基于新制度下內(nèi)部控制視角的高校經(jīng)濟(jì)合同管理研究

徐愛芳

摘要：高校基于內(nèi)部控制視角加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同管理，有助于推進(jìn)依法治校，推進(jìn)高校的治理能力現(xiàn)代化，滿足高校內(nèi)部控制建設(shè)需求，順利實(shí)施政府會(huì)計(jì)制度。而當(dāng)前高校在進(jìn)行經(jīng)濟(jì)合同管理期間，還存在諸多不足和缺陷，整體管理水平有待提高。基于此，本文深入分析高校經(jīng)濟(jì)合同管理現(xiàn)狀，并結(jié)合相關(guān)問題，探討基于內(nèi)部控制視角的高校經(jīng)濟(jì)合同管理策略，為相關(guān)管理部門提供一定參考。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制;高校;經(jīng)濟(jì)合同;合同管理

高校經(jīng)濟(jì)合同管理直接影響著高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)運(yùn)行的規(guī)范性和有效性，從內(nèi)部控制視角加強(qiáng)高校經(jīng)濟(jì)合同管理，對(duì)促進(jìn)高校健康持續(xù)發(fā)展具有重要作用。但目前高校在進(jìn)行經(jīng)濟(jì)合同管理過程中，缺乏良好的內(nèi)部控制意識(shí)，合同管理體系也不夠完善，甚至一些高校沒有對(duì)經(jīng)濟(jì)合同實(shí)現(xiàn)歸口管理，經(jīng)濟(jì)合同的簽訂和執(zhí)行過程缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性和有力監(jiān)督，信息化管理水平也有待提高，嚴(yán)重影響著經(jīng)濟(jì)合同管理成效。因此，有必要對(duì)內(nèi)部控制視角下的高校經(jīng)濟(jì)合同管理進(jìn)行深入研究。

一、高校經(jīng)濟(jì)合同管理要點(diǎn)

1.對(duì)業(yè)務(wù)范圍進(jìn)行梳理

高校開展經(jīng)濟(jì)合同管理過程中，其涉及的業(yè)務(wù)主要是指經(jīng)濟(jì)收入、經(jīng)濟(jì)支出的相關(guān)行為。立足業(yè)務(wù)范圍角度分析，其主要涵蓋了貨物交易、服務(wù)交易、建筑工程設(shè)計(jì)、工程施工、款項(xiàng)結(jié)算等由管理部門所認(rèn)定要求必須簽訂經(jīng)濟(jì)合同的相關(guān)業(yè)務(wù)。立足高校部門范圍角度分析，其主要涵蓋了協(xié)作部門、管理部門以及責(zé)任部門等。高校要充分加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同管理，就要對(duì)業(yè)務(wù)范圍進(jìn)行準(zhǔn)確梳理。

2.制定控制目標(biāo)

高校開展各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)合同管理工作均需要圍繞一定目標(biāo)進(jìn)行，并對(duì)經(jīng)濟(jì)合同簽訂、執(zhí)行以及審批等環(huán)節(jié)涉及的要求和程序明確管理。另外，要按照一定周期對(duì)經(jīng)濟(jì)合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行評(píng)定，針對(duì)性采取有效措施加以優(yōu)化。

3.清晰確定審批權(quán)限

高校進(jìn)行經(jīng)濟(jì)合同管理過程中會(huì)涉及非常多的內(nèi)容，且內(nèi)容種類較為繁雜，實(shí)際管理工作為實(shí)現(xiàn)針對(duì)性管理，通常按照金額或合同種類劃分成一般合同、重要合同、重大合同。經(jīng)濟(jì)合同種類不同，其相應(yīng)的審批權(quán)限也會(huì)有所差異。合同審批期間涉及的關(guān)鍵審批責(zé)任人有校長(zhǎng)、副校長(zhǎng)、財(cái)務(wù)處長(zhǎng)、法規(guī)處處長(zhǎng)等，由于這其中牽涉多個(gè)人員，為了保證經(jīng)濟(jì)合同高效管理，要明確地把經(jīng)濟(jì)合同管理涉及的簽署、調(diào)查、談判以及結(jié)算審批等工作細(xì)化到具體的負(fù)責(zé)人身上，在審批權(quán)限清晰明了基礎(chǔ)上，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)合同管理工作有序開展。

