電子檔案與紙質檔案雙軌化管理工作探討

劉海英

摘 要：在信息化技術的滲透下，電子檔案管理已經變得相當的普遍，這確實極大地提高了檔案管理工作的質量和效果，不過即使是如此，傳統的紙質檔案依然具有其自身的優勢和存在的價值，不可能就此淘汰。為此，我們需要重視并切實做好對電子檔案與紙質檔案的雙軌化管理工作，不能顧此失彼，使其能夠齊頭并進，全面提升檔案管理工作成效。本文基于作者自身的實際工作經驗與學習認識，首先簡單分析了電子檔案與紙質檔案雙軌化管理的必要性，然后主要就電子檔案與紙質檔案的雙軌化管理策略，提出了部分探討性建議，以期能為相關的工作實踐，提供參考。

關鍵詞：電子檔案;紙質檔案;雙軌化管理

在如今的檔案管理工作當中，我們必須要將電子檔案與紙質檔案的雙軌化管理作為一個關鍵課題，積極加強相關的研究、探討與實踐，客觀認識到雙軌化管理的必要性，并采取科學、合理的雙軌化管理策略，從而保證檔案管理工作能夠取得更高的成效。

1 電子檔案與紙質檔案雙軌化管理的必要性

信息化已然成為當前整個時代、整個社會的發展趨勢，不論在哪個行業、領域當中，都已經較為深入地滲透了對信息化技術的應用，這確實對傳統的各項工作帶來了極大的便利，提高了工作的效率與質量，在檔案管理領域當中也是這樣。就水利方面的檔案管理工作來說，其對于信息化技術的應用已經基本起步，構建起了電子檔案管理平臺，信息化技術在檔案管理工作中的作用、優勢開始初步的顯現了出來，例如其極大地壓縮了檔案存儲空間，提高了檔案管理的效率和質量，降低了人的勞動力投入，促進了檔案資源的共享、利用等等，不過即使是如此，傳統的紙質檔案依然不能就此淘汰，其依然具有自身的優勢和存在的價值[1]。

例如，紙質檔案是一種“習慣”，這種習慣在我國延續了已經上千年，即使是有了其他的信息存儲媒介，大多數的人依然習慣于使用紙質檔案，尤其是在一些特殊的工作當中，唯有紙質檔案的使用，才能更加的便捷，例如水利水電勘測設計方面的設計圖紙，在工作現場，紙質檔案相比電子檔案，往往顯得更具實用性;再者是雖然無紙化辦公在國內、外已經推行了多年，但是各類紙質文書的產生，依然是不能完全避免的，而且其中大多數文書都具有存檔的價值，能夠在后期發揮出作用，因此有必要對其進行檔案收集與管理;最后是在安全性方面，電子檔案與紙質檔案各有優勢、特點，雖然和電子檔案相比，紙質檔案在物理方面存在的安全隱患更多，如水、火、蟲、潮濕、氧化等，都會對其造成損壞，但是其并不會如電子檔案那般，容易遭到盜竊、篡改，因此在很多情況下，我們依然需要以紙質檔案為底稿[2]。由此可見，實施電子檔案與紙質檔案的雙軌化管理，是具有高度必要性的。

2 電子檔案與紙質檔案的雙軌化管理策略

2.1 健全雙軌化管理基本條件建設

電子檔案與紙質檔案的雙軌化管理，對于工作環境、條件具有各自的要求，這就需要我們加強各自的基本條件建設。如在電子檔案管理的基本條件建設方面，應當進一步完善電子檔案管理工作平臺，擴展其功能，配備性能優良的服務器、終端PC、專用網絡、掃描儀，這些都是電子檔案管理工作開展的必要條件。在紙質檔案管理基本條件的建設方面，則應當在以往工作條件的基礎上，做出優化與更新，使之能夠更加適應當前的檔案管理工作需求，體現出對紙質檔案管理的重視力度。

