維護檔案信息安全。

參考文獻

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