項目管理運用于高職院校信息化工作中的對策淺談

湯君堯

【摘要】在新的時代背景下，高職院校邁向新的發展臺階，高職院校引入了現代信息技術，構建了信息化工作系統。本文將具體探討項目管理在信息化工作中的運用，以期為有識之士提供參考。

【關鍵詞】項目管理? 高職院校? 信息化工作

前言：在上個世紀七八十年代，項目管理這一概念被提出，隨后被應用在社會的各行各業中，推動了行業發展，收獲了應用實效。項目管理是對項目開展精細化管理，構建完整的方法體系，解決發展過程中的現實問題。高職院校處在發展期，信息化工作相對龐雜，需要應用項目管理模式，促進工作的順利開展。

一、項目管理運用于高職院校信息化工作中的必要性

近幾年來，我國的經濟社會飛速發展，現代信息技術突飛猛進，高職院校引入了現代技術，開展了信息化建設，高效利用了多媒體資源等，并對教師進行了技術培訓，提高了教師的業務能力。當前高職院校信息化工作更加繁雜，如何提高信息化工作效率，成為高職院校關注的重點。職能部門擔任重要的工作任務，成為信息化管理的主體，但在實際工作中其承擔不少壓力，在一定程度上制約了院校的信息化進程。

具體而言，當前高職院校信息化工作存在如下不足之處：首先，職能部門工作效率偏低。高職院校設置了職能部門，職能部門需要負責信息化工作，實現校園信息化建設目標。但是在工作實踐中，職能部門需要處理大量的日常事務，工作范圍相對較大。很多高職院校都沒有形成明確的工作規范，提出科學的工作流程，導致信息化建設難以進行，職能部門工作效率偏低。其次，高職院校信息化工作梯隊尚未形成。信息化工作并不是一蹴而就的，其對工作人員的個人素質提出要求，高職院校需要組建專門的工作團隊，明確課題申報人承擔的工作責任。當前部分高職院校忽視了工作團隊組建的重要性，導致課題建設效率不高，信息化工作質量較差。再次，高職院校信息化工作考核機制存在漏洞。沒有規矩不成方圓，只有建立健全管理機制，對信息化工作進行科學考核，才能增強工作人員的警惕意識，使其全身心投入到工作之中。當前部分高職院校并未構建考核機制，工作人員隨意散漫，工作配合銜接不當，工作目標并不明確，導致信息化工作陷入癱瘓。一些工作人員故意推卸自己的責任，和其他同事產生矛盾糾紛，加大了工作管理的難度。由于考核并無依據，高職院校無法對失責主體進行懲罰，使其承擔后果。

二、項目管理運用于高職院校信息化工作中的理論基礎

項目管理這一概念在上個世紀被提出，隨即得到了各行各業的響應。在信息化工作中應用項目管理方法，就是將信息化工作視為一個系統，構建柔性組織，對系統開展科學管理，形成嚴密的項目計劃，以便實現信息化工作到達目標，實現資源利用效率的最大化。每個項目都有其完整周期，高職院校應用項目管理模式，需要對項目的生命周期進行確認，對人力資源、物力資源等進行分配，并保證項目的持續運轉，達到事半功倍的項目管理效果。項目管理以系統論作為理論基礎，因此高職院校需要把握信息化工作的系統性，對項目進行分解，將完整項目解構為若干小項目，并劃分每個項目的責任單元，為工作人員委派任務。工作人員需要按照要求開展具體工作，服從高職院校的安排。與傳統信息化工作相比，項目管理有其特殊之處：首先，項目實際上是一個單元，工作人員需要把握項目的特點，對人力資源、物力資源等進行合理化分配。其次，項目組織具有臨時性，項目結束之后，項目組織也將不復存在。再次，項目組織一改傳統工作形式，其可以適應信息化工作的各個階段，實現信息化工作的高速運行。最后，項目管理組織具有重要的調控功能，高職院校需要對組織結構進行優化，明確組織結構每一部分的工作任務，確保能夠助力項目發展。項目管理難度較大，項目涉及的學科知識較多，管理者難以掌握全部的學科知識，在管理實踐過程中不出現任何問題，因此需要作為綜合協調者，與其他專家學者進行交流，把握項目目標、項目計劃、項目標準等等。