2.2 落實電子檔案與紙質檔案雙軌回收與電子化轉換

如上所述，雖然無紙化辦公已經較為普及，大部分的工作信息都以電子化的形式存在，但依然有不少的信息，須得通過紙質媒介來記錄和傳遞，可能會產生不少的紙質檔案，對此我們應當重視檔案信息的雙軌回收與電子化轉換。也就是說，要收集電子檔案信息的同時，也要注重傳統紙質檔案信息的收集，同樣要保證收集的及時、全面，避免發生遺漏，而且在收集到位后，要快速、無誤的將這些紙質檔案信息轉換為電子化形式，以便于后期的電子化管理，例如可以通過掃描或是人工錄入的方式，來實現檔案信息存儲形式的轉換，在轉換過程當中，依然需要注意準確性的問題，不能出現錯誤[3]。

2.3 完善電子檔案與紙質檔案雙軌管理制度

除了應落實電子檔案與紙質檔案雙軌回收與電子化轉換外，我們還需要完善電子檔案與紙質檔案雙軌管理制度。根據電子檔案管理、紙質檔案管理的不同特點，制定具有操作性、合理性、有效性的規章制度，為雙軌化管理的實施，提供依據和約束。如要參考和依據國家的相關法律、政策，如《檔案法》《標準檔案管理辦法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等，另一方面又要切實迎合自身的雙軌化檔案管理工作需求，細化雙軌化檔案管理的具體條例，突出電子檔案管理、紙質檔案管理的相關特點、需求，嚴防工作當中可能出現的各種問題。如各管理崗位的崗位制度、檔案雙軌管理的索引歸檔制度、檔案雙軌備份保存制度、電子檔案管理用戶權限制度、檔案雙軌保密及銷毀制度等，保證電子檔案與紙質檔案雙軌管理的有序推進[4]。

2.4 確立電子檔案與紙質檔案雙軌管理責任體系

在雙軌化管理的推進過程當中，應當根據雙軌管理中各個檔案管理工作的崗位設置，合理劃分為其工作內容，以及工作責、權，并編制成明確的工作手冊，為雙軌檔案管理工作的實踐，提供基本指導。紙質檔案管理責任體系現目前已經較為成熟，重點是要在電子檔案管理方面，完善相關工作，如需要在電子檔案管理系統平臺的建設中，合理的劃分系統權限的設置，保證權限分配與其工作需求相適應即可，避免系統權限的粗放式分配，否則在后期可能引起諸多的混亂，并且不利于責任的追究。所有的電子檔案管理工作人員都只能夠通過自己的賬號、密碼登錄系統，禁止相互之間交換、交叉使用系統賬號，因為這樣的情況在檔案管理工作當中可能會引起混亂，而且存在安全方面的隱患，必須要著力避免。

2.5 做好對電子檔案的分析與挖掘工作

不可否認，電子檔案在信息化技術的幫助下，確實能夠使檔案信息得到更大的作用、價值體現，所以在雙軌化管理中，我們應重點做好對電子檔案的分析與挖掘工作。因為雖然編撰后的檔案信息具有了一定的有序性，但是在有用信息的提取方面，依然存在很大的難度，單憑人力來說，很難從中獲取到有價值的信息。而在信息化、電子化的技術條件下，我們則可以更好地挖掘、利用檔案信息。如要借助于大數據、人工智能等先進的技術，從大量的檔案信息中，進行深入的、全面的信息挖掘、利用，從中提取出有參考、指導價值的數據信息。當然，為了使檔案管理能夠發揮出更大的作用、價值，我們還應當積極的開放、共享，與檔案管理局、上下級單位以及可形成合作的單位，建立起電子檔案查詢、共享、利用渠道。

3 結語

除了上面所提到的幾點之外，在電子檔案與紙質檔案的雙軌管理工作當中，我們還必須要加強檔案安全方面的建設。對于紙質檔案，應當從物理環境方面著手，重點預防水、火、蟲等方面的災害，而對于電子檔案，則需要完善技術方面的措施，如應用專門的物理防火墻技術，抵御外部入侵，應用專門的病毒查殺軟件，對病毒、木馬等進行定期查殺，定期對電子檔案進行異地備份等等。

參考文獻

[1]龐新林.淺談檔案數字化的必要性及解決主要問題的對策[J].中國管理信息化，2019（07）：147-148.

[2]吳敏.電子辦公環境下的文書檔案管理分析[J].科技資訊，2019（09）：242-244.

[3]佟大欣.工程技術檔案現代化管理與信息化建設探析[J].居舍，2019（01）：162-163.

[4]林蘊妍.水利工程檔案“紙質化”與“電子化”的交融共存[J].城建檔案，2018（04）：89-90.