論如何發揮檔案管理在企業改革發展中的服務效應

郭曉蕾

摘 要：企業的檔案管理是反應員工個人經歷、人事信息、財務信息、銷售信息等綜合的整體情況，是企業的重要組成部分。伴隨著我國企業的改革和發展，企業的產權發生了變化，企業的檔案管理工作也相應產生了變化。本文針對企業檔案管理的重要性進行了分析，同時闡述了企業改革發展中檔案管理存在的問題，探究了相應的加強措施，希望能夠針對問題，規范企業發展過程中的檔案管理，促進企業的健康可持續發展。

關鍵字：檔案管理;企業;改革發展;服務效應

隨著社會的發展和進步，我國企業的改革發展勢在必行，由于企業在改革發展過程中所涉及的方面較為復雜，不僅涵蓋生產和經營，還涉及到人員的調配等。在改革過程中需要檔案材料為其提供有效的憑據，方便企業領導做出科學有效的決策。企業在改革發展過程中，檔案管理可以充分發揮信息的提供者，站在企業的發展角度思考問題，為決策者提供更為便捷的檔案服務。

一、目前企業檔案管理存在的問題

1.不夠重視檔案管理工作

有些企業對檔案管理方式還處于較為原始的階段，忽視檔案管理工作的重要性，認為檔案管理工作與企業的發展和經濟效益沒有關聯，對檔案管理工作硬件和軟件設施的投入資金較小。在檔案管理中對人員不斷簡化，也沒有意識去培養和引進高素質的人員，造成企業檔案管理在進行資料收集、審核、保存過程中缺乏規范性，最終形成的企業檔案管理的粗放型模式。長期以來，檔案管理沒跟上企業發展的步伐，制約著企業的進步，影響企業的經營狀態。

2.管理不規范，收集的資料內容不全面

如今，有些企業的檔案管理仍然沒有嚴格規范管理的模式，出現了收集、分類、裝訂無序的狀態。同時，企業沒有制定相應的管理制度規范管理的過程，導致檔案管理部門不清楚如何收集信息，模糊的操作順序，導致工作人員在實際操作過程中出現收集資料內容不完整或是信息不真實的狀態。主要原因是企業檔案管理工作較為形式主義，管理人員在填寫相關信息時沒有嚴格按照實際情況填寫，檔案不能正確反映員工的工作面貌及個人素質。甚至企業存在一部分的人情關系，因此會出現借著人情制造虛假信息，這樣會在后期考核升職中出現信息條件不符的狀況，給檔案管理工作帶來困擾，影響企業的有序發展。

3.沒有跟上信息化時代的步伐

隨著我國進入信息化時代，企業不論是從經營到管理都在朝著信息化時代的方向發展。一部分企業的領導對檔案管理工作不夠重視和投入，導致其檔案管理的信息化程度較弱，大部分企業處于傳統的人工操作模式。信息化對檔案管理可以做到規范化，減少人工操作的誤差，提升企業檔案管理工作的效率，減少企業的開支，促進企業檔案工作的信息化、快速化、真實性。企業沒有利用先進的技術造成檔案管理處于停滯狀態，進而導致檔案的利用價值低，不能真實的反應企業的各項信息，制約企業的進步和企業效益的提升。

二、檔案管理在企業改革發展中的作用

1.更好地完善企業的人事工作

企業檔案主要是記錄員工的信息、生產信息、財務信息、技術信息及其銷售信息等基本信息，通過信息記錄可以總結企業發展過程中的管理經驗，為企業后續的發展提供有用數據。企業在改革發展中需要深刻了解企業的發展背景、歷史、現狀和人員情況，這些分都需要建立在真實、有效、全面的檔案資料上。檔案管理在一定程度上利于企業完善人事工作，幫助企業順利完成戰略組織。總的來說，檔案管理在企業改革發展過程中完善了企業的人事資料。

2.為企業的戰略重組提供數據支持

在企業改革發展中需要對自身的銷售、生產、人事、財務等多個部門進行重新梳理，不斷了解企業的生產技術水平能力、庫存狀態、銷售情況、、財務狀況和各崗位的人事設置情況等。只有企業充分掌握全面的基本資料后才能明確企業的發展方向、產量、大小，進行長短期的戰略規劃和布局，通過財務生產及市場信息，設計可行性的方案。總的來說，檔案材料通過多年精確有效的記錄，能夠為企業的改革提供完備的信息，在企業戰略重組時打下數據支持，促進企業改革發展的有效運行。

