大數據時代檔案管理創新路徑分析

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近年來，大數據在各行各業嶄露頭腳，并發揮出巨大優勢。大數據為我們的工作、生活帶來了便利，同時也對每一個行業和業務職能領域帶來了劇烈的沖擊。隨著大數據時代的縱深發展，以大數據理念開展檔案數字化管理工作，推動檔案工作從傳統管理模式走向“互聯網+”檔案數據管理模式勢在必行。大數據時代，檔案管理工作如何開展，如何創新，前方的路該怎么走，是我們當前亟待思考的問題。

一、大數據時代需要面對的挑戰

（一）對檔案社會角色的挑戰

2018年10月31日，山東省大數據局掛牌成立，明確了大數據的具體管理者。但“大數據”是個大命題，不是單靠哪一個單位或者部門可以獨立承擔的，必須各部門通力合作。在大數據時代里，檔案部門是繼續沿用傳統的紙質檔案管理方法，延續你來我查的單一被動服務模式，還是更好地契合時代的步伐，讓越來越多的傳統檔案管理走向科技含金量更高的“大數據”數字化管理，盡快實現從“管檔案”到“管數據”轉變，加快新舊動能轉換，降低因因循守舊而被邊緣化的危機感，擔負起做好大數據檔案收、管、用的責任，需要檔案管理者正確審視定位。

（二）對檔案資源建設的挑戰

大數據時代，海量的數據使得檔案數據資源建設的難度大大增加。一方面，數據來源渠道途徑廣泛，機關團體、企事業單位、社會組織和個人都是數據的生產者，每個個體日常工作生活中產生的信息記錄都可以組成一個個特殊的小型檔案庫。同時，每個個體也都有可能通過網絡平臺將檔案信息傳遞、發布和推廣，成為數據的開發者[1]。分散在網絡環境中的數據可以自由生產、自由管理、自由流通，就使得數據的收集歸檔變得極為復雜。另一方面，數據資源價值鑒定難度增大。由于大數據是對活動的“全程記錄”而非“有用才被記錄”，就使得大數據的價值密度較低，而且網絡環境中各種數據泥沙俱下、參差不齊、真偽難辨，如何在沙里淘金，做好數據資源價值鑒定，考驗著檔案工作者的智慧和技能。我們已身處在信息技術高速發展的大數據智能時代，沒有大數據思維，只能被時代淘汰。

（三）對檔案管理利用工作的挑戰

檔案管理方面，主要是檔案數據安全面臨挑戰。由于檔案數據信息量大，價值密度高，很容易成為網絡黑客攻擊的目標。因此，大數據時代讓檔案的安全可靠性面臨重大挑戰，同時，由于大數據時代提倡個性化服務，為服務對象提供私人定制，就需要獲取個人信息，對個人隱私安全也存在隱患。

檔案利用方面，主要是融合、分析、挖掘數據和創新服務方式的挑戰。大數據時代因為信息海量，同樣一件事的檔案信息常分散在不同的數據庫，如何將大量分散的信息進行融合、分析，并從中挖掘出利用者需要的價值，這是對檔案管理者能力提出的挑戰。另外，大數據帶來了信息服務的大變革。一些網絡平臺都已實現了依據個人所好定制的個性化服務，受到廣大網民的青睞。相比之下，檔案信息的服務方式仍局限于簡單的應利用者需求而定的被動查檔服務，服務產品也品種單一、內容陳舊，無法適應大數據時代人們個性化服務需求的大趨勢，這對檔案工作的終極目的利用服務工作提出了挑戰。

（四）對檔案工作人員的挑戰

隨著信息技術的不斷發展，檔案工作人員愈來愈體會到自身在思想觀念、知識結構和工作技能等方面面臨的挑戰。在大數據應用下，“互聯、互通、共享、便民、安全”的大數據思維已成為時代名詞，長期以來，檔案管理上強調嚴肅保密，服務上處于半封閉狀態，這都與數據管理要求的前期控制、全程管理、個性化服務相去甚遠。檔案管理人員急需更新觀念，解放思想，與時俱進，跟上時代發展的步伐。在知識結構和工作技能方面，檔案工作人員多以檔案學、管理學方面的專業人才為主，熟練于傳統紙質檔案的管理工作，對于現代信息技術方面的知識較為欠缺，工作技能明顯不足，這已成為當前檔案工作人員創新發展的瓶頸。如何提高檔案工作人員挖掘數據、管理數據、統計數據、分析數據的綜合能力，使自己成為檔案“軟知識”和“硬數據”的綜合技能型人才，這對檔案工作人員的能力提升提出了挑戰。

