機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題與改進建議分析

張東亮

摘要：機關(guān)事業(yè)單位的管理工作內(nèi)容多樣，難度較大，要求在現(xiàn)有基礎(chǔ)上持續(xù)嘗試改進工作制度，應(yīng)對各類不足。本文以機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題作為切入點，予以簡述，再以此為基礎(chǔ)，重點論述可行的改進建議，包括采用現(xiàn)代信息管理方法、加強管理制度建設(shè)、優(yōu)化管理隊伍等，服務(wù)后續(xù)檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位;人事檔案管理;管理方式;管理制度

前言：

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動，在各級機關(guān)事業(yè)單位，人事檔案管理均作為基礎(chǔ)性工作得到重視。目前來看，部分組織在管理活動中存在不足，影響組織人事活動，包括管理方式和制度等方面，從促進組織長期發(fā)展的角度上看，有必要針對問題情況尋求改進。

一、機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

（一）管理方式落后

管理方式落后的問題，在機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理中較為多見，是指相關(guān)單位依然采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方案，沒有引入現(xiàn)代計算機技術(shù)進行管理，或在管理過程中簡單進行技術(shù)改造，對信息技術(shù)的利用效果有限。如單位內(nèi)工作人員較多，采用紙質(zhì)管理方法，調(diào)取、查看檔案時難度較大。單一進行計算機技術(shù)的簡單應(yīng)用，則存在抗風(fēng)險能力差、容災(zāi)、容錯能力不足的問題。

（二）管理制度不完善

管理制度不完善，是指機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理片面強調(diào)以“組織”、“部門”為執(zhí)行主體，權(quán)責(zé)分配不清的情況，也指管理環(huán)境、氛圍不佳，導(dǎo)致管理活動執(zhí)行不到位、出現(xiàn)檔案丟失、存放不當(dāng)和損壞等問題。由于機關(guān)事業(yè)單位人事流動性不高，很多應(yīng)予以重視的檔案管理活動沒有得到關(guān)注，部分人員長期從事檔案管理活動，形成思維定位，缺乏進行人事檔案管理模式優(yōu)化、制度創(chuàng)新的意識和責(zé)任感，影響工作質(zhì)量[1]。

（三）管理隊伍薄弱

管理隊伍薄弱的問題具有差異性，不同單位的管理態(tài)勢各有不同，其管理隊伍的問題也存在區(qū)別。如中小型機關(guān)事業(yè)單位（鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級），其人事檔案類別和總量較少，管理隊伍缺乏擴大的必要，薄弱點在于新技術(shù)推廣難度大;大中型機關(guān)事業(yè)單位存在較多的人事檔案，且具有一定的流動性，要求構(gòu)建更具現(xiàn)代化特點的管理制度和模式，存在人員能力與工作要求不匹配的問題，為管理隊伍的主要薄弱環(huán)節(jié)[2]。

二、相關(guān)問題的改進建議

（一）采用現(xiàn)代信息管理方法

為應(yīng)對管理方式落后的問題，建議各級機關(guān)事業(yè)單位在人事檔案管理中，采用信息化手段，完全或逐步取代此前多見的傳統(tǒng)管理模式。以信息存儲為例，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，應(yīng)強調(diào)以計算機和數(shù)字化形式呈現(xiàn)檔案，方便調(diào)取和查看，數(shù)字化形勢下，完成信息錄入和保存后，還應(yīng)考慮容錯和容災(zāi)能力。建議相關(guān)單位采用三向保存并行的模式，第一向為傳統(tǒng)模式，即以紙質(zhì)資源完成信息的收集和保存。第二向為信息向，采用計算機進行人事檔案的錄入和保存。第三向為移動向，在常規(guī)生成數(shù)字化資源后，借助可移動的便攜式終端，進行資源的存儲，非必要情況下，三向保存的資源均獨立存放，單位出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)波動時，移動向和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案可進行容災(zāi);網(wǎng)絡(luò)異常、信息丟失的情況，獨立存放的資源也可復(fù)用，彌補數(shù)字化資源丟失的問題，借此提升單位人事檔案管理的效率和安全新。在條件允許的情況下，各機關(guān)事業(yè)單位可以3-4年為周期，進行計算機和硬件設(shè)備的更新，滿足信息存儲和人事檔案安全管理要求。

