新時期改善煤炭企業檔案管理工作的策略

馬雯

摘 要：現階段，節能減排政策的實施和落實直接影響著煤炭企業的發展。煤炭企業只有改變自身的發展趨勢，在變革中朝著集約化、規模化、綠色環保的趨勢方向發展，才能滿足社會所需，才能在新時期下求得生存和發展。這一變革使得煤炭企業不得不面臨重組，甚至破產的威脅，特別是煤炭企業檔案管理工作在基礎設施上、管理模式和管理制度上都存在著諸多的不足，阻礙煤炭企業的可持續發展。因此，文章在新時期背景下提出了多條改善煤炭企業檔案管理工作的策略，以期能夠在煤炭企業轉型和發展過程中提供重要的依據和保障。

關鍵詞：新時期;煤炭企業;檔案管理

煤炭企業的檔案管理內容不僅記錄了煤炭企業的經營發展情況，還對整個煤炭的生產環節和管理工作等產生的資料和信息進行記錄。當前，煤礦企業的檔案管理類型主要包括：文書檔案、財務檔案和科技檔案等類型，這些檔案信息中涵蓋了煤礦企業的采煤系統、通風系統和運輸系統、地質系統等工作體系中的信息，是煤炭企業發展過程中的重要和核心的資料。其不僅總結和歸納了礦井的發展歷程，還是幾代煤礦人運用自身的智慧和汗水積累的有價值的資料。因此，在新時期下為了能夠提高檔案管理的水平，以下對此提出了幾點見解：

一、提升煤礦企業的檔案管理工作理念，認識檔案管理工作的重要性

受到傳統檔案管理工作理念的影響，使得一些煤礦企業對于檔案管理工作并沒有引起較大的重視。例如：檔案管理人員在工作理念上和工作思路上所記錄的信息缺乏全面性和真實性，無法為后期所開展的各項決策提供依據。因此，建立正確的檔案管理工作理念就顯得格外重要。首先，提高檔案管理人員對檔案管理工作的正確認知，能夠不斷充實自己，補充自己的不足，采用多樣化的管理方式，提高管理的水平;其次，借助企業內部宣傳的工作或者將檔案管理工作納入企業文化管理中，在宣傳和創建良好的檔案管理工作氛圍基礎上，能夠提高檔案管理人員的正確認知;最后，遵循《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《企業檔案管理規定》中相關的內容，不斷創新檔案管理意識，在及時更新自己的工作理念基礎上，充分認識到煤炭企業中開展檔案管理的重要性，進而不斷完善自己的不足。

二、構建完善的檔案管理制度，實現管理工作的有序性和規范性

為了能夠開展有效的檔案管理工作，提高檔案管理工作的利用效率，只有建立完善的檔案管理制度，才能對檔案管理工作開展有序的指導和提出相應的規范要求。檔案管理過程中，其最基礎的工作就是對檔案進行收集和整理，企業檔案管理人員在收集到相關的文件后，每一份檔案都需要加蓋公司的公章，然后檔案管理人員在采用相應的管理方法對案卷進行有效的歸檔和保管。其次在管理過程中需要根據一定的時間排序，逐頁進行編號，這樣才能形成較為完整、規范的歸檔文化。最后對檔案的密級進行確定，特別是一些需要保密的文件進行加密，這就需要檔案管理人員具備保密意識，提升自身的職業操守。

三、借助現代信息化管理模式，提升管理的整體效能

1.實現辦公與檔案管理的一體化發展

伴隨著大數據、互聯網時代的到來，煤礦企業業務不斷增多，辦公規模倍增，這就導致煤礦企業無論是在產品的開發、技術上、財務上、銷售方面以及人事方面都存在著大量的文件。這些文件內容與檔案管理內容聯系較大，檔案管理部門在對這些文件進行整理、提交和歸檔時如果采用傳統的辦公軟件或者辦公手段等，不僅加大了檔案管理人員的工作壓力，使得檔案管理工作出現混亂等問題。因此，面對海量的信息，只有采用檔案管理自動化系統，將煤炭企業中的基礎辦公和檔案管理工作進行相互融合，才能實現辦公與檔案管理一體化的發展，并有效的節省了人力和時間方面所產生的損失，提升了檔案管理的工作效率。

2.提供煤炭企業檔案文件存儲與檢索的便捷性

煤炭企業的檔案管理內容不僅僅有辦公文件、人事檔案和相關的技術圖紙、生產設備、產品維護等方面的資料，這些資料對于企業的發展來講發揮著重要的作用和可參考的價值。傳統的煤炭企業在進行檔案管理工作時，一般都是收集辦公室、生產部門、人事部門、財務部門等方面的資料，進而用這些資料指導和管理煤炭企業的生產、經營，幫助企業開展產業的升級和人員的管理工作。然而這種生產和管理模式無法在新時期下對相關的檔案文化進行全面、便捷的存儲和檢索，僅僅是對資料的收集和歸納，想要更快的檢索出想要的文件難上加難。因此，借助信息化檔案管理系統，能夠對檔案管理部門中的紙質版檔案文件通過掃碼和開展數字化處理以形成更加有效地多媒體資源，在將檔案管理系統中的信息儲存到信息化數據庫中。檔案管理人員利用系統在線協助其他部門人員，如：生產部門和技術部門、人事部門自行開展檔案信息的調閱和傳閱。這種自動化管理方式有效提高了煤炭企業信息的安全性，顯著提高了檔案管理的工作效率，為各部門開展工作提供了便捷性。

