探析如何做好學校檔案利用工作

蔡曉霞

摘 要 學校檔案是學校進行教育教學、師生信息管理、相關手續(xù)辦理、學校運營服務等工作的前提，同時學校檔案中也記錄了很多與學校歷史相關的事宜，可能會成為在未來對歷史進行回顧的珍貴資料。但學校檔案數(shù)量眾多而管理難度較大，管理檔案的水平某種程度上也是學校業(yè)務水平的一種體現(xiàn)。因此本文就如何做好學校檔案利用工作進行了研究。

關鍵詞 學校;檔案;利用

中圖分類號： G273.5;G472.4 文獻標識碼： A

AbstractSchool archives is the school education and teaching，teachers and students information management，related procedures， school operation services and other work premise，at the same time school archives also recorded a lot of school history related matters，may become in the future to review the history of the precious materials.However，the number of school archives is large and difficult to manage.To some extent，the level of archives management is also a reflection of the level of school business.Therefore， this paper studies how to do a good job in the use of school archives.

Key WordsSchool;Files;Using

檔案是學校的重要資料，而檔案利用的水平則是學校業(yè)務水平與辦事能力的一種體現(xiàn)。檔案中記載了豐富的與學校和師生相關的信息，倘若能合理地利用檔案，可以提升學校的辦學水平，使學校更好地服務于師生的學習與生活相關的需求，優(yōu)秀的檔案也可以成為學校對外展示的招牌，對于提升學校教育水準具有重大意義。

1 學校檔案利用工作的各項保障

優(yōu)秀的保障機制是對學校檔案進行良好利用的前提，而學校的檔案利用保障一般包含機構人員保障、時間保障與技術保障等。

1.1 機構與人員保障

對于大部分學校來說，管理檔案的機構是學校的檔案室或圖書館，因此對檔案利用工作的保障也應當以此為中心進行。檔案管理部門的相關人員應當積極與學校其他部門或人員聯(lián)系，從而保證各種信息在檔案管理部門與學校其他部門之間得到良好的溝通，在需要利用檔案時可以及時地調(diào)出，避免因信息不流通出現(xiàn)檔案利用方面的問題，確保檔案利用工作的高效開展。

在人員構成方面，學校在招聘檔案管理人員時應當注重招聘經(jīng)驗豐富的、專職從事檔案或文件資料管理工作的人員。學校的檔案規(guī)模往往較為龐大，因此需要管理人員有較高的工作效率和細致的耐心完成檔案的分類、匯總與儲存工作，為將來利用檔案時的檢索工作提供便利[1]。同時，相關人員應當有扎實的文字和語言表達能力，最好再具備一些宣傳與團隊溝通工作的經(jīng)驗，從而形成一支具有過硬專業(yè)技能的檔案管理團隊，為學校的檔案利用工作提供堅實的保障。

1.2 時間保障

對檔案利用的時間保障包含兩方面，一是工作人員的時間保障，二是事先規(guī)劃的時間保障。

工作人員的時間保障，即保障檔案管理人員的工作時間，檔案利用環(huán)節(jié)是學校檔案處理工作的一部分，因此需要專門確保檔案管理人員有充足的時間完成自己的工作。目前很多學校并不重視對檔案管理人員工作時間的保障，檔案管理人員經(jīng)常需要協(xié)助其他部門完成工作，導致檔案利用環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題。另一方面，學校應當為檔案管理人員提供一個安靜的工作環(huán)境，檔案管理這種文字較多的工作應當在安靜的環(huán)境下進行，安靜的工作環(huán)境可以使檔案管理人員靜下心來完成檔案的編輯、撰寫、制作、整理等相關業(yè)務流程[2]。

事先規(guī)劃是指在利用檔案之前，應當根據(jù)預估的狀態(tài)確定一個大致的利用檔案的時間，并將其傳達給檔案管理人員，使其有充足的時間完成自己的工作。這一時間一旦確定，不能輕易地縮減，避免檔案管理人員因無法完成自己的工作影響檔案的利用環(huán)節(jié)。

1.3 業(yè)務技術保障

檔案利用屬于技術性較強的工作，檔案中包含大量文字性信息，對利用檔案的人員的技術水平與業(yè)務能力有一定要求。因此負責檔案利用的相關人員應當積極學習檔案管理與利用相關的法律法規(guī)與技術規(guī)范，從而提升自身的檔案利用水平。

檔案信息化技術是提升檔案利用水準的技術保障，現(xiàn)代信息化技術可以實現(xiàn)對大量資料的儲存、管理與利用。因此學校方面應當重視對檔案信息化管理系統(tǒng)的建立，利用信息化管理系統(tǒng)，不但可以使檔案管理人員免于以往的整理文字資料的枯燥工作，也可以利用信息化技術處理信息的優(yōu)勢提升學校利用檔案的水平。

