檔案信息化管理的發(fā)展過程及現(xiàn)狀

左希健

【摘要】現(xiàn)階段，我國各行各業(yè)都開始進行檔案信息化管理模式的轉(zhuǎn)變，但就檔案信息化管理工作而言，仍存在一些問題和不足，需要進一步完善和提高。本文就檔案信息化管理進行全面探討和研究，并針對當前管理現(xiàn)狀提出了合理的改善措施，希望為我國檔案信息化管理水平的提升有所幫助。

【關(guān)鍵詞】檔案;信息化管理;發(fā)展過程;現(xiàn)狀

隨著管理水平的不斷提升，信息化管理模式成為當前管理工作的重要手段，同時對工作效率的提升起到了十分顯著的推動作用。檔案信息化管理，其核心在于檔案保存方式的轉(zhuǎn)變，也就是以數(shù)字信息化存儲方式取代傳統(tǒng)實物存儲，這種存儲方式的轉(zhuǎn)變有助于檔案資源的整合及共享，從而進一步發(fā)揮檔案資料的服務(wù)價值。同時以數(shù)字信息化存儲方式方便檔案資料的尋找與查閱，其存儲不受空間與時間的制約，因此有助于檔案管理質(zhì)量和效率的全面提升，在檔案資料成倍增長的今天，有助于檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

一、檔案信息化管理概述

（一）檔案信息化管理概念。所謂檔案信息化管理，是以信息化管理模式開展檔案資料的管理工作，并以此促進檔案管理工作質(zhì)量和效率的提升。隨著社會的不斷發(fā)展與進步，傳統(tǒng)檔案資料管理工作已無法滿足時代發(fā)展需求，同時在信息技術(shù)的推動下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案開始向數(shù)字化信息形式轉(zhuǎn)變。檔案存儲形式的改變，給檔案管理工作帶來了本質(zhì)性轉(zhuǎn)變，而這種檔案信息化管理模式相比過往具有明顯的應(yīng)用優(yōu)勢，如檔案收集整合更加方便，同時檔案資料的查找與利用也更加便利。由此可見，檔案信息化管理具有更高的應(yīng)用價值和發(fā)展空間，是現(xiàn)代檔案管理工作的重要發(fā)展方向。

（二）檔案信息化管理的應(yīng)用價值。相比傳統(tǒng)檔案管理模式，檔案信息化管理具有十分凸顯的應(yīng)用價值，并促進檔案管理水平的全面發(fā)展和提升。首先，檔案信息化管理服務(wù)水平更高。由于檔案信息化管理基于數(shù)字化檔案資料，因此檔案資料在收集與整合時更加便捷高效，同時通過信息技術(shù)還能實現(xiàn)檔案資料信息的共享，因此通過信息化管理能夠最大程度上發(fā)揮檔案資料的服務(wù)價值。其次，檔案信息化管理還能有效降低管理成本，一方面檔案信息化管理的虛擬性特征不再需要大量紙張及存儲空間，在硬件需求上節(jié)省了可觀的成本投入;另一方面，檔案信息化管理工作一定程度上降低了人力勞動強度，因此有助于檔案管理成本的降低。

二、檔案信息化管理發(fā)展過程

檔案信息化管理是伴隨著信息技術(shù)進步逐步發(fā)展形成的一種管理模式，因此檔案信息化管理與信息技術(shù)有著十分密切的聯(lián)系。我國檔案信息化轉(zhuǎn)變最早可追溯到上世紀八十年代，直至今日，檔案信息化管理模式已經(jīng)具備了較為完整的管理體系，其發(fā)展過程可以從以下兩個角度加以概述：

（一）技術(shù)層面。從技術(shù)角度來看，檔案信息化管理離不開信息技術(shù)的支撐，因此我國檔案信息化管理水平與信息技術(shù)發(fā)展成正比關(guān)系。近年來，隨著計算機信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息化管理也逐步實現(xiàn)了由微觀到宏觀、由局部到整體的轉(zhuǎn)變，特別是在檔案信息存儲的安全性、檔案信息共享性及人機交互性等方面實現(xiàn)了質(zhì)的提升，由此也為檔案信息化管理模式的轉(zhuǎn)變奠定了堅實的技術(shù)基礎(chǔ)。目前，檔案信息化管理平臺逐步發(fā)展成熟，為檔案資料的整合與共享創(chuàng)造了便利的技術(shù)條件，同時也標志著我國檔案信息化管理的科學(xué)化與規(guī)范化發(fā)展。

（二）政策層面。隨著檔案信息化管理社會價值及經(jīng)濟價值的日益凸顯，我國政府部門也愈加重視檔案資料的信息化轉(zhuǎn)變，同時也制定了一系列政策措施推動相關(guān)工作的科學(xué)有序開展。例如為推動檔案信息化建設(shè)，國家檔案局制定并出臺了檔案信息化政策文件《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，這份文件的提出標志著我國檔案信息化管理模式的規(guī)范化發(fā)展。同時，我國各級政府部門都對檔案信息化建設(shè)工作制定了短、中、長期發(fā)展規(guī)劃，并實施了一系列鼓勵性政策及資金支持，為檔案信息化管理工作的順利開展注入了強有力的政策支撐。