高職院校信息化工作面向校內的全體工作人員，信息化建設對學校發展產生至為重要的影響。高職院校應該把握信息化工作的重要性，對內部資源進行有效整合，依靠系統論觀點推動項目的順利開展，并做好資源建設工作，不斷提高教師的信息化素養。高職院校應該從項目決策開始，對每一個環節進行嚴密把控，在信息化工作中滲透項目管理的思想。在依靠項目管理模式開展信息化工作時，高職院校應該注意一下幾點：第一，高職院校應該樹立正確的管理理念，從校園整體出發，將信息化工作視為系統，考察系統內各要素之間的影響關系，并分析外部環境可能會對信息化工作造成的影響。第二，高職院校應該改進管理方式。項目管理立足互聯網和現代信息技術，高職院校應該變革傳統工作方法，依靠計算機技術開展項目管理。項目管理者占據重要位置，需要整合工作經驗，提出正確的信息化工作發展決策，并通過數學分析方法對管理過程進行優化。智能信息系統對項目管理產生裨益作用，高職院校需要把握現代技術的發展變革，凸顯項目管理的科學性。第三，高職院校應該組織專業的項目管理團隊。高職院校面向廣大教職工，應該秉持以人為本的理念，對管理組織形式進行不斷優化，并建立健全管理制度，約束項目管理者的行為。高職院校需要指出組織功能，確立發展目標，為管理者提供工作方向。

三、項目管理運用于高職院校信息化工作中的路徑

（一）進行集中調度

依靠項目管理模式開展信息化工作，需要對工作進行立項，并對項目進行分解，使單個項目更加清晰。高職院校需要對項目團隊提出要求，確定項目團隊的工作范圍，并保證信息化工作的透明度，確保信息化工作的規范性。項目團隊需要對項目展開分析，合理分配資源，避免出現矛盾沖突，阻礙高職院校的可持續發展。具體而言，可以將系統項目拆分為以下幾個項目：第一是資源整合。在新的教育背景下，多媒體技術得到推廣，其在高職院校中的應用越來越廣泛，教師們紛紛制作了多媒體課件等，在課堂上應用了多媒體技術。多媒體技術打破了時間與空間的限制，擴展了學生的學習視野，形成了網絡學習素材，為學生提供了諸多便利，在信息化工作過程中，應該將著眼點放在多媒體教學資源上，對海量進行匯總，并對教學資源進行創新性開發。第二是系統設計。在信息化工作之中，系統設計必不可少，信息化系統需要適應高職院校的發展，迎合高職院校的教學改革需求。信息化工作團隊需要提高系統設計水平，形成高職院校校園網站、高職院校教育系統、高職院校測試系統、高職院校資源庫等等，使其為教學管理助力。第三是軟硬件系統建設。信息化工作無法脫離軟件硬件，信息化管理團隊應該采購現代化的軟件和硬件，優化軟硬件系統建設，并對校園網絡進行調試，形成科學的網絡規劃布局。第四是技術培訓。信息化工作存在一定難度，高職院校需要對教職工展開技術培訓，不斷提高教職工的業務能力，使其掌握有效的教學技巧、信息化的教學方法。第五是科學研究。我國高職院校朝著信息化的方向發展，應該對信息化工作開展科學研究。在開展項目管理的同時應該對信息化工作規律進行總結，提供后續發展的建議。

（二）改進組織方式

高職院校需要組建一支強有力的項目團隊，全面負責信息化工作。項目團隊組織具有臨時性，必須突出其控制職能。信息技術組是核心團隊，高職院校需要為信息技術組配備專業人才，發揮核心團隊的職能，解決信息化工作的現實問題。各個教師組成了擴展團隊，其應該與信息專業人才相互配合，實現二者的優勢互補。高職院校需要為核心團隊、擴展團隊提供資源，實現資源的優化配置，并引導二者合理分工。很多高職院校形成了信息化的備課室，項目團隊應該吸引教師的注意力，讓教師參與到工作中來，對多媒體課件等教學資源進行創新開發。

（三）調整管理方法

在項目管理過程中，一定要堅持目標導向。從某個角度來看，項目管理也可以視為目標管理的一部分，高職院校應該先劃定信息化管理的目標，然后對大目標進行分解，形成不同的項目單元，要求工作人員踐行自己的工作職能。高職院校需要調整管理方法，以嚴格的考核制度加強管理，對工作人員進行工作考核，確保其實施了項目管理計劃。如果工作人員高效完成任務，應該為其提供物質獎勵、精神獎勵;如果工作人員并未完成任務，應該對其進行處罰。

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