“后疫情時(shí)代”高校財(cái)務(wù)報(bào)銷模式前瞻性研究

■李姿曼

（浙江大學(xué)計(jì)劃財(cái)務(wù)處）

1 引 言

2020年初，因疫情防控需要，“無接觸式”服務(wù)在全國范圍內(nèi)流行起來。而傳統(tǒng)的高校財(cái)務(wù)報(bào)銷模式卻因客觀條件限制，難以完全實(shí)現(xiàn)不見面、不接觸。與此同時(shí)，全國積極倡導(dǎo)“最多跑一次”進(jìn)校園，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)銷模式正受到多重沖擊。隨著“后疫情時(shí)代”的到來，我們需要反思如何在現(xiàn)行基礎(chǔ)上改革完善，構(gòu)建更科學(xué)、更高效、更人性化的財(cái)務(wù)報(bào)銷新模式。

2 傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)銷模式的局限性

傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)銷模式依托紙質(zhì)發(fā)票（電子發(fā)票一般也需要打印后報(bào)銷），隨附費(fèi)用清單、合同、付款記錄、發(fā)票查驗(yàn)結(jié)果等材料，經(jīng)主管單位審批后，遞交至財(cái)務(wù)部門報(bào)銷。其局限性如下：

2.1 紙質(zhì)媒介本身具有明顯缺陷

一是紙質(zhì)發(fā)票和附件材料獲取途徑相對(duì)單一，一旦遺失，難以追回或替代。如火車票、傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票等。二是以紙質(zhì)材料為基礎(chǔ)的傳遞方式不夠便捷，必須依托本人、代理人或快遞送達(dá)，與“最多跑一次”精神相悖。在報(bào)銷材料不齊全時(shí)，矛盾尤其突出。

2.2 現(xiàn)行審批方式影響報(bào)銷周期

一般情況下，報(bào)銷材料整理后，需經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字、所在單位（學(xué)院或部門）加蓋公章；特殊項(xiàng)目還需校級(jí)科研部門審核簽章。當(dāng)前很多高校存在多校區(qū)辦學(xué)的情形，層層審批有時(shí)需要兩至三個(gè)工作日方能完成，拉長了報(bào)銷周期，拖延報(bào)銷時(shí)效，對(duì)科研工作造成了一定影響。

2.3 部門聯(lián)動(dòng)、數(shù)據(jù)共享環(huán)節(jié)薄弱

高校財(cái)務(wù)、科研、人事、學(xué)生管理等大多“各自為戰(zhàn)”，缺乏系統(tǒng)性整合。涉及跨部門辦理的事項(xiàng)，往往需要耗費(fèi)更多人力、精力，溝通成本較高；各類系統(tǒng)彼此孤立，數(shù)據(jù)難以直接調(diào)用，形成信息孤島，極大影響了工作效能。

2.4 業(yè)務(wù)同質(zhì)化嚴(yán)重，人工依賴性強(qiáng)

材料費(fèi)和差旅費(fèi)報(bào)銷往往占據(jù)一半以上的報(bào)銷工作量，但業(yè)務(wù)內(nèi)容和報(bào)銷流程大同小異，同質(zhì)化現(xiàn)象明顯，財(cái)務(wù)工作重復(fù)性強(qiáng)，逐單處理的方式效率較低。此外，高校各類經(jīng)費(fèi)資助額度與日俱增，報(bào)銷業(yè)務(wù)量有增無減，如遇項(xiàng)目驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)，只能通過加派人手或加班方式解決，加劇了人員壓力。

2.5 對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理要求高

按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，會(huì)計(jì)憑證等需要保管三十年，準(zhǔn)備足夠的檔案存儲(chǔ)空間成為高校需要解決的重要問題；受時(shí)間、天氣影響，會(huì)計(jì)檔案老化、發(fā)潮、損毀風(fēng)險(xiǎn)變高；因?qū)徲?jì)驗(yàn)收等原因查詢檔案時(shí)，需要專程至檔案室找出憑證、拍照留證，程序復(fù)雜。

3 “后疫情時(shí)代”財(cái)務(wù)報(bào)銷模式的構(gòu)建

為提高財(cái)務(wù)報(bào)銷效率，實(shí)現(xiàn)“無接觸式”服務(wù)，達(dá)到“最多跑一次”的目的，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)銷模式亟需突破束縛，從材料、流程、管理方式等多方面轉(zhuǎn)型升級(jí)。