3.重視檔案信息的安全性

新時期下，檔案管理實現了自動化發展，但是運用信息技術進行檔案管理存在著一些的信息安全問題。例如：非法用戶訪問后遭到信息的泄露等問題;重要信息丟失，嚴重威脅到企業的知識產權或者企業的利益等。檔案信息的泄露給煤礦企業帶來的較大的損失，嚴格把控檔案信息安全性就顯得格外重要。想要實現檔案管理工作的規范化，保障企業檔案信息的安全性，這樣才能充分發揮出檔案信息的利用價值。一方面，開展有效管理。企業管理人員對檔案工作提出標準化和規范化的要求;在公司內部宣傳企業檔案工作要點，讓各部門對信息安全問題予以重視;增強檔案管理人員的信息安全和保密的意識，強化檔案管理人員的職業操守。另一方面，結合信息技術加強信息安全管理。為了能夠減少病毒對信息系統的破壞，應該加強對計算機的監控和管理，定時的對計算機進行掃描，一旦發現病毒，應該及時處理，保障檔案信息的安全性。同時，還可以采用網絡手段，設定出符合要求的安全策略，在設置分級密碼后，對核心密碼進行定期的更換，從而保障檔案信息的安全性。

4.提高檔案管理人員的綜合素養

大數據技術的快速發展、數字檔案館建設的逐步推進使得檔案管理人員面臨新的發展契機。檔案管理人員不僅需要具備良好的業務素質，還需要提升自己其他方面的技能，才能滿足當前檔案管理的需求。

注重檔案專業人才的引進。當前，煤炭企業，特別是中小型企業，檔案管理人員大都為兼職人員，出于經濟效益的考慮，部分企業為設置檔案專職崗位，而是采取辦公室文職人員兼顧管理的策略，這就導致人才隊伍缺乏專業性。煤炭企業應意識到專業人才是檔案工作有序開展的重要保障，把人才引進置于重要位置，設置專職檔案管理崗并引進檔案專業人才開展檔案工作。

注重檔案管理標準的學習。檔案工作是一項專業工作，目前，檔案領域已經出臺了一系列的標準，掌握相關標準是做好檔案管理工作的前提，檔案管理者應通過自主學習或參與培訓等方式提升自我對相關標準的掌握程度。具體而言，應掌握以下標準《檔案法》這是檔案管理人員必須掌握的首要標準。其次，還包括《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》，此規定針對各企業檔案工作，是企業開展檔案工作的專業專業標準。此外，還包括《會計檔案管理辦法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等等，這些均是檔案工作開展過程中應遵循的相關規章。注重上述標準的學習能更好地指導實踐工作，推動煤炭企業檔案工作的規范化開展。

注重檔案管理人員的繼續教育。面對新形勢的新要求，檔案管理人員需通過繼續教育開不慣提升自身素質以更好地適應時代的新發展。2018年，國家檔案局聯合人力資源和社會保障部印發《檔案專業人員繼續教育規定》，對多個方面對檔案從業人員的繼續教育進行了詳細闡述。針對煤炭企業檔案工作者應從三個方面著手著力提升自我素質：一是檔案專業知識。檔案工作是一項專業性較強的工作，而非檔案專業的兼職人員理論知識不足難以實現檔案的專業管理，通過系統學習檔案專業理論知識十分必要。二是煤炭企業相關知識。煤炭企業是國民經濟發展的重要支撐，是專業性企業，其檔案管理具有專業性，特別是檔案信息中涵蓋的煤礦企業的采煤系統、通風系統和運輸系統、地質系統等工作體系中的信息，需要專業人才才能明確，因此深化煤炭企業相關知識的學習十分必要。三是信息技術相關知識。隨著檔案數字化工程的逐步推進，掌握必要的信息技術已成為檔案管理人員應對檔案事業發展新特點的必然要求，如Word、Excel等常用辦公軟件，檔案管理系統、數據庫操作，等等。

綜上，煤礦企業檔案管理在發展過程中應該與時俱進，這樣才能在競爭過程中尋求發展。為了能夠順應時代的發展趨勢，檔案管理人員在收集相關的生產經營信息或者各個煤礦工作系統中的信息時，不僅僅需要加強檔案管理，還需要采用現代化的管理模式，制定檔案管理模式的基礎上提高檔案管理意識。同時還需要對信息安全等問題予以重視，這樣才能使歸納和檢索出的信息更有應用性。

參考文獻：

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[2]陳麗霞.煤炭企業檔案管理數字化建設研究[J].辦公室業務，2019

[3]程 昕.煤炭企業檔案管理的創新[J].蘭臺內外，2018

（作者單位：陜西麟北煤業開發有限責任公司）