農村不動產登記資料立卷歸檔與檔案裝具的實踐研究

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近年來，隨著農村不動產登記工作的開展，不動產登記檔案工作壓力驟升，在強化不動產信息系統建設的同時，原始資料的規范化整理成為難點。筆者在從事檔案技術服務過程中，結合不動產資料特點，參考行業規范，對農村不動產檔案的立卷歸檔與裝具、目錄等進行了研究設計，經過實踐，具備可行性。此項工作延伸了檔案服務，進而為農村不動產登記檔案數字化后，實行雙套制進館奠定了基礎?，F就立卷歸檔過程與裝具設計等內容進行論述，與業界同仁商榷。

一、農村不動產登記資料立卷歸檔要求和規范

農村不動產檔案是指農村在不動產登記過程中形成的已經辦理完畢的具有保存和利用價值的文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄。目前，國家尚無農村不動產登記檔案整理的統一標準，不少單位尚處在檔案資料的形成階段，導致材料積壓，這對實體檔案的查閱及進館工作造成被動。因此，制定行之有效的不動產登記資料立卷歸檔方法，設計制作方便管理、查閱的裝具成為當務之急。

（一）農村不動產登記檔案內容及要求

農村不動產登記檔案包括不動產登記審批表、不動產登記申請書、申請人身份證明、不動產權籍調查表、宅基地及房屋情況說明、不動產實地查看記錄表、不動產首次登記公告、詢問筆錄等。不動產登記資料書寫應當符合標準、字跡工整、圖樣清晰、數據準確、符合立卷歸檔要求。手工填寫的內容，字跡要清晰工整，要用耐久性的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水、墨汁等。簽字、手印、印章等法律標識要齊全，清晰有效。有效身份信息，如戶口簿、身份證等的復印件應當清晰、完整。通過數據接口推送過來的文件，應當有檔案用章。

（二）農村不動產登記資料的立卷歸檔規范

1.立卷原則。不動產登記檔案立卷采用一件一卷原則，即每辦理一件登記所形成的材料立一個卷。

2.卷內文件的排列。不動產登記檔案卷內文件排列，應按照不動產權屬變化、權屬文件形成時間結合事由，文件主次關系為序。

3.卷內文件頁號的編寫。編寫頁號一律使用阿拉伯數字，起始號碼從“1”開始。單面書寫的文件在右上角編寫頁號；雙面書寫的文件，正面文件在右上角編寫頁號，反面文件在左上角編寫頁號。有文字、圖表的算一頁，空白頁不算。封面、卷內目錄、卷內備考表不編頁號。

4.卷內文件目錄的填寫。按卷內文件的排列順序，給每份文件編一個順序號，不重復，不遺漏。填寫文件自身的標題，不得隨意更改和省略。如文件沒有標題，應根據文件內容準確、簡練地擬寫一個標題，并加“[ ]”號。文件名欄內不允許填“其他”。填寫文件實際所在的頁號。如文件有多頁，應明確填清“XX-XX”頁，不得只填文件第一頁的編號。在備注中填寫需要說明的內容。

5.備考表的填寫。立卷人：負責文件整理、立卷歸檔的人員姓名。檢查人：負責檢查歸檔文件整理、立卷質量的人員姓名。日期：歸檔文件整理、立卷完畢的日期。卷內文件說明：需要說明的情況。

二、農村不動產登記檔案裝具的標準與填寫

（一）檔案盒與卷皮的標準與填寫

1.檔案盒的標準

（1）檔案盒的尺寸為：封面320mm×230mm（長×寬），盒脊厚度可以根據需要設置為20 mm、40 mm、60mm等規格，用250克無酸紙制作。

（2）檔案盒的封面項目包括：立檔單位名稱、權利人姓名（名稱）、資料名稱、卷數、歸檔日期。

2.卷皮的標準

（1）卷皮的尺寸為：封面298mm×215mm（長×寬），封底298mm×280mm，用145克牛皮紙制作。

（2）卷皮的封面項目包括立檔單位名稱、檔案類型、登記類別、坐落、宗地號和權利人姓名（名稱）。

3.檔案盒書寫要求

（1）檔案盒的填寫可采用計算機打印或手工填寫。手工填寫時應使用碳素墨水，字體工整，不得涂改。

（2）權利人姓名：盒內只裝一卷的填寫不動產權利人姓名（名稱），裝多卷的填寫XXX權利人等的字樣。

（3）資料名稱：簡要概括盒內內容填寫。

（4）如實填寫起止卷號（一個村為一個流水號）、歸檔日期。

（5）盒脊：填寫全宗號、年度、宗地號、坐落、保管期限、起止卷號、盒號等。宗地號要全寫，年度四位數。坐落，可簡寫。保管期限，統一用漢字表示。

4.卷皮書寫要求

（1）卷皮的填寫方式與用材同檔案盒。

（2）登記類別：按照不動產登記申請書登記類型填寫。

（3）坐落：填寫實際位置。

（4）宗地號：填寫全部號碼。

（5）權利人姓名：要填寫全部權利人，不可省略。

三、農村不動產登記檔案的裝訂、裝盒

（一）裝訂前的準備工作

1.將文件上的金屬物全部剔除干凈，操作時不得損壞文件。

2.破損的或幅面過小的文件材料應用A4開白襯紙托裱，一張白紙只準托一張文件，不得一張白紙托兩張以上（包括兩張）文件。

3.卷內文件大于A4開的，應按A4開大小折疊取齊，并注意預留出裝訂邊際，便于展開翻閱。

4.核對卷內目錄與卷內文件是否一致；核對檔案盒封面上的姓名（名稱）與卷內文件上的姓名（名稱）是否一致。姓名（名稱）不可用同音字或隨意簡化字代替。

（二）農村不動產登記檔案的裝訂

1.將文件資料向左下角對齊。裝訂孔以不遮掩文字、圖表為好。

2.采用在文件左側裝訂的方式，宜采用“三孔一線”的方式裝訂，裝訂長度160mm，孔距80mm，用線繩裝訂，結頭打在背面。

3.大型圖紙折疊后過厚的，應在裝訂線位置加入墊片，使其保持平整。

4.卷內文件資料與卷皮裝訂在一起，做到整齊美觀牢固，不壓字、不掉頁、不妨礙閱讀。

（三）農村不動產登記檔案的裝盒

同一個宗地號的登記檔案卷裝一個盒，根據該宗地號內登記檔案的多少選擇適當厚度的檔案盒，盒內要留出一定的富余量；該盒裝滿，則裝入另一檔案盒，依次排列。

四、農村不動產登記檔案的檢索

本著“簡化整理，深化檢索”的原則，農村不動產登記檔案的檢索通過不動產登記網上服務平臺實現?？赏ㄟ^數據格式轉換，實現向綜合檔案館檔案管理系統數據推送。以鄉鎮（街道）為單位，編制案卷目錄，內容包括涉及全宗號、年度、宗地號、坐落、起止卷號、盒號等，放置檢索室內，以備查考。