4.全面識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制

經(jīng)濟(jì)合同管理過程中存在著諸多客觀風(fēng)險(xiǎn)和主觀風(fēng)險(xiǎn)，高校在對(duì)經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管理過程中，要科學(xué)制定業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和條理化的業(yè)務(wù)流程，細(xì)化業(yè)務(wù)內(nèi)容，全面考慮各項(xiàng)制度執(zhí)行力度、各崗位職責(zé)權(quán)限明確性、業(yè)務(wù)流程審核制度規(guī)范性以及不相容崗位分離等情況。同時(shí)，在經(jīng)濟(jì)合同管理期間要注意專門建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估小組，聯(lián)合定量、定性方式對(duì)各種風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)概率進(jìn)行判斷，科學(xué)分析發(fā)生有關(guān)風(fēng)險(xiǎn)會(huì)對(duì)高校后期發(fā)展產(chǎn)生怎樣的影響，針對(duì)性地制定有效應(yīng)對(duì)策略。

二、高校經(jīng)濟(jì)合同管理現(xiàn)狀

1.缺乏良好的內(nèi)控意識(shí)

高校在管理經(jīng)濟(jì)合同過程中，思想缺乏足夠重視，覺得經(jīng)濟(jì)合同只是學(xué)校有關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)當(dāng)中涉及的一種書面證明，未深刻理解經(jīng)濟(jì)合同的重要意義。在實(shí)際管理期間，缺乏良好的內(nèi)控意識(shí)，也不積極通過內(nèi)控管理強(qiáng)化經(jīng)濟(jì)合同管理，各項(xiàng)合同管理事項(xiàng)沒有嚴(yán)格按照高校內(nèi)部控制相關(guān)規(guī)范開展，甚至一些高校在開展一些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的時(shí)候淡漠法律，或礙于情面不進(jìn)行書面合同簽訂，或者簽訂的合同流于形式，合同內(nèi)容不夠嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致高校財(cái)務(wù)管理及經(jīng)濟(jì)運(yùn)行存在較大的潛在風(fēng)險(xiǎn)。

2.缺乏完善的合同管理體系

高校合同管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，合同內(nèi)容比較復(fù)雜，管理工作點(diǎn)多面廣，涉及多個(gè)管理層級(jí)和管理部門，業(yè)務(wù)范圍也比較廣。而一些高校沒有針對(duì)經(jīng)濟(jì)合同健全地制定全過程管理制度，相關(guān)運(yùn)行機(jī)制和管理體制還不夠完善。部分學(xué)校沒有專門針對(duì)合同管理組織相關(guān)機(jī)構(gòu)，很多合同管理辦法不夠完善，未能根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行及時(shí)修訂，致使很多制度內(nèi)容只是對(duì)合同管理的宏觀性指導(dǎo)，缺乏具體操作意見和規(guī)范要求。目前很多高校針對(duì)經(jīng)濟(jì)合同管理在歸檔保存、合同運(yùn)行管理、管理人員配備、監(jiān)督檢查、簽訂授權(quán)機(jī)制、崗位職責(zé)劃分、組織領(lǐng)導(dǎo)以及部門設(shè)置等方面均存在一定缺陷，難以保證合同管理效果。