2 學校檔案利用工作的拓展途徑

檔案中記載了大量關于學校的信息，有效的利用檔案，不僅可以提升學校服務師生的水平，也可以起到對學校的宣傳作用，其中包括見證學校發(fā)展、宣傳學校成果、服務學校師生三方面。

2.1 見證學校發(fā)展

對于有著悠久的建校歷史的學校來說，其檔案就是記載了學校發(fā)展過程的重要文獻。學校從建校開始至今，經(jīng)歷了學校規(guī)模不斷擴大、師生數(shù)量不斷增多、資產(chǎn)總值不斷增加的過程，而學校發(fā)展中的某些特殊事件也可能詳細地被記錄在檔案中的某一角落。因此，通過發(fā)掘與利用學校檔案中記載的歷史信息，可以為學校的師生展示學校的發(fā)展歷程，增強其歸屬感與榮譽感[3]。

見證學校發(fā)展的工作可以借由宣傳學校的工作中實施，例如學校的新生入學時、舉辦校慶時、校友訪校等活動時，或是趕逢某些特殊的節(jié)日時，通過學校檔案中抓取與學校發(fā)展歷程相關的信息，以合理的方式展示給師生或社會各界，增強學校宣傳工作的效果。

檔案信息的抓取可以是文字，也可以是圖片或視頻之類展示能力更強的信息媒介。倘若學校在檔案管理環(huán)節(jié)中應用了上文中所述的信息化管理平臺，則借助信息化管理平臺可以直接實現(xiàn)對檔案關鍵信息的抓取與相關展示資料的生成工作，極大地方便檔案管理人員，提升學校檔案利用工作的效率。

2.2 宣傳學校成果

學校的成果種類非常多樣，包括學校取得的榮譽、教師的教研成果、學生參加的競賽等都可以作為宣傳學校成果的內(nèi)容，而這些內(nèi)容都記載在學校的檔案中。

在利用檔案宣傳學校的成果時，可以將記載此類信息的檔案單獨存放，以便于隨時調(diào)用。宣傳學校成果可以以照片的形式擺放在櫥窗中，供他人觀看。對于應用了信息化管理技術的學校來說，更可以使用電子展示窗口，借助信息化管理平臺篩選信息的優(yōu)勢，可以實現(xiàn)將電子展示窗口中的信息與檔案中記載的信息同步更新，從而提升宣傳學校成果的效果。

2.3 服務全校師生

學校中的師生在日常學習與生活過程中會不可避免地遇到手續(xù)辦理或資料查詢相關的工作，因此檔案利用工作也可以為學校師生提供學習與生活相關的服務，滿足其在學校中的需求。

對于教師來說，教學資料性的內(nèi)容一般包含教案、教學大綱、講義、成績等方面;而職稱資料性的內(nèi)容一般為課題申報、科研論文、教研檔案、各種通知等;而人事相關的資料性內(nèi)容為職稱評價、職位晉升、績效考核、工齡保險等方面。教師在接觸這些工作時經(jīng)常會進行各種資料的查詢工作，而良好的檔案利用工作可以給教師的資料查詢工作帶來便利，使其有更多的時間與精力投入到教學工作中，提升教學水平。

對于學生來說：資料性內(nèi)容主要為學籍建立、成績查詢、畢業(yè)審批、榮譽獎勵等內(nèi)容，此外，對于畢業(yè)生而言，往往還會涉及到檔案的轉(zhuǎn)移與交接工作。而良好的檔案利用工作流程可以提升建立學生資料的效率，完善檔案交接工作，避免學生的檔案丟失為其帶來麻煩。而檔案利用工作可以將曾經(jīng)畢業(yè)的學生檔案在學校中記錄備份，當學生的檔案出現(xiàn)問題向原學校尋求幫助時，學校也可以在第一時間及時幫助學生解決困難，提升學生對學校的評價。

3 結論

檔案是學校中重要的文字性資料，良好的檔案利用環(huán)節(jié)對于提升學校的教學與服務能力有非常大的幫助。本文對做好學校檔案利用工作的方式進行了研究。在保障檔案利用工作層面，有機構保障、人員保障、時間保障以及業(yè)務技術保障。而在檔案利用的拓展途徑上面，有見證學校發(fā)展、宣傳學校成果和服務全校師生。期待本文的內(nèi)容能夠為提升我國學校的檔案利用水平提供參考。

參考文獻

[1]黃紅.學校檔案利用途徑及其服務功能的實現(xiàn)思考——以珠海市第二中學檔案利用為例[J].黑龍江檔案（3）.

[2]佚名.提升高校檔案利用水平的途徑[J].辦公自動化，2019， 24（8）：24+54-56.

[3]徐康銘，杜希霞，衣先曉.新時期中職院校檔案利用服務工作研究[J].民營科技（5）.