淺談高職院校學生活動中的office使用技巧

黃新靜

(陜西鐵路工程職業技術學院 陜西渭南 714099)

Office是所有高職院校學生必修課程《計算機應用基礎》中的核心內容，對學生的基本要求是要掌握office的操作，并能靈活應用。學生在課堂上基本可以掌握功能操作。但在實際應用中，確存在很多不足。[1]

一、學生活動中office使用存在的不足

筆者在學校長期從事學生管理工作，也是計算機應用基礎課程的任課教師，通過學生活動和課堂教學，發現學生在學生活動中的office使用存在以下兩方面問題。

1.office使用掌握不夠。計算機應用基礎課程屬于學生公共基礎課，在整個人才培養方案中大概占60個課時，且一般只有一個學期教學任務。學生完全掌握、熟練操作還有難度。反應在學生活動中，就是他們對各種資料的WORD文檔排版不熟練，EXCEL函數運用不牢固，PPT制作還不扎實。

2.office靈活應用不夠。學生對office靈活應用不夠，主要表現在學生活動中的很多環節中。比如，活動策劃、宣傳、組織、總結。學生在課堂上掌握的知識，不會結合活動本身進行靈活運用，并舉一反三。比如，比賽活動中要運用函數計算分數、排名等。這也導致很多學生活動舉辦水平和團隊效率不高，影響了活動的效果。

二、學生活動中office使用技巧舉例

筆者以學生組織的其中一個校園健美操比賽為例。在這個活動中共有12支隊伍參加，比賽有7名評委，比賽規則是去掉一個最高分和一個最低分后，取平均成績，設置一等獎一名(第一名)、二等獎兩名(第二、三名)、三等獎三名(第四至第六名)、優秀獎6名(第七至第十二名)，并現場進行頒獎。

對于這樣一個活動，學生組織者通常還用手動排除最高分和最低分，利用計算器進行計算得分情況，在高度緊張的比賽環境中，往往容易出現錯誤。如果綜合使用office中的各種運算公式將會大大提高準確率和效率。

1.運用函數SUM()計算比分

圖1 運用函數SUM()計算比分

利用函數SUM()，先計算出七個評委的得分總和SUM(B2:H2)，再減去七個評委中的最高分MAX(B2:H2)和最低分MIN(B2:H2)，最后除以評委數5，即可得出最終得分。

2.運用函數RANK()進行排名

圖2 運用函數RANK()進行排名

利用函數RANK()，對12支隊伍得分進行排名，公式就是“=RANK(I2,$I$2:$I$13,0) ”，在這里要注意“$I$2:$I$13”要使用絕對地址。

3.運用函數IF()統計獲獎結果

圖3 運用IF函數統計獲獎結果

利用函數IF()，可以根據各隊伍排名，按照一等獎一名(第一名)、二等獎兩名(第二、三名)、三等獎三名(第四至第六名)、優秀獎6名(第七至第十二名)的規則進行獎項的自動生成，公式為：“=IF(J2<=1,“一等獎”,IF(J2<=3,“二等獎”,IF(J2<=6,“三等獎”“優秀獎”)))”。

4.利用郵件合并功能打印證書。在活動現場如果要打印獲獎證書，則可以運用office word中的郵件合并功能進行證書批量生成、批量打印。基本步驟是：第一步，提前制作好證書套打模板，把隊伍名稱、獲獎等級等內容空出；第二步，把計算成績的“工作簿1.xlsx”在證書模板word中的“郵件”→“選擇收件人”→“使用現有列表”導入；第三步，通過“插入合并域”將證書模板中空出的隊伍名稱、獲獎按域插入，并“完成并合并”生成所有證書；第四步，打印。

三、強化office使用建議

1.加強課程教學中案例實操。教師在授課中，一是要加強實訓操作的練習，讓學生是實操中扎實掌握基本操作；二是多采用“案例教學法”“任務驅動法”，讓學生在案例中激發實操興趣，并可以推動學生自主尋求解決方案，達到教學的目的。[2]

2.活動中加強應用引導。Office在學生日常活動中的使用十分頻繁，一是要積極引導學生主動思考，學以致用，在應用中提升工作效率；二是要加強應用指導，形成教師、輔導員、學生干部多維的幫帶指導隊伍。這樣，可以使學生更快在日常活動中熟練應用office。

3.開展各類office競賽。教師可以在學生日常活動中，組織各類office操作類的競賽，以鼓勵和吸引學生參與。比如，“我的家鄉美主題ppt大賽”等。在比賽和活動的促進下，更有益于學生快速掌握office操作。