試論大數據時代下城建檔案管理的信息化發展

劉寶雄

摘 要：城建檔案記載了城市建設與發展過程中的點點滴滴，對城建檔案的維護要求從安全、系統、準確、完整四個方面為出發點，以保障城建檔案被有效利用。在大數據時代下，城建檔案的內容豐富程度呈現出質的飛躍。檔案管理部門必須制定更符合時代發展的管理標準，創新服務模式，提升服務意識，在檔案管理技術、手段、管理途徑等方面加以創新，符合大數據時代特征。本文分析了城建檔案信息化管理所面臨的挑戰，研究了目前檔案管理出現的問題，并在此基礎上提出幾點信息化發展策略。

關鍵詞：城建檔案管理;大數據時代;信息化建設

大數據時代的到來不僅意味著在工作思想上必須有所轉變，其對工作方式的影響更為深刻。城建檔案承載著一座城市的歷史與未來，隨著網絡等新科技的廣泛應用，城建檔案的安全保管與建存檔工作悄然發生了改變。在促發展、調結構、轉方式的總體要求下，城建檔案管理必須更符合大數據時代的需求，向信息化建設方面盡快轉型。

一、城建檔案信息化管理面臨的挑戰

1.升級改造任務緊迫

在大數據時代下，城市檔案管理向著信息化方向發展必須抓緊時間完成升級改造任務。無論是軟硬件還是從業人員，均需更符合大數據時代對城市建設檔案管理的相關要求。隨著我國城市建設的發展，各地方都認識到了城建檔案管理信息化建設的重要性以及必要性，加大了重視程度。一些主管部門也通過微博、微信公眾號等多種形式發布城建相關信息。因此，城建檔案管理必須在建設及發展方式上加以改造，更符合現代的工作需求，讓從業人員通過進一步培訓教育掌握更先進、系統性的現代管理能力與知識，讓城建檔案管理系統更適應用戶需求，提供更優質的服務。除此之外，數據的數量與質量均應有所保障，讓數據庫涵蓋更多元化、更豐富的信息。

2.服務模式亟待轉變

城建檔案管理的信息化建設必須更符合電子化辦公模式。傳統檔案的保管、收集、整理、歸檔等方式已經無法滿足大數據時代下的需求。檔案管理必須逐漸普及電子通訊網絡以及電子檔案系統軟件，將傳統紙質版逐漸向電子版過渡。因此，主管部門必須組建電子系統檔案館，讓用戶能夠通過手機或電腦登錄來查詢信息，加大對電子檔案系統軟件的維護與升級工作，在保障用戶使用體驗的同時不斷升級系統、擴充數據容量。

3.制度改革迫在眉睫

隨著大數據時代的到來，我國在城建檔案管理方面的政策法規處于不斷完善之中，城建檔案系統的參與人群將逐漸放低門檻。一些包含盈利性民間組織的機構同樣會通過BT、PPP等方式投身其中。傳統城建檔案政府一家獨大的局面將被直接轉變，這種新的格局將對城建檔案管理的升級改造建設起到極大促進作用，并對相關從業人員職業素養、服務水準起到督促效果。在市場競爭機制背景下，檔案管理行業系統的優勝劣汰與自我凈化將逐漸發揮功效，城市檔案管理信息化建設處于被推動狀態，體制機制的改革與檔案管理系統、人事制度改革密不可分，可較好解決待遇、職務、職稱等相關問題，對檔案從業人員的積極性起到明顯調動作用，并吸引更多優質人才投身其中。

二、城建檔案管理信息化發展存在的問題

1.意識不強

城建檔案管理人員的工作意識直接影響了其信息化管理的發展進程。不少城建管理人員在信息化建設方面意識不到位，并未認識到信息化發展在大數據時代下的必然性與必要性，在管理手段上缺乏相對先進的技術與方法，仍采用傳統老舊的方式展開人工信息整理與收集，物力、人力產生大量浪費，也直接制約了城市化建設發展的速度，導致我國不少城市城建檔案管理制度仍處于不全面狀態。

2.隊伍老齡化

新聘用的年輕人才雖說在檔案管理方面接受了更具系統化的教育，但在實際操作中卻缺乏經驗，對檔案管理的各項業務缺乏熟悉感，無法獨立勝任工作，因此只能夠由老員工帶領完成各項工作任務，對信息化的高效建設產生阻礙。老員工難以掌握信息化所涉及到的各項軟硬件設備，對信息化建設不認同，仍延續老套方式進行工作，人才隊伍呈現出青黃不接狀態，造成信息化發展資源浪費。