3.經(jīng)濟(jì)合同未實(shí)現(xiàn)歸口管理

所謂歸口管理，指的是基于內(nèi)部授權(quán)審批控制和不相容崗位相互分離制度，將不同類型的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)合同實(shí)現(xiàn)合理化分類，各個(gè)類別的合同由不同部門進(jìn)行管理，相應(yīng)的管理職能部門即為歸口管理部門。但當(dāng)前大多高校都沒有合理地制定經(jīng)濟(jì)合同歸口管理機(jī)制，也沒有合理建立相應(yīng)歸口管理部門，各類經(jīng)濟(jì)合同缺乏分類管理。由于高校沒有合理地對(duì)經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行歸口管理，所以合同管理現(xiàn)狀比較散亂，很難進(jìn)行匯總和統(tǒng)計(jì)，期間對(duì)經(jīng)濟(jì)合同的歸檔保管、調(diào)閱查閱以及監(jiān)督檢查均存在不足，相關(guān)管理部門對(duì)高校經(jīng)濟(jì)合同實(shí)際訂立情況以及具體執(zhí)行效果很難實(shí)現(xiàn)全面把握。

4.經(jīng)濟(jì)合同的執(zhí)行缺乏監(jiān)管

高效經(jīng)濟(jì)合同的執(zhí)行過程屬于一個(gè)動(dòng)態(tài)過程，很多高校在合同執(zhí)行期間沒有專門安排有關(guān)部門與管理人員對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)管，通常只有經(jīng)辦人員以及執(zhí)行部門關(guān)注合同具體履行情況，而合同協(xié)管部門、歸口管理部門和主管部門相互之間溝通較少，缺乏有效的相互監(jiān)管。大多高校的合同歸口管理部門不能實(shí)時(shí)監(jiān)管合同執(zhí)行情況，財(cái)務(wù)部門對(duì)合同收支預(yù)算具體執(zhí)行進(jìn)度缺乏有效控制，而高校紀(jì)檢部門和審計(jì)部門則對(duì)合同執(zhí)行缺乏動(dòng)態(tài)監(jiān)督和跟蹤審計(jì)。

5.合同管理信息系統(tǒng)有待更新

當(dāng)前很多高校雖然也積極地通過信息化系統(tǒng)進(jìn)行合同管理，但是相應(yīng)的信息系統(tǒng)較為落后，缺乏及時(shí)更新，有的只是在OA上進(jìn)行合同流轉(zhuǎn)，大部分還要以手工形式進(jìn)行合同辦理。合同的傳閱也幾乎都是紙質(zhì)傳閱，工作效率相對(duì)低下，各部門之間難以順暢的溝通和傳遞合同信息。一些高校的財(cái)務(wù)系統(tǒng)和合同管理系統(tǒng)未建立關(guān)聯(lián)，不能對(duì)合同信息實(shí)現(xiàn)共享，高效經(jīng)濟(jì)合同管理工作難以保障相關(guān)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)維持正常運(yùn)行狀態(tài)，也無法滿足多校區(qū)管理需求。由于經(jīng)濟(jì)合同信息過于碎片化，管理滯后，財(cái)務(wù)部門不能準(zhǔn)確、及時(shí)地對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行計(jì)量和確認(rèn)工作，對(duì)高校執(zhí)行政府會(huì)計(jì)制度也產(chǎn)生一定影響。

三、基于內(nèi)部控制視角的高校經(jīng)濟(jì)合同管理對(duì)策

1.合同管理要樹立正確的內(nèi)部控制意識(shí)

高校要基于內(nèi)部控制加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同管理，首先要樹立正確的內(nèi)部控制意識(shí)。相關(guān)管理人員在實(shí)際管理中，要增強(qiáng)法律觀念和責(zé)任擔(dān)當(dāng)意識(shí)，及時(shí)更新現(xiàn)代化管理理念。高校管理層要加強(qiáng)內(nèi)部控制宣傳教育，在高校內(nèi)部營(yíng)造良好的內(nèi)部控制管理氛圍，保證經(jīng)濟(jì)合同管理和內(nèi)部控制工作兩者具有適應(yīng)性、制衡性、重要性和全面性，通過有效的內(nèi)部控制手段，強(qiáng)化經(jīng)濟(jì)合同管理效果。

