高校檔案信息化建設路徑研究

李海瑛

摘 要：信息時代，高校檔案信息化建設已成為發展趨勢。文章提出高校檔案信息化建設是檔案事業發展的必然趨勢，是高校長足發展的必要途徑。但當前高校檔案信息化建設仍存整體水平有待進一步提升，建設標準有待進一步統一，基礎設施有待進一步完善及人才隊伍有待進一步優化等四大問題。立足當前問題，筆者提出提升整體水平、統一高校標準、完善設施配備及強化隊伍建設四大建設路徑。

關鍵詞：檔案;高校檔案;檔案信息化;信息化建設

當前，檔案信息化建設已成為大數據時代檔案發展的必然趨勢，高校系統檔案是檔案行業的一個重要分支，承擔為高校師生提供信息服務的重任，推動高校檔案信息化建設已成為提升高校檔案服務質量、提高高校檔案利用效率的重要途徑。當前，全國高校檔案信息化工程正在穩步推進，取得了一定的成效但仍存在發展空間，筆者分析了高校檔案信息化的必要性，立足高校檔案信息化建設存在的問題，探究促進高校檔案信息化進程的有效路徑。

一、高校檔案信息化建設的必要性

第一，高校檔案信息化建設是檔案事業發展的必然趨勢。2014年，《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》發布，其中明確“加快推進傳統載體檔案數字化，各地區各單位要把數字檔案館（室）建設列入信息會建設整體規劃”;2019年10月《中華人民共和國檔案法（修訂草案）》提請全國人大常委會審議，修訂草案新增第六章“檔案信息化與電子檔案管理”共8條，對檔案信息化進行整體部署，以法律形式將檔案信息化建設確定為國家整體布局。在這一背景下，高校檔案信息化建設就成為國家戰略部署的一部分，是積極踐行國家戰略方針的重要體現。

第二，高校檔案信息化建設是高校長足發展的必要途徑。高校檔案服務高校師生，為教學、科研、學工、人事及后勤等各項工作提供信息服務，意義重大。高校檔案信息化建設整體遵循“存量數字化，增量電子化”的戰略，傳統載體檔案數字化，一方面減少了檔案用戶對原件的利用頻率，對檔案原件形成好的保護;另一方面，可以通過檔案管理系統在線利用檔案，檔案利用效率得到很大程度的提升，特別是對已畢業的學生，通過檔案利用平臺實現檔案異地利用。高校檔案的價值與服務水平得以體現。此外，各大院校開展智慧校園建設，將檔案系統與學校OA、教務、科研等系統等實現全面對接，運用大數據技術，對數據信息進行搜集、篩選、分析、評價，輔助學校決策，提升決策的科學與客觀性。

二、高校檔案信息化建設的問題分析

高校檔案信息化建設是一個系統工程，不能一蹴而就，需持續推進，當前，高校檔案信息化建設已取得一定的成效，但仍存在一定的問題，具體體現為以下幾個方面：

1.整體水平有待進一步提升

當前，檔案信息化建設已成為各大高校事業發展規劃的一部分，但從實際情況來看，僅部分高校將檔案信息化納入智慧校園建設進程，實現檔案管理系統與各大系統的全面對接。從整體上分析，信息化程度和水平相對較低且發展不平衡，從高等教育內部系統來看，相比于本科院校，高職院校的檔案信息化建設仍有較大的提升空間，部分高職院校的檔案信息化仍處于起步階段，對檔案信息化建設缺乏正確客觀的認識，沒有意識到檔案信息化管理的重要作用。下一階段，高校系統應在相關法律法規、制度規章的指導下有序推進檔案信息化建設，實現高校檔案在服務高校各項工作上的價值。

2.建設標準有待進一步統一

檔案信息化建設本身是一項復雜工程，需要規范統一的標準來指導開展，而高校檔案工作主要服務師生群體，檔案涉及范圍廣、服務內容多，具有“高校特點”。其檔案信息化建設在遵循相應標準的前提下，還應充分考慮高校檔案工作的實際特點，開發屬于高校系統檔案信息化建設的標準。但當前，大多數高校在信息化建設中根據自身的需求確定標準，缺乏統一的標準，建設進程存在速度慢、周期長、效率低等弱點，建成的檔案管理系統也存在弊端，需進一步完善統一。高校檔案信息化建設應遵循已頒布的相關標準，如《紙質檔案數字化規范》、《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》、《檔案信息系統運行維護規范》、《錄音錄像檔案數字化規范》等。

