綜合辦公室精細化管理的辦法研究

劉梅茹

【摘?要】在全球市場經濟中，企業競爭日趨激烈，辦公室作為確保企業正常運轉的基本單位，發揮著重要作用，以及有著潛在的影響。本文主要闡述了新形勢下綜合辦公室的精細化管理方法與措施，以及如何有效提高企業的整體實力和市場競爭能力。綜合辦公室是企業或單位的中央管理部門，其作用非常重要，如外部的接待、內部的通信、互連，以及確保各個部門的平穩運行。綜合辦公室在其中起著重要作用。綜合辦公室辦公室的責任很重，如果處理不當會影響到企業每個部門的運作效率，因此在綜合辦公室中促進良好管理的方法將有助于規范企業發展，增強市場環境下的競爭。

【關鍵詞】綜合辦公室;管理辦法;精細化管理;應用措施

在當下的經濟環境中，國際市場競爭激烈。無論是任何企業，專業且精細的功能劃分能夠有效地應對殘酷的競爭并保持企業的最大業務利益。綜合辦公室是企業的外部窗口，負責處理各種外部事務。這也是提高企業整體管理的基礎。對于綜合辦公室而言，精細的管理有助于有效地對繁瑣的任務進行分類，合理地協調時間的安排，并有效地提高企業工作效率。全面性，可持續性，及時性和服務性是綜合辦公室職能的四個基本特征，充分體現了在綜合辦公室實施精細化管理的緊迫性。只有完善的管理才能確保所有任務正常運行。綜合辦公室負責企業或單位的對外事務，行政管理，通訊，文件，保密，印章和其他管理職能，還負責服務保障，組織協調和各級高級管理人員的接待。工作范圍廣泛而復雜。針對精細化管理辦法，目前尚無可供參考的意見，許多只是臨時解釋。這就要求綜合辦公室做出合理的安排，區分主要和次要，以確保工作的正常進行。

一、改變管理理念，強化責任意識

如果將一個企業當做是人體，那么綜合辦公室就是企業的大腦。只有大腦能夠時刻保持清醒，那么企業的發展與建設才能更加長遠。所以，在對綜合辦公室進行精細化管理的過程中，需要對其進行管理理念的改變與創新，進而實現對管理責任的強化和管理意識的提高。這對于改變當下的綜合辦公室管理方法，促進綜合辦公室的工作效率與工作質量有著非常重要的作用。

例如：在對其進行精細化管理的過程中，需要結合先進的管理理念對其進行方式方法的制定。首先，需要提高綜合辦公室對外的服務意識，并且要對員工進行指責和態度的轉變，使其能夠形成一種顧大局、識大體的意思，進而在開展后續工作的時候才能更加順利，且失誤和錯誤的概率才會更低。這對于綜合辦公室的發展，乃至是企業的發展有著很大的推進作用。通過精細化管理的辦法對綜合辦公室工作人員進行職能上的分配與安排，以及對其進行服務性的提升和構建，能夠讓綜合辦公室的管理理念以及服務理念有一個全新的改變與提升，同時還能大大提高相關工作人員的責任意識，且能夠讓任何事情只要經手就能做到事無巨細。這一態度是保證企業發展的關鍵所在，也是提升個人和企業嚴謹程度的關鍵要素。

二、簡化辦公流程，提高管理效率

繁瑣的辦公流程是影響工作有效開展的一個關鍵問題。如果想要對這一問題進行合理的解決，務必要從綜合辦公室的角度對其進行研究與分析。因為綜合辦公室是一個企業的核心組織，如果綜合辦公室的工作效率能夠得到有效地提升，那么其他科室自然會被帶動起來。在此，需要結合企業經營的規模以及企業負責領域的市場環境對其進行調整，進而實現對綜合辦公室工作效率的全面改革與創新。

例如：日常工作過程中，綜合辦公室的工作量巨大，且工作內容比較繁重，這就給整體工作的開展帶來了很多的阻礙與不便。為了有效改變這一狀況，實現辦公的簡潔化與舒適化，在此需要對綜合辦公室的管理方法進行全面的研究和分析。其中，主要涉及的有對行政部門的改革、對人事部門的指導、對財務部門的監管、對外宣部門的規劃等。通過該方法，能夠讓不同的職能部門做到分工明確，且不會因為繁重的工作出現任何偏差。該方法對于提高綜合辦公室工作人員的職能意識，促進工作人員嚴謹負責的態度，帶動工作人員的積極性和工作熱情有著很大的幫助。

三、嚴格公文處理，強化基本技能

在企業的綜合辦公室中，體現個人能力的一個方法就是通過公文的處理來提升自己和鍛煉自己。這是一個有效促進個人能力發揮的空間，也是一個可以實現個人基本辦公技能提升的通道。在這一過程中，工作人員務必要嚴格按照規定來處理公文，并且要在其中學會靈活應用自己的思維，從而讓公文的處理更加準確、高效、便捷。這對于企業的發展效率與發展質量，以及外在的口碑有著很大的幫助和促進作用。同時這也是精細化管理過程中的一個重點環節。在審批過程、傳閱過程、完結過程、歸檔規程以及涉密保護的過程中，能夠體現出非常嚴謹，且非常高效的工作效率。

綜上所述，對企業綜合辦公室進行精細化管理是當前企業在市場經濟環境下發展的當務之急。對于日常復雜的綜合辦公室工作，其特定的企業管理方法和職責將把精細化的管理與每個階段的任務、目標和發展計劃緊緊地結合在一起。該方法能夠有效地提高綜合辦公室工作水平，并為企業發展提供支持。

參考文獻：

[1]于自佳.如何提升基層項目部綜合辦公室管理的工作效率[J].經貿實踐，2017（24）：213+215.

[2]楊丁懿.高職院校二級學院綜合辦公室工作機制探析——以長春金融高等專科學校為例[J].科技資訊，2017，15（34）：154-155.

（作者單位：泉州中車唐車軌道車輛有限公司）