“互聯網+”視閾下事業單位檔案管理工作研究

摘 要：在互聯網時代下，事業單位檔案管理工作開始向無紙化方向發展。為了積累更多的實踐經驗，順應時代的發展規律，檔案管理工作在“互聯網+”的道路上也要進行相應的創新。

關鍵詞：互聯網+;信息化;事業單位;檔案管理

引言

“互聯網+”逐漸開始應用到社會的各個領域，并且取得了非常顯著的應用效果。尤其是在事業單位檔案管理中，這本身就是一項復雜且系統的工作，隨著信息化進程的不斷加快，如何對單位中電子文件進行高效的管理，成為檔案管理人員需要著重考慮的主要問題。因此，相關人員應該充分利用信息化的技術手段，加強事業單位檔案管理的數字化建設，做好相應的安全防范工作，進而推動檔案管理工作的順利進行。

一、“互聯網+”背景下事業單位檔案管理存在的主要問題

（一）相關部門不重視，“互聯網+意識不高

受限于信息滲透程度較低的影響，對于檔案的管理工作難以及時更新，導致事業單位在進行檔案管理工作時不能及時將信息整合，信息不能及時錄入，部分信息缺失及記錄不完善。相關部門對檔案管理的不重視，投入的人力、物力不能夠滿足信息化所需要的基本條件，檔案管理人員相關領導監督力度不夠，不能形成嚴謹科學的考查制度，不能保障檔案管理工作高質量、高效率的進行。

（二）管理人員應用互聯網技術水平較低，安全意識差

從事事業單位檔案管理工作的人員專業素質普遍偏低，只能做一些基礎的統計記錄工作，對數據進行精密處理時往往難以應付。在我國當前的從業人員中，檔案管理工作人員往往是一人身兼多職，無法保障檔案管理工作的質量與水平。隨著科學技術的不斷發展，從業人員因專業素質較低的原因，保持處理問題一貫性的方式方法，工作效率明顯下降，不能夠及時的完成新的工作任務，導致國家機關處理事情進展緩慢，同時也帶來了很大的安全管理問題

（三）各類檔案分散現象常見檔案管理工作難以統一進行

受限于檔案分類的影響，事業單位的檔案管理工作難以在大數據背景下統一管理。由于各地方的信息化水平不同，對于檔案數據的管理工作進程也不盡相同。相對于事業單位而言，不同地方的檔案管理進展不同，在實際的跨地區應用時難以對數據進行更好的處理，導致各種問題的發生，從而阻礙檔案管理工作的統一進行。

二、“互聯網+”時代下事業單位檔案管理創新

（一）運用信息技術推動事業單位檔案管理的數字化建設

在信息化時代，要想對檔案管理工作有所創新，就應該充分利用信息化技術，提高信息系統的管理水平，確保檔案系統中各個環節都能夠達到相應的標準，進而發揮出它應有的作用。事業單位的管理者要高度注重“互聯網”+”模式的應用，加強計算機和網絡技術的應用與管理工作，積極學習與借鑒國外一些優秀的管理經驗，這樣就可以加強檔案管理的數字化，增強信息的保密工作。例如，某事業單位充分利用“互聯網”+”的優勢，完善電子檔案庫的建設工作，首先是邀請市檔案局的專業人員在現場進行專業化的指導，研究出一個正確的整檔方案。按照檔案信息化工作的保密規定，從這些單位中篩選出一個最優企業。通過簽訂檔案加工服務合同，購買檔案掃描和數據掛接等專業技術，對紙質的檔案進行數字化處理。通過這樣的方式，不僅優化了檔案整理的效率，還創新了管理的方式。自2018年1月開始，還設置了記錄表，在事業單位網上登記管理過程中將全部資料形成一個專業化的電子檔案，將歷史和即時檔案連接在一起，為“互聯網”+”的形成奠定了一個堅實的基礎。此外，還創新了監管和服務等方面的內容，通過線上+線下的一體化方式，依托事業單位網上登記管理系統，提供一個“一站式”的服務系統。

（二）加強信息安全泄露等問題的監測管理

在“互聯網+”時代下，做好檔案的安全防范工作是非常重要的，事業單位應該將檔案的保密工作看作是一項非常重要的工作。尤其是在檔案存放的時候，要對門窗進行加固，并且派專人看管，禁止無關的人員進入。還要加強檔案管理人員的保密意識，充分意識到檔案管理工作的重要性，讓大家認識到如果泄露了檔案，會帶來非常嚴重的后果。所以，應該做好相應的安全防范工作，確保檔案管理工作的順利進行。為了確保檔案管理工作的安全性，事業單位還可以根據自身的發展情況，制定出一系列詳細的管理制度，加強對信息資料的審查，禁止在計算機上瀏覽一些不正常的網頁。

在“互聯網+”時代下，要加強對事業單位檔案網絡的安全防范工作，可以從以下幾個方面著手。首先是訪問控制，這是網絡安全方案和保護的主要措施，它的核心任務就是保證網絡資源不會被非法使用和訪問。它能限制非法用戶登錄到服務器并且獲取網絡資源，以及控制特許用戶入網的時間等。其次則是防火墻技術，這是一種控制防范技術，在某個機構網絡和其他系統網絡之間設置障礙。這道障礙可以控制進和出兩個方向的通信，所以事業單位的檔案管理工作就可以根據實際的安全策略，通過防火墻制定一些符合實際情況的網絡安全規定，對于那些不符合要求的信息要剔除掉。最后是病毒防護措施，病毒作為一款軟件程序，主要是干擾計算機操作和記錄，對信息化的檔案管理也會造成一定的影響。因此，可以在服務器和互聯網管理中安裝防毒軟件，制定一套比較完善的防毒策略。

（三）構建一個完善的信息數據庫，提高資源利用效率

構建一個完善的信息數據庫，提高信息資源的利用效率事業單位的檔案管理部門應該加強對“互聯網”+”的了解，真正地將互聯網與檔案管理融合在一起，構建一個更為完善的檔案信息管理平臺。不斷加強軟硬件建設、整合各類信息資源，進而構建一個比較完善的組織架構。在事業單位檔案管理的創新中，可以建設數據庫，并隨著時代的發展與變化也需要對數據庫進行相應地更新，盡量在檔案管理中實現信息化。同時，也要秉承因地制宜的基本原則，將一些紙質的資料錄入到計算機中，管理人員也要對其進行合理化的分類。然后設置相應的服務窗口，方便相關人員查閱。例如，在醫院等事業單位中，就通過“互聯網”+”醫療健康”的方式，依托電子政務外網，促進國家全民健康信息平臺同政務信息資源的相互結合。構建全新的資源庫，同時也完善了電子健康檔案、病理數據庫等，讓區域和行業之間的數據可以實現互通。通過這樣的方式，不僅提高了醫院數據庫的有效性，也解決了檔案數據信息挖掘中存在的一些問題，進一步實現了數據信息的儲存工作。總之，“互聯網”+”背景下，事業單位檔案管理創新工作實際上是社會發展的必然趨勢，從整體的角度來看，互聯網不僅會給檔案管理工作注入更多全新的機會，同時也會給這項工作提供一些新的思路。基于現階段檔案管理中存在的一些問題，相關人員應該充分利用互聯網的優勢，從多角度出發改進檔案管理的工作，完善檔案管理網絡，提高資源的共享率，為事業單位發展提供保障。

參考文獻

[1]夏靜.事業單位檔案數字化建設的路徑選擇分析[J].才智，2019（22）：223.

作者簡介：

王建華，1963年生，女，漢族，籍貫：遼寧省沈陽，本科學歷，從事檔案工作。