3.基礎設施有待進一步完善

高校檔案信息化建設需配備完善的硬件與軟件設施，但高校往往更加關注學校的教學與科研，容易忽視檔案基礎設施的建設，因此導致很多高校檔案管理設施簡陋，無法滿足當前檔案信息化建設的發展需求。檔案信息化建設常用的硬件設備如數字拍攝機、掃描儀、恒溫恒濕控制設備、防磁柜等，更為先進的如工程圖紙縮微數字一體化設備、紙質檔案縮微數字化一體工作站、縮微數字掃描儀等，設備花費高、后期維護成本高，對于檔案工作投入不足的高校而言，檔案信息化建設難以推動。而從軟件的角度來看，市場檔案管理軟件多但缺乏統一的使用標準，影響高校系統信息資源的整合與共享。此外，檔案網站建設內容蒼白、功能單一，網頁制作的技術需改進，融入創新元素，體現特色發展。部分高校檔案管理信息資源開發過于單一，只停留在數字化掃描上，雖然具有數據庫，但是沒有發揮出數據庫的作用，形同虛設。

4.人才隊伍有待進一步優化

高校檔案信息化建設是一項兼具專業性與技術性的工作，對高校檔案工作者提出了新的挑戰，既需要檔案工作者具有系統的檔案專業知識，又需要其掌握必要的信息技術。但實際上，部分高校缺乏專業的人才隊伍，非檔案專業工作者占比較大，這在一定程度上影響了檔案工作的開展。此外，信息化建設對檔案工作者的計算機能力提出更新的要求，缺乏必要的信息知識影響檔案工作利用信息技術服務師生的質量和效率。

三、高校檔案信息化建設的路徑分析

1.提升檔案信息化整體水平

高校檔案信息化建設是高校長足發展、整體規劃的一部分，提升整體水平，首先，應提升檔案意識。高校領導層意識到檔案信息化對推動學校各項工作長足發展的重要意義，將檔案信息化建設作為智慧校園的重要組成部分來推動。檔案部門則應提升服務意識，用優質的服務來彰顯檔案工作的重要性。其次，應加大投入。檔案信息化建設是一項系統工程，前期建設與后期服務均需投入大量的資金，檔案機構應積極爭取學校經費支持，為檔案信息化建設提供充足的物質基礎。再次，注重平衡發展。前文提到相比于本科院校，高職院校的檔案信息化建設進程較慢，應從學校實際出發，制定好規劃有計劃、有步驟地開展信息化建設。

2.統一檔案信息化高校標準

缺乏統一的標準不利于檔案信息資源的有效共享，為推進高校檔案信息化進程，教育主管單位或檔案行政機構需牽頭統一建設標準。可以考慮以省為劃分單位，研究制定統一標準或建設開發檔案信息平臺，如湖南省教育廳開發省內高校檔案管理平臺，各高校作為參與單位加入系統平臺，按照相對統一的標準開展檔案工作，有利于檔案信息資源的有效共享。當然，出臺高校標準并非易事，需聯合檔案行政機構、教育主管部門、各高校共同探究，此外，還應遵循已出臺的法律法規及相關標準，如《中華人民共和國檔案法》、《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》、《檔案信息系統運行維護規范》、《錄音錄像檔案數字化規范》等。

3.完善檔案信息化設施配備

配備檔案信息化建設設施包括三個方面：一是硬件設施。常見的辦公設備，電腦、打印機、復印機等;檔案數字化設備，如恒溫恒濕控制設備、紙質檔案掃描儀、數字拍攝機、縮微數字掃描儀等。二是軟件設施。高校系統可以考慮以省為單位開發規范統一的檔案系統管理軟件，如湖南省教育廳開發的高校檔案管理系統，能夠實現各校檔案信息資源的有效配置和共享。此外，各高校的檔案管理系統應納入智慧校園建設規劃，實現與各系統特別是OA系統的有效對接，對電子文件形成有效管理。三是檔案網站。檔案網站是展示檔案信息化成果的窗口，完善檔案網站，根據不同的用戶群體設置不同的板塊欄目，開通在線利用功能、在線互動服務等，為用戶提供全方位優質服務。

4.強化檔案信息化隊伍建設

高校檔案信息化隊伍建設應從以下幾個角度著手：一是完善人才錄用機制。在人才引進階段，注重考查人才的專業背景，積極引進具有檔案專業背景或計算機專業背景的人才;在工作分工階段，根據人員的專業背景合理分工，譬如，計算機專業類人才更適合負責數據挖掘、數據分析、檔案系統維護、檔案管理軟件完善等工作。二是健全人才考核機制。制定科學的崗位目標責任制，充分調動檔案工作者的積極性，注重信息服務的效率和質量，為高校各項工作提供優質服務，提升檔案工作在高校中的地位。三是建立人才培養機制。鼓勵檔案工作者繼續深造完善理論知識體系以更好地指導實踐。同時，積極參與檔案行政主管部門組織的業務培訓、檔案行業組織的前沿講座、高校檔案系統舉辦的學術會議等，多途徑提升工作者綜合素養，以更好地適用檔案信息化建設的需求。

參考文獻：

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[2]賀國理.高校檔案管理信息化建設的思考和探討[J].信息記錄材料，2019

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（作者單位：海南熱帶海洋學院檔案館）