2.健全地制定經(jīng)濟(jì)合同管理體制

要對(duì)高校經(jīng)濟(jì)合同加強(qiáng)內(nèi)部控制，就要基于高校實(shí)際情況，依據(jù)內(nèi)部控制相關(guān)制度建設(shè)需求，健全地制定經(jīng)濟(jì)合同管理體制。高校要合理組織合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組，組長(zhǎng)由校長(zhǎng)擔(dān)任，小組成員涵蓋紀(jì)檢、審計(jì)、招標(biāo)、財(cái)務(wù)、法律事務(wù)等部門負(fù)責(zé)人，全面、統(tǒng)一地對(duì)高校經(jīng)濟(jì)合同管理工作進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃和組織。將高校法律事務(wù)辦公室當(dāng)作合同管理主管部門，并負(fù)責(zé)建設(shè)高校合同管理相關(guān)規(guī)章制度。

3.對(duì)經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行歸口管理

高校在對(duì)經(jīng)濟(jì)合同實(shí)現(xiàn)管理期間，要基于內(nèi)部控制相關(guān)要求，合理劃分經(jīng)濟(jì)合同相應(yīng)歸口管理部門，對(duì)高校經(jīng)濟(jì)合同實(shí)現(xiàn)分類管理。歸口管理部門要對(duì)經(jīng)濟(jì)合同相關(guān)條款進(jìn)行嚴(yán)格審核，所有合同簽訂事務(wù)都要經(jīng)歸口管理監(jiān)管。通過經(jīng)濟(jì)合同的歸口管理，提升合同管理效率化、規(guī)范化和專業(yè)化程度。

4.對(duì)經(jīng)濟(jì)合同實(shí)現(xiàn)全過程監(jiān)督

高校經(jīng)濟(jì)合同管理具有一定動(dòng)態(tài)屬性，要加強(qiáng)跟蹤監(jiān)督和管理，確保每個(gè)合同管理環(huán)節(jié)都有指定人員進(jìn)行動(dòng)態(tài)化管理，尤其要跟蹤監(jiān)控重大、重點(diǎn)經(jīng)濟(jì)合同實(shí)際執(zhí)行情況。合同執(zhí)行部門有關(guān)人員要對(duì)合同執(zhí)行進(jìn)度進(jìn)行跟蹤管理，與合作方保持密切聯(lián)系，對(duì)物流動(dòng)向?qū)崟r(shí)關(guān)注，從而保證收付款按實(shí)結(jié)算，及時(shí)報(bào)告合同執(zhí)行階段出現(xiàn)的問題，并積極采取應(yīng)急機(jī)制，盡早盡量防范合同風(fēng)險(xiǎn)。合同協(xié)管部門、歸口管理部門和主管部門要注重加強(qiáng)溝通和協(xié)作，強(qiáng)化相互之間的監(jiān)督管理。高校合同歸口管理相關(guān)部門要注重實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)地監(jiān)管合同履行情況，財(cái)務(wù)部門加強(qiáng)對(duì)合同涉及的收支預(yù)算具體執(zhí)行進(jìn)度的控制，高校紀(jì)檢部門和審計(jì)部門要積極發(fā)揮自身的監(jiān)督職責(zé)，對(duì)合同執(zhí)行進(jìn)度和效果實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)監(jiān)督和跟蹤審計(jì)，從而保障合同的規(guī)范有序執(zhí)行，財(cái)務(wù)部門要按照合同明細(xì)核算，有利于合同收付款的執(zhí)行管控，提升高校內(nèi)部管理水平。

5.提升合同管理信息化水平

高校在對(duì)經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行管理期間，統(tǒng)一建立合同管理平臺(tái)，把所有合同管理細(xì)節(jié)和流程都融入信息管理系統(tǒng)，和其他管理系統(tǒng)保持順利對(duì)接，確保不同系統(tǒng)相互之間進(jìn)行信息共享。歸口管理部門要在線上對(duì)合同檔案實(shí)現(xiàn)信息化編號(hào)，保證信息系統(tǒng)和紙質(zhì)檔案之間信息一致，便于查閱。對(duì)高校經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行信息化管理，要積極打造線上+線下服務(wù)模式，全面提升經(jīng)濟(jì)合同管理成效。

（責(zé)任編輯：蘭卡）