信息化背景下的高校財務內部控制研究

【摘 要】 文章敘述了內部控制的概念，分析了當前信息化對內部控制五要素的影響，提出了信息化背景下高校財務內部控制體系建設的設想：合理運用信息化手段，建立科學的財務風險防范體系;加強財務內控制度建設，規范校內經濟秩序;重建財務組織結構，實現信息化技術與財務管理有效融合;加強高校內部審計監督，促進財務內部控制有效實施。

【關鍵詞】 高校財務;內部控制;信息化;建設;設想

一、內部控制的概念

迄今為止，內部控制仍沒有一個統一的概念，通過大量理論研究，結合工作實踐，世界各國專家從不同角度給出了內部控制的定義。中國內部審計協會2009年9月1日頒布的 《內部審計實務指南第 4 號——高校內部審計》，將高校內部控制定義為高校為了實現教育事業發展目標，保證資金、資產、資源安全完整，控制方法、保證措施和業務程序。明確指出高校財務內部控制五要素包括：控制環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、內部監督。

二、信息化技術對高校財務內部控制要素的影響

1、對內部環境的影響

影響高校內部控制系統建立與實施的各種因素統稱為內部環境。可以概括為以下三個方面：一是治理結構與組織結構，即高校的目標定位、法人主體地位的確立及治理結構、機構設置及權責劃分等。二是高校文化的影響，即高校管理層對于財務工作的認知程度。三是人的因素，包括人員聘用、培訓、待遇、考核晉升與獎懲等人事制度和管理層的素質和價值觀。

信息技術在高校的全面應用，使得高校內部控制層級顯著減少，信息使用者可以方便快捷獲取所需要的信息，在應對風險時，高校員工能夠快速做出反應。信息的快速流動在給大家帶來方便的同時，增加了高校內部控制環境的復雜性，這就要求組織成員能夠快速做出反應并迅速采取行動，促使高校內部組織結構由被動式、機械式組織向主動式、靈活式方向發展。高校的領導層也由原來行政權力的頂層轉變為行動指揮中心。信息化環境下，要求高校領導具備風險意識，樹立績效理念，能夠在動態多變的環境中構建具有凝聚力組織結構的能力，構建權責分明的組織結構體系，同時信息化環境要求高校全體員工具備快速應對風險的能力。

2、對風險評估的影響

隨著信息技術的廣泛應用，高校財務管理的內外部因素發生了重大改變，互聯網的深入應用不斷引起財務業務流程的改變，業務范圍逐漸向外圍拓展。網上審簽、網上預約報銷、銀校互聯等環節要求財務數據和財務信息共享，因此財務系統必須具有開放性，促使財務業務運行環境由傳統的集中封閉式向開放共享式轉變。這種開放的數據平臺和計算機網絡系統增加了財務工作的潛在風險，比如黑客技術對財務數據蓄意破壞、各種軟件系統的不兼容和計算機等硬件故障造成的信息不完整或者數據丟失、業務環節授權不合理造成的錯誤操作和有意破壞等。顯然，信息技術條件下內部控制風險的隱蔽性更強，難以識別，增加了內部控制風險的防范難度。但同時信息技術的有效運用又是我們進行風險控制與防范的重要手段和工具，因此，一個設計科學、穩定運行的內部控制信息系統的風險防范功能遠大于它所帶來的風險。

3、對控制活動的影響

控制活動是實施內部控制的具體方式，即單位針對風險評估結果，制定出風險應對策略，采取相應的控制措施，把風險控制在可承受度之內。高校常見的財務內部控制措施如下：內部授權審批制度、不相容職務相分離制度、預算控制、會計控制、財產保護制度、運營分析控制等。高校將信息系統引入內部控制活動中后，使得預算控制、內部授權審批控制、會計控制等內部控制活動不再需要經辦人員面對面逐一去審批，審批人員隨時可在網絡工作平臺上完成審批，節約人力資源成本，實現了經辦人員、會計人員和審批人員三方工作效率共贏。

4、對信息溝通的影響

高校在實施內部控制活動中，各相關部門需要將相關信息進行共享與溝通，網絡技術的引入為信息交流與溝通提供了共享平臺，為此，要求財務系統具有一定的開放性，比如網上預約報賬系統，就是針對廣大教工及學生開放的財務系統，輸入人員代碼及登錄密碼方可進入系統，可以查詢各種財務制度及業務報銷規定、個人借款、項目經費使用等情況。進行網上預約報賬時，設定了項目經費預算控制額度，在經費額度范圍內可以據實填報，超出額度時系統會提示額度超支，不予通過，輕松實現財務預算控制。網絡技術在財務系統的引入，提高了高校財務內部控制信息溝通與傳遞的效率，為規范高校財務管理工作打下了基礎。但是，開放的網絡服務平臺不可避免會面臨黑客或病毒攻擊的風險，可能導致信息溝通與傳遞的失真，這些潛在的財務風險，為高校財務管理與內部控制又提出了新問題。

