事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及提升策略

楊金明

【摘要】伴隨我國(guó)信息化建設(shè)的深入發(fā)展，信息化技術(shù)已強(qiáng)力滲透到各行各業(yè)，人事檔案管理作為事業(yè)單位管理的重要組成部分，加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)有利于提升人事檔案管理的效率和質(zhì)量，促進(jìn)人事檔案開(kāi)發(fā)利用的科學(xué)化，推動(dòng)各事業(yè)單位之間的交流與合作，提升事業(yè)單位人事檔案管理信息化水平。本文以事業(yè)單位作為研究對(duì)象，以檔案管理作為研究切入點(diǎn)，論述了人事檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值，指出了事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，提出了事業(yè)單位人事檔案管理信息化提升策略，為事業(yè)單位推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)提供參考建議。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;人事檔案管理;信息化建設(shè)

檔案是一種重要的信息載體，通過(guò)對(duì)檔案資料的記載，獲知所研對(duì)象發(fā)展軌跡，并據(jù)此預(yù)測(cè)其未來(lái)走向。檔案在人類歷史發(fā)展和社會(huì)管理中發(fā)揮著不可替代的作用。隨著人類社會(huì)的不斷向前發(fā)展，社會(huì)生產(chǎn)力的進(jìn)一步提高，檔案的種類和形式變得日益多樣化，比如紙質(zhì)檔案、電子檔案、音像檔案、實(shí)物檔案等，檔案形式的發(fā)展有力推動(dòng)了檔案管理的穩(wěn)健持續(xù)發(fā)展，提升了事業(yè)單位檔案管理的效率和水平。人事檔案管理作為企事業(yè)單位管理的重要內(nèi)容之一，通過(guò)人事檔案可以獲知工作人員的以往表現(xiàn)、工作能力、勝任崗位、工作穩(wěn)定性等重要信息。科學(xué)的人事檔案管理有利于事業(yè)單位開(kāi)發(fā)和利用人才，方便事業(yè)單位工作人員合理流動(dòng)，提升工作人員的工作滿意度。伴隨我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)和現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式不能滿足信息時(shí)代的發(fā)展要求，而加快事業(yè)單位人事檔案管理的信息化，推動(dòng)人事檔案管理模式向信息化方向轉(zhuǎn)變，則是信息時(shí)代和事業(yè)單位發(fā)展的客觀要求。

一、事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值

由于紙質(zhì)檔案管理是傳統(tǒng)人事檔案管理的主要對(duì)象，這使得人事檔案管理往往面臨整理分類困難、開(kāi)發(fā)和利用率低、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析難度大、不容易保存等問(wèn)題，這些問(wèn)題的存在不利于事業(yè)單位人事檔案管理效率的提高，不利于合理開(kāi)發(fā)和利用人事檔案信息，這是擺在事業(yè)單位人事檔案管理者面前的一項(xiàng)重要難題。而事業(yè)單位人事檔案管理的信息化則能夠有效提高人事檔案管理的質(zhì)量和水平，更好地開(kāi)發(fā)利用保存人事檔案信息，為事業(yè)單位發(fā)展提供更優(yōu)秀的人才支撐，進(jìn)一步提高事業(yè)單位人事檔案信息的安全保護(hù)等級(jí)。

二、事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

事業(yè)單位人事檔案管理的信息化是一項(xiàng)系統(tǒng)、復(fù)雜的工程，在這項(xiàng)龐大的工程中起關(guān)鍵作用的有人、財(cái)、物、制度、技術(shù)、管理等因素。本文則著重從人員、制度、管理等方面分析事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀，以期為人事檔案管理信息化建設(shè)提供理論指導(dǎo)。

（一）領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理不重視。人事檔案管理是事業(yè)單位最基礎(chǔ)且不被重視的一項(xiàng)工作。不當(dāng)?shù)娜耸聶n案管理往往容易造成人事檔案的丟失、損壞、遺漏等，不利于有效地發(fā)現(xiàn)和使用人才，造成人才流失，給事業(yè)單位和國(guó)家造成損失。目前，有些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)仍然停留在初級(jí)階段，他們想當(dāng)然地認(rèn)為人事檔案管理只是對(duì)人事檔案的簡(jiǎn)單收集、整理、分類和保存，履行人事檔案的查詢、調(diào)入和調(diào)查等職責(zé)，只要不發(fā)生人事檔案的丟失、損壞、遺漏等事件就可以，這種安于現(xiàn)狀、不求突破的落后思想對(duì)推進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理的信息化無(wú)益。因此，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)必須強(qiáng)化對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)的高度重視，為推動(dòng)人事檔案管理的規(guī)范化、便捷化和科學(xué)化營(yíng)造良好的發(fā)展環(huán)境。

（二）人事檔案管理制度的不完善。事業(yè)單位檔案管理的穩(wěn)步發(fā)展離不開(kāi)完善的檔案管理制度的保障。人事檔案管理制度涉及人事檔案的調(diào)動(dòng)、整理、分類、查閱、開(kāi)發(fā)和保存等制度內(nèi)容，不管缺失哪一個(gè)方面或哪一個(gè)方面做得不到位，都不利于事業(yè)單位的人事檔案管理。比如，人事檔案調(diào)動(dòng)制度的不完善或缺失，極容易對(duì)人事檔案調(diào)動(dòng)人員造成心理困擾，或者導(dǎo)致人事檔案的丟失、損壞和遺漏，再比如人事檔案開(kāi)發(fā)和利用制度的不健全，容易造成優(yōu)秀人才被埋沒(méi)，甚至嚴(yán)重流失，等等。因此，科學(xué)合理、健全有效的人事檔案管理制度對(duì)于引進(jìn)人才、提高效率和優(yōu)化管理起著關(guān)鍵性作用。