3.為企業在文化建設過程中提供充足的素材

一個企業的改革和發展離不開企業文化的建設，企業文化在一定程度上能夠凝聚人心，強化員工的責任感和歸屬感，提高員工的工作積極性。在建設企業文化時需要與時俱進，根據企業改革發展的理念而不斷深入和定義。企業在建立之初會根據創始人的價值觀而形成一定的企業文化，企業會隨著時代的變遷不斷壯大企業文化。企業文化的發展需要保留歷史根源，提煉優秀的文化精髓，不斷形成獨特的企業文化。因此，檔案管理在企業改革發展中為企業設立優質的文化，將企業的文化加以宣傳，提升企業的形象。

三、發揮檔案管理在企業改革發展中的措施

1.重視檔案管理工作

企業檔案管理工作想要做得更好，促進企業的整體發展。首先，企業需要重視檔案管理工作，加大檔案管理的宣傳力度，轉變傳統的管理方式。企業的領導需要認識到檔案管理工作的意義，及其對于企業發展的價值和重要性，樹立正確的檔案管理意識。其次，企業領導需要加強對員工的培訓工作，保證檔案管理人員在認真工作，嚴格做好員工入職工作，按照真實情況填寫檔案信息。同時，鼓勵他們結合信息化的管理方法，促使檔案管理工作變得方便，快速。另外，企業可以安排相應部門對其檔案工作進行監督，防止出現虛假信息的記錄，保證每一個員工資料的真實性，每一條財務、銷售、生產、技術信息的真實，為企業創造更豐富可靠的檔案信息，推動企業的改革和發展。

2.加大投入，對檔案內容分類管理

企業需要認識到檔案管理存在的問題，加大投入。首先，加大人員培訓力度，引進高素質、能力強的檔案管理專業人才，提升檔案管理的質量和水平;其次，加大對硬件和軟件設施的投入，保證工作人員可以利用先進的計算機技術，對檔案工作進行信息存儲查找不斷實現信息化管理，方便檔案的利用，提升了檔案查找的工作效率。與此同時，傳統的企業檔案管理內容較為復雜，無法在第一時間找到相應的內容，那么對檔案內容進行分類管理，方便后期查閱。

3.結合信息化技術管理檔案，注重安全性

企業檔案工作需要跟上信息化時代的腳步，結合硬件設施和軟件設施，利用信息化技術對其進行管理。在傳統的檔案管理基礎上開發相應的管理信息軟件，特別需要注意的是保證軟件的安全性，防止黑客盜取企業員工、銷售、生產等相關數據信息，提高企業檔案的使用價值，促進企業的改革發展。這樣一來，不僅改變了傳統紙質存儲的管理模式，在一定程度上保證了企業檔案管理的安全性。

4.規范檔案管理的流程

首先，檔案管理的流程需要以企業改革發展服務為根本，不僅需要為企業改革發展提供有效全面的檔案信息，還需要為企業改革發展提供高效便捷的檔案查詢服務。基于此，檔案管理的流程可以結合《檔案法》和多種文獻的數據進行指導，再結合本企業的實際情況，建立檔案規則和制度。其次，根據便捷檔案使用人才閱讀檔案的原則，建立核心內容和目錄，讓檔案使用者能夠在較短的時間內查閱到有效的信息。最后，建立健全檔案管理的考核制度，由于檔案管理和查閱過程中容易出現檔案遺失信息泄露等問題，需要納入考核，將責任落實到人，保證檔案管理符合各項管理標準，保證企業改革發展中科學有效的檔案管理。

5.樹立主動積極的服務意識

企業檔案管理需要以企業改革發展的戰略目標為基礎，在部門內部大力宣傳主動服務的意識。嚴格要求檔案管理人員根據企業改革發展中所需的檔案信息進行歸檔和分類，主動為檔案使用人提供相應的檔案材料，然后結合企業改革發展的實際需求，深入各個職能部門，與負責人進行溝通，有效地將各部門的重要文件和信息進行整理和歸檔。檔案歸檔過程中需要主動研究企業在改革發展道路中需要的相關文件，主動了解檔案的相關信息內容，積極地為企業決策層提供有效的檔案參考數據，推動企業的改革和發展。

四、小結

在企業改革發展過程中，企業需要對檔案管理引起高度重視，根據目前存在的問題加以改正，轉變企業傳統的紙質檔案管理模式是必然的。提高檔案管理意識，規范檔案管理工作，結合信息化技術進行檔案管理，樹立積極主動的服務意識，將企業的檔案管理工作做得更加透徹和規范，促進企業改革發展過程中的進步。

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（作者單位：陜煤實業集團）