5、對內部監督的影響

內部控制的實質是程序化的制度控制，久而久之，大家會形成一種思維定式，認為只要按程序辦事就不會出問題，這種習慣往往導致同一錯誤反復發生。信息技術的引入，實質上是把計算機控制和人工控制相結合的內部控制形式，這種控制方式的運用效果更多的取決于計算機控制程序設計的有效性，但是計算機程序相對比較復雜，除非專業人員，程序設計方面的不足和漏洞，財務人員一般很難發現，有可能導致長期執行無效的控制程序，勢必加大了財務失控及違規操作的風險。為此，財務業務信息化背景下，更要強化財務內控監督理念，推行日常監督與專項監督并行，及時對財務內控體系的設計與運行效果進行評價，改進內部控制缺陷，確保內部控制實施的有效性。

三、高校財務內部控制信息化建設方案設想

1、合理運用信息化手段，建立科學的財務風險防范體系

高校不單要在財務內部控制手段中引入信息化手段，更重要的是要利用信息技術建立全面有效的風險防范體系，降低財務風險幾率，為高校發展做好財務支持。

首先，校領導要樹立高校內部控制理念。高校決策層要充分認識到財務內部控制信息化建設的必要性，支持高校財務部門內部控制信息化建設工作，同時在全校范圍內開展內部控制必要性宣傳，提高教職員工對財務內部控制重要性的認識，為財務內部控制信息化建設創造一個有利的內部環境，推進高校財務信息化建設工作，提升高校財務內部控制的有效性。

其次，完善風險防范體系。風險管理體系主要包括風險管理理念和組織職能體系、風險管理策略、風險管理基本流程及文本記錄和報告、風險管理信息系統、風險管理文化培訓。建立完整系統的財務風險防范體系必須要從以上幾方面逐一完善，利用信息化技術，及時搜集各個環節數據，提升風險防范能力。

最后，高校應該加強財務內部控制信息化系統運行與維護管理。設計科學的財務內控信息系統運行程序，完善信息管理制度，明確信息系統各模塊的操作流程，避免系統運行中出現問題，保證財務內控系統能夠按照設定的程序運行。

2、加強財務內控制度建設，規范校內經濟秩序

信息化背景下，要求高校制定科學的財務信息系統控制、內部授權審批等制度。健全的高校財務內部控制制度是有效實施內部控制的法律依據。財務部門要依法設置會計機構，建立會計工作崗位責任制，合理分工，使不相容職務相分離，通過業務程序實現制衡。加強對關鍵業務和關鍵崗位控制，實現內部制約與牽制機制。借助信息化手段，實現財務內部控制對會計業務的全程監控，減少違規操作的可能性，規范校內經濟秩序，建立與高校內部控制要求相協調的信息化財務工作流程。確保高校財務工作正常運行。

3、重建財務組織結構，實現信息化技術與財務管理有效融合

信息化技術的引入打破了傳統的財務內部分工體系，財務部門應順應信息化建設要求對財務崗位進行重新設置，明確崗位權責，完善內部控制制度。通過對會計崗位和會計業務處理流程的重新設計，防止舞弊現象的發生，防范內控風險。信息時代對財務工作人員提出了更高的要求，會計人員在掌握好專業技能的前提下，也要加強信息化操作技能的學習，提升綜合業務素養，以適應信息化時代下財務工作的要求，促進高校信息化技術與財務工作的有效融合。

4、加強高校內部審計監督，促進財務內部控制有效實施

高校普遍設有內部審計機構，其主要職能就是監督和評價高校財務運行情況，具有獨立性。內部審計部門通過對高校財務業務活動運行和財務內控實施效果的再監督，實現對高校資金流、實物流、信息流進行再次監督檢查的目的。高校也可以聘請審計事務所對財務內部控制進行審計和評價，為財務內控體系建設提供指引，促進財務內部控制的有效實施。

四、結語

信息技術的不斷深入，增加了財務內控工作的難度，為了順應高等教育事業改革的要求，高校財務工作的職能也必將由核算職能向管理職能轉變，給高校財務管理與控制又提出了新的問題。信息技術與財務工作的有效結合，可以提升高校財務工作水平。高校財務內控信息化建設應以財務部門為主，信息技術部門為輔，通過管理控制目標與財務信息化的整合，從內控管理角度對高校人、財、物等信息系統進行有效控制，以實現信息化條件下的高校財務內部控制。

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【作者簡介】

李安娟 （1970—）女，漢族，陜西禮泉人，大學本科，西安科技大學財務處，高級會計師，從事高校財務管理工作.