人事檔案在機關事業單位人力資源管理中的作用與運用探究

摘要：機關事業單位在考察職工時需要重點參考人事檔案，對職工作出綜合評價。本文闡述人事檔案在單位人資管理中的作用，提出豐富人事檔案內容，加大力度審查人事檔案真實性，人事檔案管理信息化等方式，希望人事檔案能夠在單位人資管理中得到良好運用。

關鍵詞：人事檔案;機關事業單位;人力資源管理

引言：

人事檔案是我國人事管理制度的重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系等緊密掛鉤，具有法律效力，是人生發展軌跡的見證。在機關事業單位個人職級評定、養老保險辦理等需要相關證明時，人事檔案必不可少。

1.人事檔案在機關事業單位人力資源管理中的作用

1.1人事檔案為人資管理提供真實信息

人事檔案記錄一個人的主要經歷、對不同時期的政治面貌、思想道德、生活作風等進行詳細記錄，能夠起到憑證、依據和重要的參考作用。人事檔案記錄的真實信息能夠幫助單位更加全面地了解職工，從而綜合評判員工水平，分配到合適的工作崗位，視具體情況制定較為科學的培養方案，務求人盡其才，使每名職工都能發揮出自身價值，為國家和人民做出應有的貢獻。

1.2人事檔案為人資管理提供重要依據，保證招聘質量

我國人事檔案管理非常嚴格，從上小學接受義務教育開始，人事檔案會伴隨人的一生，其中記載著求學的各個時期，包含個人學習成績、成長各階段的綜合評價、榮譽情況、處分情況等，在升學、組織關系轉換時，由人力資源部門負責調取、接收，個人無權查看、遑論更改。因此人事檔案的真實性非常可靠，用人單位錄取職工后，通過人事檔案了解職工過往的一切，從能力、性格、思想等方方面面作出綜合評價，對職工未來發展走勢進行預判，從而更好地管理。不僅如此，人事檔案作為重要依據能夠甄別出某些不法行為。近年來引發社會關注的“冒名上大學”等事件，在當今人事檔案管理愈發嚴格的情況下發生概率極低，因此在機關單位人力資源管理中，充分結合人事檔案，能夠有效避免出現冒名頂替、徇私舞弊等事件，從而提高政府部門、機關單位在人民群眾心中的形象。

2.人事檔案在機關事業單位人資管理中良好運用的方式

2.1豐富人事檔案內容

人事檔案作為人力資源管理的重要佐證，除了傳統的學歷、履歷、工資級別，獎懲情況等，還應該加入其它符合時代發展要求的內容。比如心理健康情況、專業技能掌握水平、性格特征、情緒控制能力等。針對職工興趣愛好等進行統計，能夠在單位內部開展多樣化活動，幫助職工釋放壓力，增加團結性，使機關事業單位更好地為社會服務。

2.2加大力度審查人事檔案真實性

機關事業單位作為社會組成重要部門，責任重大，因此必須加大力度審查人事檔案真實性，切實保證機關事業單位革命隊伍純潔性，嚴防不法分子通過各種渠道混入，出現讓人民群眾失望的事，降低公職人員在百姓心中的形象。目前社會上存在辦假證的不法機構，這些機構掌握先進的修圖制圖工藝，做出的檔案能夠達到以假亂真的程度，因此人力資源部必須仔細審查，結合檔案所載內容對職工進行全面對照檢查，嚴格考察專業技術能力、真實外語水平以及學歷、學位證書等硬性規定內容。發現弄虛作假的舞弊人員，給予嚴厲懲處，警告、退檔處理，必要時予以辭退并訴諸公檢法機構進行審查，全面保障社會公平性，使通過正規渠道考試、付出艱辛努力獲得成就的職工堅定信念，相信黨和國家的領導，在工作崗位上切實做出成績，對得起人民的期待。

2.3提高人事檔案管理人員綜合素養

人事檔案管理工作看似輕松，實則干系重大。人力資源作為機關事業單位無可替代的重要資源，不僅關系著單位的生死存亡，還與社會是否能夠穩定運行息息相關。因此提高人事檔案管理人員綜合素養，深化責任意識，確保人事檔案不出現任何差錯。單位領導需要對管理人員闡述如下觀點：第一，人事檔案是職工最重要的證據，具有法律效力，當員工出現困難或人身意外時，人事檔案能夠起到相應作用，幫助員工獲得應得的保險、社會補助等生活所需。第二，為了保障機關單位純潔性，防止不當競爭等行為，人事檔案未經授權任何人不得接觸，使職工個人的過往信息得到有效保護。除了在思想上提高管理人員覺悟外，單位領導還應該從福利待遇等方面向管理人員釋放積極信號。社會工作分工不同，沒有高低貴賤之分，機關事業單位內部崗位組成都有其無法替代的作用，增強人事檔案管理人員責任心，充分保證檔案信息安全的同時按照規定參與職級評定、崗位提升，使管理人員充滿信心、認真工作。

2.4人事檔案管理信息化

人事檔案在人們印象中，是一份棕色的檔案袋，裝滿一份份文件材料。在長期儲存過程中，受紙張質量、筆墨揮發等因素的影響，會發生字跡逐漸模糊不清、導致信息丟失等情況，如果發生在某些重大事項上，會給當事人帶來極大的麻煩，在戰爭時期，我黨很多地下黨員的檔案丟失或記錄不詳，在回歸組織的過程中歷盡千難萬險。現代社會，必須應用信息化技術，使悲劇不再重演。通過計算機設備與互聯網技術，將紙質檔案所載內容通過掃描等方式直接錄入計算機系統，避免人工錄入出現偏差。檔案保管過程中需要注意定期備份，避免計算機出現故障導致文件丟失。還需特別注意權限設置，采用層級加密技術保存人事檔案，未經授權任何人禁止登陸管理平臺。在單位網絡設置防火墻等防護措施，阻止黑客或不法分子盜取人事檔案，切實保障信息安全。除此之外，通過信息化管理進行信息篩選，能夠快速選拔能力出眾的人才，補充進干部隊伍中，使機關事業單位穩步發展。

結語：

人事檔案在機關事業單位人力資源管理中具有不可替代的作用，機關事業單位應該引入信息化技術，加強人事檔案管理力度，豐富檔案內容，掌握職工更多真實信息，提高管理人員綜合素養，對職工做出全面客觀的評價，選拔出堪當大任的人才。

參考文獻：

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[2]劉艷輝.機關事業單位人事檔案信息化管理問題及策略研究[J].佳木斯職業學院學報，2019 （08）：299-300.

作者簡介：馬健（1982.06--）男，籍貫：山東省泗水縣，學歷：本科，畢業于山東省委黨校，職稱：助理館員，研究方向：機關事業人事檔案管理。