（三）專業(yè)化檔案管理人才的缺失。專業(yè)的檔案管理人才是提升事業(yè)單位人事檔案管理效率和推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的第一資源，其工作能力和水平直接影響著人事檔案管理工作的效率。然而，事業(yè)單位當(dāng)前專業(yè)化人事檔案管理人才的缺失，是事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化面臨的最大障礙。當(dāng)前，有些事業(yè)單位檔案管理人員對(duì)檔案管理的工作流程、信息化技術(shù)手段應(yīng)用、信息化技術(shù)和設(shè)備不能獨(dú)立熟練地操作，加之一些人事檔案管理人員的不作為、不擔(dān)當(dāng)和亂作為，使得人事檔案管理信息化無(wú)法真正落實(shí)到工作中，不利于信息技術(shù)手段在人事檔案管理中的有效運(yùn)用，從而制約了事業(yè)單位人事檔案管理的信息化。

三、事業(yè)單位人事檔案管理信息化的提升策略

積極推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理信息化既是當(dāng)今信息時(shí)代發(fā)展的必然要求，又是落實(shí)“推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化”的重要體現(xiàn)。依據(jù)前文對(duì)事業(yè)單位人事單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀的分析，提出了推進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理信息化的有效對(duì)策。

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理的重視。事業(yè)單位管理者對(duì)人事檔案管理信息化的態(tài)度和重視程度，決定了人事檔案管理信息化的建設(shè)成效。首先，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)在思想上要充分意識(shí)到人事檔案管理信息化是大勢(shì)所趨，不可阻擋。其次，要為事業(yè)單位人事檔案管理信息化提供較充足的資金保障和技術(shù)裝備，比如電腦、投影儀、掃描儀、傳真等硬件設(shè)備，及一些常用的軟件。再次，要在人才隊(duì)伍建設(shè)上，大力引進(jìn)和培育專業(yè)化的檔案管理信息化人才，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，防范檔案信息的被盜取和篡改。最后，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識(shí)到：人事檔案管理信息化建設(shè)是事業(yè)單位檔案管理部門一項(xiàng)相當(dāng)重要的工作;是人事檔案資料管理向信息化管理轉(zhuǎn)變的一種重要形式;是人事檔案管理從單一的管理工作全面轉(zhuǎn)向社會(huì)服務(wù)性工作的一個(gè)重要過(guò)程，比如不光是對(duì)人事檔案的收集、整理、分類、保存、調(diào)動(dòng)等工作，而且涉及到人事檔案信息的共享、人才隊(duì)伍建設(shè)等更為重要的工作。因此，事業(yè)單位管理者必須強(qiáng)化對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)知，轉(zhuǎn)變觀念，落實(shí)行動(dòng)。

（二）完善人事檔案管理制度。完善的人事檔案管理制度是保障檔案管理工作有序進(jìn)行和規(guī)范檔案管理人員從業(yè)行為的重要制度。首先，要建立事業(yè)單位人事檔案管理信息化管理制度，切實(shí)保障人事檔案管理信息化的真正落實(shí)，全面提高人事檔案管理信息化水平。其次，要改革和完善事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)行制度。人事檔案管理制度中不符合時(shí)代發(fā)展要求的，不利于事業(yè)單位檔案管理發(fā)展信息化的內(nèi)容，要進(jìn)行刪除，而對(duì)于人事檔案管理信息化面臨的新問(wèn)題、新要求，要適時(shí)的建立并完善現(xiàn)行檔案管理制度，全面提高事業(yè)單位人事檔案管理的效率，以切實(shí)保障工作人員的權(quán)益，為事業(yè)單位引進(jìn)優(yōu)秀人才提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（三）培育人事檔案管理專業(yè)化人才。專業(yè)化檔案管理人才的培養(yǎng)要堅(jiān)持內(nèi)部培育和外部引進(jìn)相結(jié)合的原則。人事檔案管理專業(yè)化人才的內(nèi)部培養(yǎng)：首先，要培養(yǎng)檔案管理人才的信息管理意識(shí)，促進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)手段和人事檔案管理的有效融合，有力推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理的信息化進(jìn)程，全方位提高事業(yè)單位人事檔案管理的效率和水平。其次，要培養(yǎng)檔案管理人員過(guò)硬的職業(yè)道德素質(zhì)，嚴(yán)守工作人員檔案信息，切實(shí)維護(hù)工作人員權(quán)益，防范檔案信息的被盜取和篡改。再次，要培養(yǎng)檔案管理人才良好的服務(wù)意識(shí)，為檔案調(diào)動(dòng)人員和事業(yè)單位提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，有利于企事業(yè)單位引進(jìn)人才，實(shí)現(xiàn)快速發(fā)展。而檔案管理人才的外部引進(jìn)，主要是引進(jìn)一些擁有檔案管理或圖書(shū)情報(bào)專業(yè)背景、具有豐富的檔案管理從業(yè)經(jīng)驗(yàn)的優(yōu)秀人才。總之，通過(guò)內(nèi)外培育和引進(jìn)可以從根本上解決事業(yè)單位檔案管理人才緊缺的局面。

【參考文獻(xiàn)】

[1]李銘.事業(yè)單位檔案管理信息化面臨的問(wèn)題及對(duì)策[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（5）：13.

[2]宋林靜.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義和方法[J].河北企業(yè)，2019（6）：47-48.