二、積極迎接挑戰，尋求自身發展

（一）快速積累，做大檔案大數據

現階段檔案信息資源建設主要分為兩部分，存量檔案數字化和增量檔案電子化。實現存量檔案數字化和增量檔案電子化是落實國家檔案信息化戰略安排，是適應大數據時代檔案工作發展的需要。存量數字化已經開展了很長一段時間，積累了比較成熟的經驗，增量電子化是當前我們需要攻克的重點。在收集范圍上，由于大數據時代帶來了跨界融合，除了數字化檔案和公務活動中的電子文件外，網站數據、社交媒體數據、個人日志等網絡數據也逐漸被納入檔案數據的范疇[2]。檔案部門應盡快從狹義檔案資源觀向“大檔案觀”轉變，擴展檔案的歸檔范圍，深入分析如何在龐大的網絡環境中主動地獲取更多更全面的數據。另外，增量電子化的技術要求比存量檔案復雜得多，在保證電子檔案真實完整、可靠可用上都需要使用更多的技術手段，這需要檔案行政管理部門在較高起點上進行頂層設計、統一規劃和全面指導。要不斷完善增量電子化的標準制定和檔案信息管理系統的研發升級；要充分利用現代技術手段實現檔案資源建設的智能化，提高工作效率，做大檔案大數據。

（二）加快檔案信息資源共享的步伐

檔案信息資源共享一直進展緩慢。近年來，檔案數字化建設為檔案信息資源共享奠下基礎，下一步如何搭建平臺，盡快打通各系統和各部門檔案之間的壁壘，實現不同領域不同地域檔案資源數據整合，促進數據流轉，豐富檔案信息；如何有效鏈接存量數字化檔案和增量電子檔案的數據信息，都是當前加快檔案信息資源共享進程的重要任務。為實現最大限度的資源共享，將來我們還可以建立云檔案系統，將所有開放的檔案信息資源存儲其中[1]，這樣既可以縮減檔案存儲管理的成本，又可以使檔案利用打破時空的限制，真正體現在大數據環境中多種多樣檔案信息資源的社會共享。

（三）突出個性化，全面提高檔案服務質量

大數據時代智能化的挖掘技術和檢索技術為檔案服務提供了前所未有的便利條件。充分利用好檔案室藏數據，全面提高檔案服務質量是檔案工作的目標所在。首先，要從個性化上尋求突破。可以通過收集、分析、挖掘利用者數據，針對每一位利用者的查檔習慣、查檔內容，為其量身定制檔案服務，最大限度地滿足每一位利用者的個性化需求。其次，要提升檔案服務產品的質量和時效。大數據的實時采集相當于為我們儲備了新鮮的食材，智能檢索分析相當于為我們提供了高效的加工設備，就看檔案工作人員如何去烹飪。我們要做的就是根據利用者的喜好，用最快的速度加工出最鮮美的產品，第一時間提供到利用者手里。這個過程中速度和質量是關鍵。既快又好才能滿足利用者的需求，贏得大眾的認同。

（四）提高檔案工作者的整體素質

檔案工作者不僅要不斷更新檔案業務知識和專業技能，還要系統地學習信息處理、數據分析等方面的知識，努力掌握現代化的科技手段和管理技術，同時要廣泛涉獵網絡文化、用戶分析等各方面的相關知識。檔案行政管理部門要更多地創造機會加強對檔案工作者的教育培訓，拓寬其眼界格局，優化其知識結構，提高其整體素質。還要不拘一格廣攬人才，加快信息技術、數據分析等方面人才的引進，匯聚各界精英，以時不我待的緊迫感在時代的浪潮中抓住機遇迎接挑戰，努力開創檔案事業發展的新局面。