3.分塊化現象

目前，我國不少地方政府已經成立了城建檔案管理部門，但在具體職責以及工作范圍的界定方面并未形成統一化。一些地方在各行政主管部門設置檔案室來對城建檔案展開管理，如教育部門建設檔案由教育局管理、衛生部門建設檔案由衛生局管理、交通建設檔案由交通局管理;一些地方在檔案局下設二級科室來完成城建檔案的分享、收集、管理;一些地區在住房城鄉建設局下設檔案室，對建設檔案安排市政建設處、房地產管理局等二級機構實施分塊分項管理。

三、城建檔案管理信息化發展策略

1.提升正確認知

檔案管理工作者必須認識到時代為檔案管理工作所帶來的機遇與挑戰，必須進一步增強信息化建設力度，否則檔案管理工作將無法滿足社會要求。對于城建檔案管理而言，思想問題屬于基本性問題，信息化建設必須建立在思想重視基礎之上，通過學習先進的信息化建設方法、汲取其他城市信息化建設相關經驗尋求新的出路。在我國，城市建設檔案管理工作起步較晚，基礎相對較為薄弱，相關工作者必須更有的放矢的展開信息化建設培訓，認清差距，以堅實的腳步邁向承建檔案信息化道路，推動檔案管理效力切實提升。

2.組建專業隊伍

對內強化素質、對外樹立形象，充分發揮城建檔案管理者的主觀能動性，強調其在信息化建設方面硬件操作水平、軟件利用率、信息化意識等方面的培訓，提升其專業素質水平。為檔案從業者提供更系統化的培訓方案與時間，以保障其檔案管理能力符合信息化建設需求。可通過以課代訓、系統性培訓等方式來保障其業務素質與綜合素質。在人員聘用上通過績效獎勵、競爭性上崗等方式激發其服務意識與專業意識，引進更多檔案管理專業性人才，并在短時間內完成崗位培訓，以保障檔案管理隊伍新鮮血液所占比例。組建一只專業的檔案管理隊伍，對于信息化建設與發展可起到極大促進作用。

3.完善管理制度

檔案管理的信息化發展必須從源頭上解決管理分塊化嚴重的問題，下決心打破部門及行業的限制，走出條塊分割嚴重、政出多門的格局。借鑒先進地區或國家的做法，在檔案管理部門劃分機制上相對統一化，實現項目監管分離，避免出現資源浪費、信息零散、部門職權交叉的問題。對各部門之間的信息與資源統一整合，確保城建檔案管理能夠有條不紊的加以歸總，各類信息資源得到更專業妥善的保管。在規章制度層面，應認識到目前管理系統存在制度缺位、監管混亂、條塊分割嚴重的問題，強化檔案門檻制度建設，明確建存檔案主體、監管主體等，以保障城建檔案建設的合法性、規范性與嚴肅性。

4.創新工作方法

現如今城建檔案多數為紙質檔案，例如，城市勘測檔案、城市規劃檔案等。在大數據環境下，這些檔案可安排專業人員轉化為數字檔案并儲存于相關數據庫中，以便于檔案能夠被更便捷的查閱、分類、整理、編目，同時也可保障檔案數據的安全無損性。這項工作應在短時間內完成，為信息化建設提供基礎，以盡快完成傳統管理與信息化管理之間的有效轉換。在管理系統方面，由于城建檔案涉及到的資源較多，可充分利用數字技術、網站技術、新媒體技術等，建立信息共享平臺，并連接檔案管理信息系統，形成更綜合性的系統，以保障城建檔案在區域內自由流通。最后，應強調檔案館服務功能，在信息技術幫助下滿足民眾對城建檔案瀏覽與查閱的需求。信息服務工作可開發更安全、流暢、便捷的手機app，以便于用戶隨時查閱并了解檔案館舉辦的各項活動。讓城建檔案不再單一作為信息存儲的空間，而是利用該渠道為人民提供創新服務。

四、結束語

對于城建檔案管理而言，大數據時代為其帶來了挑戰與機遇，檔案管理必須有所轉型，以更符合時代要求。信息化建設是檔案管理轉型的必然方向，城建檔案管理必須落實信息化建設與發展，實現對檔案的高效利用。

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（作者單位：武漢世紀科怡科技發展有限公司）