就業形勢與畢業生檔案管理優化

陳曉花

摘要：

高校畢業生是國家寶貴的人才資源，做好高校畢業生就業創業工作，事關大學生的個人事業發展，事關民生改善和社會和諧穩定。由于國際經貿摩擦等不穩定、不確定因素增多，就業工作還面臨著嚴峻的形勢和挑戰，尤其是高校畢業生人數再創新高，就業壓力仍然較大。面對嚴峻的就業形勢，也就衍生出如何優化畢業生檔案管理從而更好地為高校畢業生提供服務的問題。本文從當前的就業形勢出發，對優化畢業生檔案管理進行了探討。

關鍵詞：就業形勢;電子檔案;網絡安全;優化管理

高校畢業生是國家寶貴的人才資源，做好高校畢業生就業創業工作，事關大學生的個人事業發展，事關經濟提質增效和轉型升級，事關民生改善和社會和諧穩定。由于國際經貿摩擦、高校擴招等因素，高校畢業生出現了供過于求、不容樂觀的就業前景，同時，大量畢業生檔案的管理也存在著諸多需要改進的地方。

一、當前就業形勢分析

5月13日，全國就業創業工作暨普通高等學校畢業生就業創業工作電視電話會議在京召開。國務院總理李克強作出重要批示。批示指出：今年就業壓力仍然較大，尤其是高校畢業生人數再創新高，影響穩定就業的因素也較多，各地區、各部門必須高度重視。據統計，每年我國各大高校的畢業生高達700多萬;博士、碩士畢業生也有50多萬，并且這一數據還將逐步增長;而每年國家提供的就業崗位只有300多萬個。以鄒城為例，2016年以來，我市新增高校畢業生達到10846人，統計就業人數為7554人，其中各地公務員和事業單位錄取1844人，企業和工商注冊登記人數為56人?？偟膩碚f，我市擇業期內的高校畢業生數量多，但參與就業創業的熱情不高，這與高校畢業生較強的彈性和韌度有關系。一方面，他們掌握比較牢固的知識技能，學習吸收新知識的能力突出，另一方面，他們有很執著的就業觀念，不易受外界的影響和改變。具體來說，在選擇就業崗位時，擇業期內的畢業生會優先選擇政府部門、事業單位、學校、醫院等“體面”單位，其次選擇與上述單位建立合作關系的人力資源服務公司，以勞務派遣的形式參加就業，再次會考慮到兗礦、泰山玻纖、榮信煤化等大型國有或民營企業就業。在引導他們就業的過程中，能夠發現近年來這種情況未發生明顯的變化。

從檔案管理角度看，一方面當前多數高等學校尚未開展個人信息、學籍信息和離校前就業需求等信息資源的統計分析，離校后的畢業生信息只能依靠人社部門從檔案中逐個提取登記。另一方面，在生源地人社、市場管理、稅務等部門之間也沒有建立統一的信息平臺，信息資源不能共享，已注冊個體工商戶、企業以及民辦非企業等民間組織的高校畢業生在就業系統內仍顯示為無業或失業狀態，影響了人社部門對高校畢業生就業信息統計的完整性和準確性，導致無法為高校畢業生提供及時有效和有針對性的就業幫助。在新時代發展的形勢下，如何對大量畢業生的檔案進行更加優化地管理呢？

二、畢業生檔案管理優化策略

隨著互聯網和多媒體技術的不斷發展，逐步帶動了計算機技術的飛速發展，在網絡化的時代潮流下，電子檔案逐漸成了畢業生檔案管理的首選。就目前來看，電子檔案具有傳遞速度快、易于復制等特點，成為未來檔案的主體。

（一）轉變管理方式

與原有的紙質文書檔案相比，檔案的電子化具有更便捷的信息采集方式、信息存儲方式、操作方式和訪問方式。因此在信息化、網絡化高度發達的當今社會里，要實現畢業生檔案的優化管理，就需要積極地利用現代互聯網技術以電子檔案的方式來對大學生的檔案進行管理。運用電子檔案的方式來進行管理，可以有效提高檔案管理人員的工作效率，方便相關人員的查找，有效節省工作時間，降低工作人員的壓力。其次，在實現優化管理的過程中，還要求管理者能積極地吸收他人有效的管理方式，引進先進的管理設備，讓畢業生的檔案得到更高效的管理，從而實行檔案管理優化的目標。

（二）做好電子文件的保存及保護

在互聯網技術的應用下，目前畢業生的檔案幾乎都是以電子文件的形式存在著。學生們在畢業后面臨就業的過程中，幾乎都離不開他們的人事檔案。要想實現畢業生檔案管理的優化，首先就需要做好、解決好大學生電子檔案的保存問題。電子文件是以化學磁性材料為載體的，這些材料具有強大的產生靜電的能力，易使其在靜電影響下因吸收塵埃而導致易于卷曲、易于磁粉脫離、伸長后不易恢復等不良情況，從而降低數據的有效保存時間。同時，在信息化發達的網絡時代，電子文件還容易受到計算機病毒、電腦黑客等的襲擊，造成數據的丟失或損害，給電子檔案的安全帶來了隱患。因此，在優化畢業生檔案管理的過程中，要努力解決好電子文件的保存問題，積極與需求相適應，配備專業電子檔案機房和安全性能較高的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代辦公設備。其次，在優化畢業生檔案管理的過程中，為避免重要數據的遺失或丟失，進行檔案的有效管理還需要對大學生檔案的電子文件進行備份，可以實行雙備份制度，一份封存好，實現檔案的優化管理和保存;另一份則用來提供借閱，讓有需要的人能夠及時獲取到所需要的檔案，以方便人們的生活。由于網絡的不安全性，在進行檔案管理的過程中，還需要建立數據異地備份和恢復系統，以確保畢業生的檔案內容能在計算機或網絡發生災難性故障后得以及時恢復。

（三）加強網絡安全

在當前的網絡化時代，由于畢業生檔案的數量龐大，電子檔案成了首選的管理方式。但由于網絡存在著許多電腦黑客、病毒等外界因素的影響，常常會對畢業生的檔案進行破壞，導致數據丟失，給檔案的管理帶來不便和諸多安全隱患。要實現畢業生檔案的優化管理，還需要有關部門強化安全職責，加強對網絡安全的管理，對惡意侵害數據庫的黑客進行嚴懲。在加強網絡化管理的過程中，光有外界的安全措施也還不夠，還需要管理人員在工作的過程中積極地運用目前比較成熟的網絡安全技術，如訪問控制技術、防火墻技術、防御病毒技術、數據加密等技術，以及密匙管理、數字式簽名等先進技術，及時地對電腦進行殺毒，確保電子檔案網絡的正常運行，從而實現優化管理的目標。

（四）建立一體化的高校畢業生數據庫

面向高校畢業生這一人群，建議由教體局、組織部、共青團、人社局等部門配合，著手從中學階段開始建立完整、繼承的學生電子檔案，以紙質檔案或掃描資料作為依據和參照，用信息數據完整記錄學生在校的學科、專業、特長、擇業觀念及畢業后就業技能、培訓、相關待遇等各類信息，突出數據在電子檔案中的主要作用，在離校前迅速開展就業崗位對接工作，縮短畢業生的擇業周期。必要時，也可運用數據分析手段及助學獎勵等形式，引導學生在報考專業時與全市產業發展規劃保持一致。

（作者單位：鄒城市就業服務局，山東 濟寧 273500）