關(guān)于檔案信息化推進情況的調(diào)研與思考
——以中國鐵路濟南局集團有限公司為例

文·

一直以來，中國鐵路濟南局集團有限公司黨委高度重視檔案信息化工作，2008年開始研發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，2009年推廣使用，2016年系統(tǒng)功能拓展升級，實現(xiàn)“存量數(shù)字化、增量電子化”，檔案收集、整理、保管、利用、編研、指導(dǎo)等業(yè)務(wù)網(wǎng)上辦公，具有傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、檔案資源整合與傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息服務(wù)便捷化等特點。為進一步深入推進檔案信息化建設(shè)，近期，中國鐵路濟南局集團有限公司對所屬65個單位的檔案信息化推進情況進行了全面調(diào)研和分析思考。

一、總體情況

中國鐵路濟南局集團有限公司在具備條件的所屬單位全面推廣運用檔案管理信息系統(tǒng)，并跟進指導(dǎo)，分地區(qū)召開推進會，多次進行有針對性地督導(dǎo)。現(xiàn)有45個所屬單位應(yīng)用檔案管理信息系統(tǒng)，開展了數(shù)字化工作，占69.23%。有的單位辦公室主任親自協(xié)調(diào)解決相關(guān)問題，積極推進工作。特別是專門配備數(shù)字化設(shè)備，保證工作落實。多數(shù)單位能夠應(yīng)用檔案管理信息系統(tǒng)對電子檔案管理，并按照重要、常用、急用、永久及長期的順序，對室藏紙質(zhì)和其他載體各門類檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換及歸檔，建立室藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫。

目前，已初步建立檔案信息共享機制，將檔案信息的科學(xué)管理及利用整合在統(tǒng)一平臺，實現(xiàn)檔案信息快速、準確查詢。信息化對檔案管理規(guī)范化、提高工作效率發(fā)揮了重要作用。比如，原來查閱人事令一般需40分鐘左右，現(xiàn)在基本實現(xiàn)秒查。檔案利用的查全率、查準率較以往也有明顯提升。檔案管理信息系統(tǒng)目錄中心拓展了檢查指導(dǎo)時空，成為促進檔案管理規(guī)范化的“助推器”和“第三只眼”。特別是在新冠肺炎疫情期間，檔案業(yè)務(wù)檢查指導(dǎo)不但沒受影響，反而借助檔案管理信息系統(tǒng)提高了督導(dǎo)效率與質(zhì)量。各考核業(yè)務(wù)量直接從系統(tǒng)導(dǎo)出，“工作可追溯、考核有依據(jù)”，讓考核在陽光下進行，增加了考核結(jié)果的公平公正。由此帶來學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)氛圍趨于濃厚，各單位檔案人員積極學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，加強溝通，主動向業(yè)務(wù)主管部門或兄弟單位咨詢，幫助新檔案人員解決問題。各單位之間互相幫助，熱心分享經(jīng)驗。

二、存在問題

（一）檔案信息化工作投入精力不足

中國鐵路濟南局集團有限公司所屬65個單位只有兩個單位檔案人員是專職，其它單位檔案人員都是兼職且兼職較多，一般兼職3項工作。檔案人員忙于日常工作，對檔案管理工作，特別是檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用投入時間不夠，不能做到電子文件按時歸檔，照片檔案等不能及時應(yīng)用系統(tǒng)管理。同時，檔案管理工作一般不是緊急的，在兼職較多、時間精力有限情況下，檔案人員先做緊急的其它兼職工作，檔案管理工作除查閱檔案外，一般每周最多有一天時間專門落實，因此少數(shù)單位電子檔案只有目錄級管理，未進行電子文件歸檔管理。另外，檔案數(shù)字化工作因工作量大，占用時間較多，檔案人員沒時間落實。數(shù)字化人員一般是以干代培形式的臨時人員，許多單位因無相關(guān)人員，數(shù)字化工作未開展或停滯。

（二）檔案人員專業(yè)素質(zhì)還需提高

檔案人員兼職較多，忙于日常工作落實，基本沒時間學(xué)業(yè)務(wù)。許多單位檔案人員因未認真學(xué)習(xí)檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用說明、數(shù)字化工作流程等，在工作中遇到問題時無法解決，影響工作質(zhì)量與效率。如電子公文流轉(zhuǎn)完成后及數(shù)字化檔案上傳系統(tǒng)后未進行系統(tǒng)內(nèi)歸檔管理。許多單位對重大活動聲像檔案（照片、視頻等）未利用系統(tǒng)管理。個別單位對電子檔案的保管期限、案卷或文件題名等著錄不準確、不規(guī)范。還有不少檔案人員遇到問題因缺少主動溝通，致使問題得不到解決，工作推進受到影響。比如，遇到人員、設(shè)備等問題未向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報；遇到系統(tǒng)使用等專業(yè)問題未及時向業(yè)務(wù)主管部門咨詢或反饋。檔案人員畏難、消極等待思想嚴重。

（三）檔案信息化工作推進不平衡

運輸業(yè)33個單位都在推進，總體質(zhì)量比較好，管理規(guī)范，歷年文書、會計、照片檔案等基本都應(yīng)用檔案管理信息系統(tǒng)，推進很好的單位占21%。非運輸業(yè)19個單位（含3個新建單位）中11個單位在推進，系統(tǒng)應(yīng)用不全面，管理基本規(guī)范，主要對近年文書檔案應(yīng)用系統(tǒng)管理，推進比較好的單位占16%。合資公司、指揮部5個單位中只有膠濟客專應(yīng)用系統(tǒng)和開展數(shù)字化。其它單位8個因單位撤并、新建等原因未開展此項工作。

