關于信息化條件下會計檔案管理的思考

劉玉紅

【摘要】本文基于對目前中小企業會計檔案管理實際狀況的調查，結合近年來“互聯網+”行動，基于互聯網的新業態、新模式，對信息化條件下會計檔案管理提出幾點思考。

【關鍵詞】信息化 ?會計檔案管理 ?現狀 ?思考

一、會計檔案管理現狀

信息化時代，會計檔案管理需要適應現代化企業管理運營要求的高度自動化、智能化，高技術硬件、軟件，高效率的網絡共享數據庫支持的會計檔案管理平臺，為企業生產經營中資金流動的憑證與反映信息發揮更大作用。為了加強會計檔案管理，有效保護和利用會計檔案， 2015年12月11日，中華人民共和國財政部、國家檔案局令第79號發布修訂后的《會計檔案管理辦法》，自2016年1月1日起施行，在貫徹落實《管理辦法》的過程中，仍存在企業對會計檔案管理工作重視不夠，或會計檔案管理混亂等，對《管理辦法》中肯定的電子會計檔案等理解不深入，落實上存在較大偏差。

（一）對會計檔案管理工作重視不夠

部分企業負責人、財務人員對《會計檔案管理辦法》僅停留在學習上，沒有真正認識此項工作的重要性，把工作重點放在賬務、預算、報表等方面，忽略對文件材料的匯總、整理和歸檔。不配備專職檔案管理人員，甚至出現出納會計兼管會計檔案管理，違反有關規定。將會計檔案管理工作作為一項不重要或可有可無的事情，沒有將政策文件向領導轉達到位，導致企業從上到下對會計檔案管理工作忽視，會計業務與會計檔案管理水平相脫節。

（二）會計檔案管理制度落實不到位

一方面制度執行不到位，盡管國家及有關制度日趨完善，真正落實的時候仍會產生很大的差距，主要原因是責任人的思想認識不到位，存在重主業，輕檔案管理的思想，僥幸心理比較嚴重，監管流于形式。二是崗位職責不清，責任心、意識性不強。存在問題的公司大都對會計檔案管理崗位職責認識不清，調查發現，問題單位很少將責任心強、干事創業能力強的人員安排會計檔案管理。要實行分級管理，管理人員各司其職，對于不同崗位賦予不同的權限，嚴格崗位責任制，加強相互監督和約束[2]。

（三）監督檢查、處罰措施不得力

制度的落實是否到位，很大程度上取決于檢查、監督處罰力度是否到位。會計檔案管理工作要同其他會計工作一樣，進行監督檢查，發現制度執行不到位的方面，完善并整改，修正工作流程，對落實主體責任不力的，沒有問責機制或問責、處罰的力度不夠，會計檔案管理標準不明確，要求松、措施差，沒有常態化的系統監管機制。

二、提升會計檔案管理水平措施

（一）轉變人員思想觀念

會計檔案管理的關鍵同樣是人，提升會計檔案管理水平就是要在工作中有所轉變，增強會計檔案管理現代化意識，轉變價值觀念上的主仆顛倒的錯位狀況，增強服務意識，站在服務對象角度思考，在思想觀念上實現大轉變、大提升，打破原有的思維定勢，全體員工都要進一步認識到信息化檔案管理工作的重要性，積極參與到檔案管理工作中來，建立科學、系統的管理體制，為會計檔案管理創造前提條件，提供保證和動力。檔案管理人員必須加強專業知識技能的學習和更新，不斷跟上時代的步伐，適應形勢發展，建立基于網絡與信息幾件事的會計檔案管理平臺系統，實現資源共享，提高企業會計檔案管理水平。

（二）強化制度約束力

知識和制度使社會制度得到建立，使人類越來越走向文明。張五常在華中理工東西作了一場《產權為何重要》的演講指出，制度安排的不同將導致收入分配形式的改變，從而資源的分配就會改變，隨之，經濟發展速度和績效也會改變，從更小的層面來說，企業的制度保證企業各項管理工作依據既定的“軌跡”運行，最大限度避免偏離目標和規避風險，為企業整體的協調動作提供保障，檔案管理工作管理流程逐漸復雜，團隊協作要求越來越高，要求會計檔案管理制度成為企業成員共同遵守的管理規則和操作流程，采取成熟的技術提高檔案管理的流程和程序，立足于信息化建設，切實轉變工作質量，從而為龐大的企業有機體的協調動作提供保障。

（三）加大投入加強監管

大多數企業里，會計檔案管理已經成為日常經營管理過程中的一個相對薄弱環節，一方面管理不夠規范，沒有完整體系，信息化缺失，另一方面硬件設施較差、不夠完善，會計檔案管理分散，設備、設施基礎差，達不到檔案規范管理的檔案庫房、調閱室、檔案人員辦公室三分開要求。只有充分利用好會計檔案信息資源，才能使企業整體信息資源得到共享，企業需要加大檔案管理投入，夯實會計檔案管理基礎，建立起完善的會計檔案管理體系，使之有利于企業在決定其發展方向時決策更加科學有效。

本世紀90年代以來，信息技術不斷創新，信息產業持續發展，信息化對經濟社會發展的影響我們歷歷在目，信息化正在將社會變革持續推進，每一個企業都要更加重視信息化帶來的重大變化，更加清晰自身的發展目標，把握住信息化發展帶來的新機遇，力爭跟上時代潮流，信息化條件下會計檔案管理是提高企業效能的重要手段之一，加快信息化會計檔案管理是企業的內在需求和必然選擇。隨著信息化廣泛應用到企業管理流程中，必然要求會計檔案管理實現信息化變革，但這并不是一朝一夕就能完成的，是一個從耕耘到收獲再到耕耘的轉變過程，需要長期的不懈努力去完善。

參考文獻：

[1]周艷榮. 信息化背景下的事業單位會計檔案管理[J].現代營銷（經營版），2019：173

[2]郝麗艷. 淺談完善會計信息化檔案管理的措施[J]. 科教導刊（電子版）， 2017：154.