（二）加強管理制度建設(shè)

管理制度的優(yōu)化，主要強調(diào)通過自上而下的穩(wěn)定框架、自下而上的工作反饋兩種方式，逐步形成穩(wěn)定、有效的工作制度。具體而言，各機關(guān)事業(yè)單位可加強對當(dāng)前管理制度的分析，了解問題所在，匯總后給予集中處理，如分析表明當(dāng)前單位內(nèi)的人事檔案管理不夠精細化，出現(xiàn)信息化檔案和紙質(zhì)檔案不匹配、檔案丟失或不全等問題，可在工作中構(gòu)建內(nèi)部控制制度，建立兩層控制機制，第一層為執(zhí)行層，由人事部門管理人員進行日常工作，收集檔案、予以保存、錄入和數(shù)字化加工等等。第二層為內(nèi)控工作負責(zé)人，不進行人事檔案的直接管理，以執(zhí)行層人員為管理對象，了解其管理工作的執(zhí)行情況，糾正問題，要求改進。自下而上的工作反饋，以執(zhí)行層人員為主體，在實際工作中，執(zhí)行層人員可根據(jù)工作情況反饋問題，如“計算機反應(yīng)速度過慢、系統(tǒng)崩潰導(dǎo)致資料丟失”、“檔案室過小出現(xiàn)存放混亂”等，由內(nèi)控人員進行核實，核準(zhǔn)無誤后，可根據(jù)執(zhí)行層人員意見和訴求，適當(dāng)進行計算機等硬件設(shè)備的更新，擴大紙質(zhì)檔案保存室等，作為人事檔案管理的支持。有效的管理制度，是機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的基礎(chǔ)。

（三）優(yōu)化管理隊伍

管理隊伍的優(yōu)化，要求考慮范圍化適用性和單位內(nèi)的針對性。范圍化適用性是指所選的管理措施能夠與人事檔案管理工作實現(xiàn)高度契合，具有普遍推廣和應(yīng)用價值，單位內(nèi)針對性是指人才隊伍建設(shè)能夠應(yīng)對當(dāng)前單位人事檔案管理的直接弊端，提升管理效果。如某單位規(guī)模較大，人事檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜、壓力較為明顯，為應(yīng)對該問題，從范圍化適用性的角度出發(fā)，要求增加人事檔案管理人員的數(shù)目，適當(dāng)實現(xiàn)壓力的逐層分擔(dān)。在此基礎(chǔ)上，以針對性解決當(dāng)前人事檔案管理問題為目標(biāo)，應(yīng)考慮提升管理工作效率。大規(guī)模建設(shè)覆蓋單位各部門的物聯(lián)網(wǎng)作業(yè)系統(tǒng)，培育具有信息化工作能力的人員，或進行外聘。所有人事檔案，均要求生成電子版和紙質(zhì)版，紙質(zhì)版常規(guī)進行保存和管理，電子版通過物聯(lián)網(wǎng)進行傳遞，快速完成信息交互和存儲，同時利用現(xiàn)代化管理技術(shù)，實現(xiàn)移動保存。以優(yōu)化的管理隊伍，分別應(yīng)對當(dāng)前單位人事檔案管理的一般問題和特殊問題。

總結(jié)：

綜上，機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題較為多樣，通過對應(yīng)的改進建議能夠予以應(yīng)對。目前來看，機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理存在方式落后、制度不完善、隊伍薄弱等情況，為求予以應(yīng)對，可在具體工作中采用現(xiàn)代信息管理方法，同時加強管理制度建設(shè)、優(yōu)化管理隊伍，應(yīng)對問題的同時實現(xiàn)管理長期完善。

參考文獻：

[1]劉艷輝.機關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理問題及策略研究[J].佳木斯職業(yè)學(xué)院學(xué)報，2019 （08）：299-300.

[2]周遠波.機關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理問題及策略研究[J].城市建設(shè)理論研究（電子版），2019 （10）：190-191.