基于武漢東湖學院圖書館管理信息系統的開發

楊旭 姜羿

摘? 要：隨著社會的不斷發展，信息技術的不斷進步，圖書館管理系統也得到了很大的發展。圖書館管理系統是圖書館圖書資源、儲存等相關信息的重要工具，將會直接影響到整個圖書館管理工作的效率以及質量。本文是以是以武漢東湖學院圖書館為例，進行圖書館管理信息系統開發分析。現在大多數圖書館都開始采用自動化管理系統，引進一些相關設備來不斷方便人們的日常閱讀，充分提升圖書館管理工作的質量及效率。但是我國圖書館管理系統發展時間較短，系統不夠成熟，因此其中還是存在一些問題，這些問題直接影響到圖書館管理效率。本項目是以圖書館管理為基點，對圖書館流程中的現有問題進行調查研究，進行系統管理分析。

關鍵詞：現行系統分析，數據流程分析，系統設計策略，可行性分析

一、案例背景：

“書籍是人類進步的階梯”。因此，在國內大多數高校里，都建立了自己的圖書館。在任何一所高校的圖書館里，圖書的數量都是相當驚人的。這么大規模的藏書，如何通過有限的人手進行有效的管理，是一個很艱巨的任務。

在計算機普及以前，圖書館的管理全靠人工完成。書記的登記入庫、保管、記錄借出情況等，這些繁瑣的事情占據了圖書館工作的絕大部分時間和人手。如今，現代化的圖書館已經大大減少了用于書籍保管和登記等工作的員工人數。這一巨大的改變的根本原因，就是管理信息系統的出現。對于一個圖書館進行信息管理系統是一個龐大的工程，這里我們就簡要以武漢東湖學院圖書館信息管理系統為例，對系統開發過程中的主要部分進行介紹。

1.1系統目標

圖書館管理系統的開發，主要是為了適應圖書館綜合管理的要求。針對管藏圖書越來越多的現狀，不僅應該，而且必須建立一個完整的圖書館操作系統，改變傳統的管理模式，加速圖書館管理的自動化、標準化和科學化。具體目標如下。

a.圖書館各業務部門全部實現在windows平臺局域網內的自動化管理，書籍的數據實現標準化。

b.充分發揮圖書館藏書的利用率，方便讀者借閱圖書。

c.讀者可以通過公共查詢系統，對圖書館館和個人數據進行查詢。

d.讀者可以自行辦理圖書預約、續借等相關手續，自動進行各種統計和計算

e.使讀者能夠方便地了解圖書館服務的相關信息，還可以使之通過不同的授權，檢索和利用圖書館光盤鏡像服務器提供的中文鏡像數據、光盤數據等。

二.問題描述

2.1現狀調查

①機構設置根據調查，校圖書館設置為八部一室，即采編部、流通部、期刊部、閱覽部、服務部、業務輔導部、教材部、學報部和辦公室。管理信息系統的建立，也必須以現有的組織機結構為基礎，針對每個部門的具體功能和相互利用的關系進行建立。

②個各部門主要職責這里選取幾個主要部門的功能進行介紹。

采編部：主要負責文獻資料的采訪、征集、驗收、分類、編目、加工和整理調配等工作。

流通部：主要負責基本書庫的組織管理和圖書的外接工作。

期刊部：主要負責報刊和期刊的組織管理、閱讀服務以及文獻資料的復印工作。其中包括中文期刊、外文期刊、報紙、過期期刊、復印室等。

閱覽部：主要負責專業書籍閱覽室，新書借閱室，學生閱覽室的組織管理以及圖書的外界服務等工作。

辦公室：主要負責圖書館日常行政管理工作，負責辦理借閱證、補證手續以及收繳圖書管理的押金，同時負責辦理有關圖書借閱的其他事宜，如借閱證、圖書的遺失賠償等手續。

現行模式存在問題根據調查，該大學圖書館主要存在以下幾個問題。

缺少計算機專業人員。開發一個現代化的管理信息系統需要一定數量既懂得計算機技術和通信技術，又懂得圖書館里的專業人員。目前，在圖書館現有人員中，缺少足夠的該方面人才。可能會影響到系統開發的質量和周期。

資金不足。建立一個完整的圖書館管理信息系統，需要較多的投資，主要用于機房建設、設備的購置、人員培訓以及軟件的安裝和后期的維護工作等。

2.2建議的新系統

根據系統的開發目標，以及現行系統存在的主要問題，建議新系統采用危機網絡系統，能夠與校園網實現連接，可以合供書商完成連接，同時，新系統應該能夠做到管理自動化，輸入、輸出標準化，文獻存儲高密度化，情報利用大眾化等。

圖書館管理信息系統的實施，將對現行的管理系統產生一定的影響，但是并不強烈，適應這種影響的重點在于加強基礎設施建設以及適應自動化的管理模式。專業人員的變化并不大，除了增加一部分計算機專業人員外，現有的工作人員經過培訓，都可以逐步適應自動化的管理，要求學會圖書館信息管理系統的使用。

三.IE分析方法

3.1可行性分析

1）技術可行性分析目前，隨著計算機軟件技術的飛速發展，許多復雜的管理信息系統已經成功建立，相比而言，圖書館管理信息系統是比較簡單的。因此，從技術角度來講，完全可以建立一個適用的、相對簡單的圖書館管理信息系統。

2）經濟效益分析圖書館管理信息系統所產生的經濟效益與眾多因素有關，不宜采用傳統的一次性投資效益估計。開發系統的投資主要用于管理領域，但經濟效益主要體現在科研、教學等其他方面。管理信息系統的實施，可以使管理體系合理化和管理信息標準化，更好的對文獻加以利用，改進了管理的手段，為文獻和圖書的采購提供準確的數據。同時，管理信息系統的開發和使用，可以減少參與日常工作的人員，因此在經濟上是可行的。

3）運營管理方面前面已經提到，管理信息系統的維護僅僅需要少數的計算機專業人員，現有工作人員通過培訓后，完全可以掌握該系統的日常使用。因此，從運營管理的角度來說也是可行的。

4）結論經過上述分析，可以清楚地看出，圖書館管理信息系統有成熟的技術作為保證。運營的維護方面并不對現有的機構產生威脅，同時將大大提高現有的機構的工作效率，減少錯誤產生的機會。圖書館管理信息系統的開發是完全可行的。

四.結束語

綜合以上分析，我校圖書館的管理信息系統還存在著各種大大小小的問題，管理信息系統還有著很大的上升空間。對信息管理系統有了更加深刻的了解，他可輔助企業進行決策，利用信息控制行為，幫助企業實現其規劃目標。管理信息系統在我國應用的成敗并不單單取決于技術、資金、互聯網系統、應用軟件、軟件實施等硬環境，還取決于企業的管理基礎、文化底蘊等軟環境，而且這些軟環境往往起著更重要的作用。管理信息系統是一個人機管理系統，管理信息系統只有在信息流通順暢、管理規范的企業中才能更好地發揮作用。同時對圖書館的管理流程也有了更深的了解。這次的比賽也加強了團隊間的合作，我們在后期也會更加完善我們的分析，希望能對學校的圖書館系統起到幫助。