嚴格處理程序，提升公文處理效率

朱迎春

摘?要：對于企業來說，行政辦公室是公文管理的重要部門，只有對辦理的公文嚴格執行辦文程序才能提升公文處理的效率.本文根據本單位公文管理制度及公文處理實際情況，提出了一些公文處理中需要注意和改善的措施，以期提高公文處理的效率，從而更好的促進企業的發展。

關鍵詞：行政辦公室;公文管理;公文處理效率

行政辦公室作為公文管理的部門，對辦理的公文要嚴格執行辦文程序才能提升公文處理的效率，加快公文處理速度，根據本單位公文管理制度及公文處理實際情況，總結歸納為以下幾個方面：

一、明確時限，確保公文處理及時高效

常規類文件原則上應在3天以內處理完畢，最長處理時間不能超過7天;緊急公文應即收即辦;涉及工作安排、會議通知等時效性較強的事項，應當在24小時內處理并提交意見。辦文人員應根據以上時限要求，加快公文處理進度。辦文人員如因出差在外，可借助移動辦公工具或委托授權他人處理或在出差地辦理，不得以人為原因耽誤公文處理進度。如個別公文因特殊情況需要延遲辦理，必須簽署意見后由行政辦文書轉主要領導簽批。

經由網絡辦公系統批轉基層各單位執行的文件，各相關單位原則上應在當天處理。各相關單位文書應切實負起責任，每天下班以前務必確保當天本單位執行的文件得到及時處理。

二、加強溝通，明確公文處理意見

各單位、各部室在使用網絡辦公系統處理公文時，要在網上擬辦意見之前，以電話、微信、郵件、會議等形式充分加強網下溝通協調，網上流程只作為規范的檔案記錄，避免將公文處理流程作為相互傳話的工具。各單位在上報公文之前，要充分與上級單位領導、有關部室進行溝通，必要時可將相關文檔提前發至有關部室審核或電話聯系有關部室，明確溝通意見同意后再行文上報。

在公文處理過程中，凡是需要慎重研究、論證方案的，主辦部室一定要當面和有關領導溝通;凡是涉及多個部門協作、需要時間研究解決方案的，主辦部室一定要加強與協辦部門、行文單位溝通;凡是主要領導針對有關事項處理提出具體要求的，主辦部室一定要拿出初步意見，向主要領導匯報后，確定最終處理意見。

三、規范行文，減少公文處理障礙性因素

各單位報送上行文時，需要上級單位提供資金、設備、人力等方面支持的，一定要在請示事項中明確數量、標準等;需要上級單位批復意見的，一定要有相關得失分析，并表明本單位建議性意見或措施，便于上級單位決策。上述情況如上報不全面會導致辦文人員在研究處理相關事項時無法掌握實際情況，反復要求報送單位補充材料，導致公文處理緩慢甚至停滯。

四、妥善處理，簡化公文處理流程

機關部室在辦理部分公文可以原件批回的，不再下發正式批復文件，可直接在呈批單上簽批辦理意見，經主要領導審核同意后即可轉有關單位執行，以加快公文處理效率。如需下達批復文件的，辦理部門應在辦理意見中寫明“擬于日內批復”或“此文需上報單位同意后批復”等類似意見，明確下一步工作計劃，以便掌握公文處理進度。不要簽署“正在辦理”或“辦理完畢”等模糊字樣。

需要實地調研、召開專題會議等研究論證后批復的，應簽批“正在論證分析，擬于日內批復”或“擬上報上級單位論證同意后批復”等類似意見，以便結束公文處理流程，待論證完畢或取得上級單位同意后另行下發批復文件。

各單位文書應及時做公文處理或轉本單位領導，防止出現“中梗阻”和“棚架”現象，確保貴州豫能政令暢通、各項措施落地落實。

五、嚴格督辦程序、加強催辦，確保公文處理效率

所有來文，包括上級來文和平行文，由綜合辦公室文書負責催辦。對于各部室網上自行呈報的請示、報告等文件，由公文起草人（或流程提交人）負責催辦。對于經領導批示需有關部室處理的公文，責任部室負責人要強化本部門內部公文處理催辦工作，確保“事事有著落、件件有回信”。

針對關注的重點問題等方面的文件，聯合督查辦公室，對開展情況，組織開展專項督辦。按照“一月一總結、一周一通報”工作制度，今年以來針對年初職代會安排的60項重點工作，截止到11月初累計完成57項。

針對部分停滯、催辦后仍沒有處理的文件，由綜合辦公室文書進行電話催辦。對于停滯時間超過規定范圍的文件由行政辦公室匯總整理完畢后，報公司主要領導審閱，定期將對各部門的公文辦理情況及存在的問題在辦公網上進行通報。

六、嚴格管理、確保安全

各單位文書人員要做到專人負責，對處理完畢后的公文進行妥善保管，保證不丟失、不損壞。同時遇到涉密文件，在處理的各個環節要嚴格執行保密規定，不得泄露保密文件。對于本年度辦結完成的文件，按照公文管理規定在規定的時間內移交本單位檔案管理部門進行保管。

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