三、提升方向

（一）提高重視程度，扎實有效推進

中國鐵路濟南局集團有限公司要進一步重視檔案信息化建設(shè)，加強統(tǒng)籌規(guī)劃，更好地推進檔案信息化工作。一是使檔案人員合理兼職，保證檔案管理工作時間，特別是開展信息化工作的時間，確保各門類各載體電子檔案及時規(guī)范管理。二是切實把室藏檔案數(shù)字化工作列入本單位重點工作整體規(guī)劃，制定完善本單位《室藏檔案數(shù)字化實施方案》，盡快落實人員設(shè)備，確保數(shù)字化工作有效推進。三是檔案人員要主動匯報溝通，確保及時解決推進中的問題。

（二）健全規(guī)范制度，強化培訓(xùn)效果

要堅持問題導(dǎo)向，采取有效措施，制定完善相應(yīng)管理制度，細化優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容。一是責(zé)任心培育是前提，有了責(zé)任心才能調(diào)動主觀能動性。責(zé)任心培育需要在常態(tài)化“持續(xù)抓、抓持續(xù)”上下功夫，貫穿于日常工作中。二是規(guī)章制度管理是基礎(chǔ)，解決“怎么干”的問題，規(guī)章制度管理需要在“實用、實效”上下功夫，針對問題完善制度標準等。工作中明確負責(zé)人員、分工、標準和考核等，不能流于形式，特別是把物質(zhì)激勵與精神激勵有機結(jié)合，把培訓(xùn)與收入分配、職稱評定、評先樹優(yōu)緊密結(jié)合，調(diào)動學(xué)業(yè)務(wù)的積極性，形成比學(xué)趕幫超的良好氛圍。三是培訓(xùn)是關(guān)鍵，解決“會不會干”的問題，這也是改變現(xiàn)狀的當務(wù)之急。培訓(xùn)需要在“真培、真學(xué)、真考”上下功夫。根據(jù)存在問題，細化完善培訓(xùn)內(nèi)容，使之具有針對性和可操作性。可舉辦檔案信息化專題培訓(xùn)班，答疑釋惑，進一步明確和規(guī)范制度辦法、系統(tǒng)操作標準、流程及電子檔案管理等，并選擇工作開展推進好的單位介紹經(jīng)驗，做好經(jīng)驗分享。

（三）抓好過程管控，提升數(shù)據(jù)質(zhì)量

在增強檔案保密意識，加強數(shù)字化人員和系統(tǒng)管理，確保檔案信息安全基礎(chǔ)上進一步提高數(shù)據(jù)質(zhì)量。根據(jù)各單位共性和個別突出問題，進一步完善系統(tǒng)校驗功能，把好數(shù)據(jù)入庫關(guān)。通過系統(tǒng)程序全檢和人工抽檢相結(jié)合的方法，完善對數(shù)據(jù)質(zhì)量的把控。通過校核明確指出對應(yīng)字段的錯誤，使整改更有針對性、便捷性，并通過整改進一步鞏固對相應(yīng)標準的理解掌握。同時建立問題庫，各單位檔案人員分享經(jīng)驗，避免問題發(fā)生。在抽驗中發(fā)現(xiàn)問題，通過系統(tǒng)整改申報等追溯相關(guān)單位人員責(zé)任，確保質(zhì)量全過程實時可控。

（四）加強監(jiān)督指導(dǎo)，抓實問題整改

中國鐵路濟南局集團有限公司檔案館利用多種形式加強指導(dǎo)，明確了信息化工作聯(lián)系電話和在線業(yè)務(wù)指導(dǎo)方式。強調(diào)各單位信息化工作推進情況納入年度檔案管理重點考核內(nèi)容，以扎實推動信息化工作開展。加強指導(dǎo)，可以幫助解決實際問題，推動工作落實。檢查考核，是管理手段和保障，解決的是“有沒有按要求干”“不按要求干怎么辦”的問題，推動專業(yè)管理形成閉環(huán)、取得實效。抓得緊、考核到位，就能樹立導(dǎo)向、形成習(xí)慣，這需要在“提素質(zhì)、盯問題、抓整改”上下功夫。重點做到“三個結(jié)合”：一是全面查與重點查相結(jié)合。既要全面監(jiān)督檢查，更要突出重點單位，特別是新建單位、撤并單位、指揮部和未開展信息化工作的單位，提高監(jiān)督檢查的針對性和實效性。二是發(fā)現(xiàn)問題與解決問題相結(jié)合。不檢查、不通報、不考核，好的制度在執(zhí)行過程中變了樣。加大監(jiān)督指導(dǎo)力度，與年度單位經(jīng)營業(yè)績掛鉤，與個人職稱關(guān)聯(lián)，以此激發(fā)和調(diào)動積極性，將抵觸心理變?yōu)榻邮芎蜌g迎。定期考核、定期通報，對優(yōu)秀的單位提出表揚，對落實單位提出整改要求。三是考核后整改閉環(huán)。考核不是工作的結(jié)束，應(yīng)對落后單位提出整改要求，指導(dǎo)完成整改。通過考核促進落實后單位的改進，才是考核的目的。