人事檔案在機關事業單位人力資源管理中的作用分析

董慧君

摘 要：近幾年來，機關事業單位的發展速度加快，人事檔案管理工作的重要性逐漸凸顯出來。在新時代的發展背景下，機關事業單位的人員流動頻率相對之前有所提高。對此，在工作中充分發揮人事檔案具有的作用，對于大幅度提高機關事業單位的工作質量和工作水平具有很多方面的積極意義。本文主要從人事檔案在當下的應用現狀、實際工作中的作用以及增強人事檔案作用的有效措施三個方面展開論述，旨在更好的促進機關事業單位的穩定發展。

關鍵詞：人事檔案;人力資源管理;機關事業單位;作用

人事檔案不僅僅是對單位員工的個人情況進行統一化登記和管理，同時檔案也可以為機關事業單位人力資源管理提供強而有力的支撐。人力資源管理的狀況在某種程度上可以直接反映出機關事業單位的業務水平，“以人為本”的機關事業單位人事檔案管理理念注重的是對個人的全面化管理，人事檔案在其中扮演著重要的角色。

一、人事檔案在機關事業單位人力資源管理中的應用現狀

經過調查發現，人事檔案在絕大多數機關事業單位的應用比較廣泛，起到很重要的作用。但是仍舊存在一些不利于發揮人事檔案作用的因素存在，這些因素如下：

（一）人事檔案的管理模式具有局限性

傳統人事檔案的記錄模式主要依靠與工作人員手寫，然后在進行系統化的保存，當需要查找某個人的檔案信息時，需要消耗大量的人力和物力，造成工作的效率降低，人事檔案的作用被削弱。一些機關事業單位在進行人力資源管理時還會使用傳統管理模式，或者之前的人事檔案資料以紙質版的模式沿用到現在，沒有實現全面的過渡。隨著信息技術的不斷發展，人事檔案的管理模式會對人力資源管理產生不同程度的影響。除此之外，人事檔案的資料收集時間比較長，存檔信息已經過時，造成新的材料鮮為人知，這種問題的存在會影響機關事業單位對人員任職的安排。由于受到管理模式的限制，人事檔案自身價值降低，同時在人力資源管理中的作用也不能較好的體現。

（二）人事檔案管理人員的素質水平有待提升

對于人事檔案管理需要專門的人員進行管理，其管理水平的好壞也會影響到人事檔案的實際作用高低。其主要體現在以下幾個方面：管理人員對人事檔案的重視程度比較低。在一些機關事業單位中，極少數管理人員仍舊對人事檔案具有的作用認識不清楚，在檔案管理中形式主義比較嚴重，不能真正展示人事檔案在人力資源管理中的重要價值。管理人員的業務能力有待加強。一些管理人事檔案的工作人員年紀偏大或者是從別的工作崗位調任過來，檔案管理的業務水平比較低，缺乏正確有效的管理方法，導致人事檔案管理工作不能高效完成，直接會限制檔案作用的發揮。

二、人事檔案在實際工作中的作用

（一）有助于提升單位人力資源的質量水平

人事檔案能夠全面廣泛的記載一個人的人生軌跡，真有較強的可信度。機關事業單位在進行人員招聘時，可以將人事檔案作為是否任用的參考數據。通過檔案呈現出的個人信息，可以有效篩選出高質量水平的員工。這樣就會減少了不正當聘用職工的現象存在，從而進一步提升機關事業單位整體人力資源的質量水平。

（二）有助于人力資源管理的科學性和有效性

人力資源管理科學性和有效性直接會影響機關單位的整體工作質量和水平，而人力資源進行科學化管理的前提就是再管理過程中嚴格依據職工的人事檔案。通過其反饋出的任職狀況、在崗位中的獎懲經歷、專業水平等相關信息，進行綜合性評價，從而有效判斷職工能否勝任相應職位、具有晉升的潛能等等。在人事檔案的參考下，人力資源管理的科學性和有效性在潛移默化中就得到了提升。

三、增強人事檔案作用的有效措施

（一）提升人事檔案管理人員的業務水平

人事檔案管理人員的業務狀況直接會影響到檔案的實際應用價值，對此，在工作中不僅僅要求檔案管理人員具有專業的檔案管理知識，還應該掌握檔案信息整合處理的能力。同時，在個人價值觀上要逐步增強對人事檔案的認識程度，在今后的工作中不斷提升工作效率。管理階層要定期開展檔案管理人員的培訓會，不斷提升檔案管理人員的業務水平，充分展現人事檔案的價值所在。

（二）建立健全檔案信息管理系統

人事檔案的管理模式會影響到信息使用的簡便性和準確性，也會折射出機關事業單位的整體工作水準。由于人事檔案的信息量逐漸增多，檔案信息系統的完備尤為重要。為了簡化整體工作量，管理階層應注重檔案信息的建立和完善。檔案管理系統要與時俱進，在使用紙質檔案的基礎上，融入信息化元素，建立人事電子檔案，便于在工作過程中靈活運用。這樣還有助于檔案信息的及時更新，提 高人力資源辦公的精準度，同時也最大限度體現出人事檔案的作用，促進機關事業單位的長久穩定發展。

四、結束語

通過上述內容可知，人事檔案在機關事業單位中起到的作用不可小覷。單位要想平穩發展必須重視人事檔案的有效利用，管理階層要注意提升人事檔案管理工作整體水平，完善人事檔案管理工作的制度和標準，只有這樣人事檔案的作用才會進一步提升。人事檔案在人力資源管理中發揮著重要作用，管理階層要善于靈活運用，確保人力資源管理的科學性和有效性，展現人事檔案的價值。

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