三、當前檔案信息化管理中存在的問題與不足

（一）檔案信息化管理有待規(guī)范。現(xiàn)階段，我國檔案信息化管理雖然取得長足進步，但從整體發(fā)展角度來看，仍存在許多不足，其中檔案信息化管理不規(guī)范是制約管理水平進一步提升的重要影響因素。一方面，檔案信息化管理并未形成一個統(tǒng)一的管理標準，不同地區(qū)檔案信息化管理存在巨大差異，這在一定程度上限制了檔案信息化建設(shè)水平的提升。另一方面，檔案信息化管理不規(guī)范，造成檔案信息化轉(zhuǎn)變形式復(fù)雜多樣，檔案信息資源在共享服務(wù)方面受到諸多影響，限制了檔案信息化管理功能的有效發(fā)揮。

（二）檔案資料信息化技術(shù)不足。從技術(shù)角度來講，現(xiàn)階段我國檔案信息化管理工作仍面臨著一定的技術(shù)難題，使得檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)變十分困難。由于檔案資料種類十分復(fù)雜，包含文字、圖標等多方面內(nèi)容，而在檔案資料信息化轉(zhuǎn)變時如果缺乏有效錄入技術(shù)，會大大增加檔案信息收集與整合的難度。在實際檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)變過程中，由于技術(shù)問題，常出現(xiàn)復(fù)雜多樣的編碼，給檔案資料信息化管理工作帶來嚴重困擾。此外，信息化技術(shù)不足還會降低檔案資料的整體性，不利于檔案信息化管理工作的有效開展。

（三）檔案信息化管理發(fā)展不均衡。檔案信息化管理是當今信息技術(shù)發(fā)展帶來的技術(shù)轉(zhuǎn)變，同時也是大數(shù)據(jù)時代背景下的歷史必然需求。但由于檔案信息化管理與信息技術(shù)及相關(guān)設(shè)備有著緊密聯(lián)系，因此在檔案信息化管理推廣和普及過程中會受到經(jīng)濟發(fā)展水平的制約。目前，我國檔案信息化管理工作主要集中于經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)，而在經(jīng)濟相對落后的區(qū)域受經(jīng)濟能力和技術(shù)水平的制約，檔案信息化建設(shè)水平仍相對較低，無法全面有效開展檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)變，如此便給檔案信息化管理應(yīng)用價值的發(fā)揮帶來一定影響。

四、提高檔案信息化管理水平的有效措施

（一）構(gòu)建統(tǒng)一規(guī)范的檔案信息化管理模式。檔案信息化管理作為新興管理技術(shù)，必須構(gòu)建科學(xué)規(guī)范的發(fā)展模式才能推動管理水平不斷提升與進步。首先要實現(xiàn)檔案信息化管理的規(guī)范化發(fā)展，明確檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)變形式和標準，為檔案信息化管理工作的開展奠定堅實的基礎(chǔ)。這里要求不同行業(yè)或領(lǐng)域都應(yīng)按照統(tǒng)一標準開展檔案信息化管理，由此提高檔案資源的有效整合與利用。其次，還要完善檔案信息化管理制度，對檔案信息化管理工作內(nèi)容進行細致分類，明確管理要求與準則，由此提高檔案信息化管理質(zhì)量。

（二）加快檔案信息化管理技術(shù)升級與創(chuàng)新。作為現(xiàn)代信息技術(shù)的產(chǎn)物，檔案信息化管理工作必然離不開先進技術(shù)的支持。現(xiàn)階段，我國檔案信息化管理仍處于發(fā)展階段，特別是檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)變技術(shù)仍有待完善與提升，如此一定程度上制約了檔案信息化管理水平的提升。一方面，要積極引進國外先進檔案信息化管理技術(shù)，學(xué)習(xí)和吸收國外先進管理經(jīng)驗，由此促進我國檔案信息化管理水平的提升;另一方面，要注重我國信息化管理技術(shù)的創(chuàng)新，不斷加大相關(guān)科研力度，鼓勵技術(shù)創(chuàng)新，由此實現(xiàn)我國檔案信息化管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

（三）改善檔案信息化管理條件及扶持力度。為充分發(fā)揮檔案信息化管理的作用及價值，還需要進一步推廣和普及檔案信息化管理模式，從整體上提高我國檔案管理的水平和質(zhì)量。首先，國家公共服務(wù)職能部門要盡快落實基層單位檔案信息化管理模式的轉(zhuǎn)變，不斷增加信息化技術(shù)及相關(guān)硬件投入力度，推動落后地區(qū)檔案信息化管理水平的提升。其次，相關(guān)部門還要注重檔案信息化管理人才的培養(yǎng)，積極開展技術(shù)培訓(xùn)與學(xué)習(xí)工作，由此打造一支精通信息技術(shù)和管理能力強的高端人才隊伍，確保我國檔案信息化管理工作有序開展。

五、結(jié)論

綜上所述，現(xiàn)階段，檔案信息化管理是必然發(fā)展趨勢，與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，信息化管理有助于提高檔案資料的服務(wù)價值。目前我國檔案信息化管理仍處于探索階段，需要相關(guān)領(lǐng)域工作者加大管理模式及技術(shù)研究，由此推動我國檔案信息化管理工作創(chuàng)新發(fā)展。

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