3.1 高校財(cái)務(wù)報(bào)銷新模式的構(gòu)建

新模式應(yīng)本著智能化、高效化的原則，既考慮到財(cái)務(wù)部門的業(yè)務(wù)流程，又兼顧到師生用戶端的實(shí)際情況，從報(bào)銷預(yù)約到支付反饋，全過程網(wǎng)上辦、掌上辦。重構(gòu)的財(cái)務(wù)報(bào)銷模式如圖1所示。

圖1 高校財(cái)務(wù)報(bào)銷新模式

3.1.1 預(yù)約審批環(huán)節(jié)

分散業(yè)務(wù)通過調(diào)用電子發(fā)票，財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)中自動(dòng)填入相應(yīng)金額，生成預(yù)約報(bào)銷單序號(hào)。該階段，師生可以上傳輔助材料（如會(huì)議費(fèi)報(bào)銷中的會(huì)議通知、參會(huì)人員名單等）作為電子附件。相關(guān)材料準(zhǔn)備齊全后，報(bào)銷單推送至項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審簽；必要時(shí)，根據(jù)業(yè)務(wù)類型推送至相關(guān)部門二次審核。審批環(huán)節(jié)結(jié)束后，報(bào)銷單流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門。

批量業(yè)務(wù)事先通過項(xiàng)目負(fù)責(zé)人線上同意后再提交訂單，平臺(tái)供應(yīng)商完成貨物或服務(wù)，事后由平臺(tái)統(tǒng)一生成批量結(jié)算單，經(jīng)學(xué)校歸口管理部門統(tǒng)一簽字、蓋章后，與發(fā)票一并推送至財(cái)務(wù)部門。

3.1.2 財(cái)務(wù)報(bào)銷環(huán)節(jié)

對(duì)于分散業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)人員接收預(yù)約報(bào)銷單后，根據(jù)師生上傳的材料，在線審核業(yè)務(wù)相關(guān)性、合理性、材料完整性等，檢查修改入賬科目，核對(duì)支付信息等，完成入賬與付款。

對(duì)于通過集中采購平臺(tái)推送的業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)人員根據(jù)平臺(tái)生成的結(jié)算單批量結(jié)算，核對(duì)入賬經(jīng)費(fèi)、發(fā)票總額、支付信息后，直接對(duì)公付款。

3.1.3 結(jié)果反饋環(huán)節(jié)

由于全程采用電子流轉(zhuǎn)方式，預(yù)約單物流、項(xiàng)目明細(xì)賬、會(huì)計(jì)憑證、對(duì)公支付結(jié)果等均以電子化形式實(shí)時(shí)反饋。

新模式與傳統(tǒng)模式的對(duì)比如表1所示。

表1 高校財(cái)務(wù)報(bào)銷模式對(duì)比

3.2 高校財(cái)務(wù)報(bào)銷新模式的特點(diǎn)

我們預(yù)期的高校財(cái)務(wù)報(bào)銷新模式充分利用了信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，突出表現(xiàn)在以下三方面。

3.2.1 報(bào)銷材料無紙化

在5G技術(shù)日趨成熟的大數(shù)據(jù)時(shí)代，推動(dòng)報(bào)銷材料無紙化、電子化勢(shì)在必行。脫離了傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介，報(bào)銷單投遞可以不受工作時(shí)間、特定地點(diǎn)限制；電子化存檔方式也可使檔案查詢更便利，有效防止會(huì)計(jì)憑證損毀、丟失，也可減輕檔案管理人員的工作壓力。

3.2.2 審批流轉(zhuǎn)線上化

在不減少審批環(huán)節(jié)的情況下，可以將審批方式由線下改為線上，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在線簽字、所在單位線上審核后加蓋電子章；需經(jīng)主管單位復(fù)審的，線上流轉(zhuǎn)至相關(guān)人員即可。如此，既可以節(jié)省找人簽字蓋章的時(shí)間，又能保證各個(gè)環(huán)節(jié)留痕處理，強(qiáng)化相關(guān)人員責(zé)任。

3.2.3 業(yè)務(wù)辦理批量化

將財(cái)務(wù)人員從機(jī)械重復(fù)的勞動(dòng)中釋放出來，以“電腦”替代“人腦”，是財(cái)務(wù)工作的大勢(shì)所趨。對(duì)于金額小、數(shù)量多的材料費(fèi)和差旅費(fèi)，可以搭建全校統(tǒng)一的材料采購平臺(tái)和差旅平臺(tái)，由師生在前端發(fā)起需求申請(qǐng)，供方根據(jù)訂單提供產(chǎn)品或服務(wù)，并在后臺(tái)生成結(jié)算單，定期與財(cái)務(wù)部門批量結(jié)算。這種分散采購、集中結(jié)算的模式無疑大大提高了工作效率，同時(shí)解決財(cái)務(wù)人員缺口問題。

4 打造“后疫情時(shí)代”財(cái)務(wù)報(bào)銷模式的舉措建議

為全力打造“新型”財(cái)務(wù)報(bào)銷模式，需要政府、高校、社會(huì)等多方面通力協(xié)作。具體來說，不妨從以下四方面逐步推進(jìn)。

首先，全面推行電子票據(jù)，解決紙質(zhì)發(fā)票流通性差的瓶頸，完善電子發(fā)票報(bào)銷管理。一方面，由政府牽頭，大力推廣電子發(fā)票，力爭在國內(nèi)全面實(shí)施電子化票據(jù)；另一方面，深入開展相關(guān)技術(shù)研發(fā)工作，防止電子發(fā)票多次調(diào)用、重復(fù)報(bào)銷，填補(bǔ)現(xiàn)行電子發(fā)票報(bào)銷漏洞，進(jìn)一步完善高校內(nèi)控。

其次，繼續(xù)深化科研領(lǐng)域“放管服”改革，減少審批層級(jí)，優(yōu)化報(bào)銷流程。科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)應(yīng)當(dāng)秉持“誰使用，誰負(fù)責(zé)”的原則，進(jìn)一步強(qiáng)化項(xiàng)目負(fù)責(zé)人監(jiān)管職責(zé)，適當(dāng)減少校內(nèi)主管單位審批程序，在政策允許范圍內(nèi)精簡財(cái)務(wù)報(bào)銷流程。個(gè)別情況下，確需經(jīng)上一級(jí)單位審核的，應(yīng)通過線上流程操作。

再次，加大信息化建設(shè)投入力度，有序推進(jìn)“智慧財(cái)務(wù)”，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。拓展財(cái)務(wù)工作思路，對(duì)批量業(yè)務(wù)進(jìn)行智能化處理；充分利用校內(nèi)外大數(shù)據(jù)，將發(fā)票及查驗(yàn)結(jié)果、貨物或服務(wù)合同、付款記錄、近期同類業(yè)務(wù)發(fā)生頻率等信息予以關(guān)聯(lián)，通過綜合分析，輔助判別業(yè)務(wù)真實(shí)性、合理性；增加技術(shù)研發(fā)與硬件保障力度，確保系統(tǒng)存儲(chǔ)的電子憑證及附件材料的安全性等。

最后，加強(qiáng)部門協(xié)同合作，真正達(dá)到“最多跑一次”。通過與科研管理部門協(xié)同，實(shí)現(xiàn)“項(xiàng)目立項(xiàng)—經(jīng)費(fèi)到款—預(yù)算設(shè)置—分成入賬—報(bào)銷結(jié)算—結(jié)題驗(yàn)收” 全流程對(duì)接；通過與出國境管理部門協(xié)同，實(shí)現(xiàn)“出國申請(qǐng)—校院審批—回國報(bào)到—費(fèi)用報(bào)銷”一條龍式服務(wù)；通過與設(shè)備部門協(xié)同，直接關(guān)聯(lián)固定資產(chǎn)增置、折舊、報(bào)廢相關(guān)信息等等。只有把校級(jí)管理部門作為整體統(tǒng)籌考慮，才能減少材料重復(fù)傳遞、人工傳遞的問題，盡可能做到讓師生少跑路、零跑路。

隨著人工智能的深入發(fā)展，財(cái)務(wù)智能化時(shí)代正在到來。我們應(yīng)當(dāng)牢牢把握機(jī)遇，不斷優(yōu)化財(cái)務(wù)服務(wù)，切實(shí)為科研工作者解除“后顧之憂”。