淺談市政檔案管理對市政建設的作用

張洋

摘 要：市政工程就是城市市政建設的工程，通過綜合近幾年社會經濟建設發展來看，開展市政工程，主要是為解決當地市民的具體困難，從一定程度上可以有效改善城市環境，提高城市建設，并起到促進地方經濟發展的目的，市政工程檔案是在城市規劃、管理、建設活動過程中形成的具有保存價值的材料，是對當前城市市政建設管理工作過程的真實記錄，可以說在城市建設的很多方面起著十分重要的作用，因此，如何正確發揮市政工程檔案的作用，實現市政工程檔案自身價值，是當前急需解決的問題。

關鍵詞：市政;檔案管理;市政建設;作用

1 市政工程檔案特點

市政工程檔案的專業性、綜合性是其他檔案管理所不具備的。形成時間長、數量多。建設一個市政工程項目，從調研與評估起，包括決策與立項、勘測與設計、施工與竣工等環節，直到試運行為止，時間跨度少則一年，多則3年5年。在此期間，所有能夠反映與項目有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件數量之多，也非一般類目檔案可比。涉及單位多、種類全。一項市政工程的檔案絕不僅僅是設計單位、施工單位或驗收部門一家的材料。自立項起，審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像都能夠用于指導城市建設與維護，都可有效預防、減少和解決城市運行過程中的問題，都應該歸檔以備利用。在此過程中的任一參建單位疏忽，未能及時歸檔全部資料，就會影響市政檔案材料的完整性。檔案門類多、載體雜。市政工程在建設全周期內會產生勘測設計、招標投標、工程施工等多方面文件資料，會涉及土建、安裝、電力等多專業。不僅有文字檔案類的紙質載體，還有3D模型、樣品等實物載體，近年還多了聲音、影像類的多媒體載體。

2 市政工程檔案管理現存問題

2.1 市政工程檔案管理人員水平不足

傳統的市政工程檔案主要是紙質檔案，對管理人員的業務技能要求相對較低。當前，部分市政工程檔案不僅包括相關紙質檔案，還涉及諸多圖紙、模型、電子文件以及影像資料等。因此，此類市政工程檔案管理人員有較高的素質要求，不僅要求工作人員有過硬的管理類業務知識，還要求檔案管理人員熟練掌握計算機相關操作技能，能熟練進行檔案分類匯編以及檔案信息檢索。市政工程檔案管理具有很強的綜合性和專業性，檔案編制和管理人員的專業水平和綜合素質對市政建設的質量有著不可忽略的作用。在市政工程建設和維修管養行業，檔案編制和管理人員大多非專業人員，檔案管理力量薄弱，管理人員專業素養不高，管理水平不強，編制的檔案資料質量良莠不齊，導致工程檔案編制管理與項目建設難以同步形成，嚴重的還會導致工程檔案失真、遺漏等現象發生。

2.2 市政工程檔案管理重視程度不足

當前，部分市政工程缺乏對檔案管理的高度重視，將檔案管理工作視為可有可無的環節。缺乏先進的市政工程檔案管理手段，極易導致市政工程檔案的遺漏缺失，難以有效保障市政工程檔案的參考價值以及利用價值。我國市政工程建設和管理領域，沒有形成完善的市政檔案管理制度。市政工程從項目前期、項目建設、竣工驗收到后期管養，檔案資料分別由不同的部門編制，統一收集歸檔難度較大。各部門之間和部門內部缺乏完善的檔案管理體系和科學管理機制，檔案管理缺乏細則，難以規范化管理，造成市政工程檔案完整性、準確性和連續性打折，市政工程建設檔案資料失真和歸檔滯后的現象時有發生，市政工程檔案分散、不完整、沒有統一歸檔和規范入庫管理的現象普遍存在，導致市政工程統一歸檔接收率不高。

2.3 市政工程檔案管理改革力度不足

檔案資料的標準化、規范化是檔案管理信息化的基礎，檔案資料標準化程度低制約了市政檔案管理信息化的發展。一直以來對市政檔案管理工作投入不足，市政檔案歸檔、入庫、查閱檢索方式的數字化和信息化改革進展緩慢，市政檔案管理方式滯后于社會發展的要求。我國城建檔案資料管理中，低效的傳統管理方式仍然占絕對優勢，造成檔案資料利用手續繁瑣，查閱不方便。加上資料不完整、失真問題導致可參考性降低，造成檔案資料利用率較低，服務社會的功能減弱。

3 市政建設中檔案管理的作用

3.1 為政府決策及行政管理提供參考作用

政府檔案記錄的內容大都是針對那些機關單位和事業單位，記錄其在現實生活中出現過的事件和有價值的計劃等。通常情況下，均以文字、圖片和聲音的形式存儲下來，便于以后查詢與使用。這些檔案資料的保管充分發揮出了政府職能。政府決策與行政管理資料的保存與探究，以此為政府項目決策提供依據，有助于維護政策的有效性，還為可行性調研提供科學的文獻資料，防止行政職權的濫用與重復，有助于提升行政效率。一個國家及民族，甚至個人，均存于歷史之中。檔案信息是記載歷史的資料，最后會成為后輩了解當今社會現狀的依據。建立檔案保留的是城市面貌，講述的是時代變遷。檔案記錄了社會發展的整個歷程，具有顯著的法律效用，檔案信息呈現的歷史具備客觀性，其保存了當時的歷史實際，這些檔案有著很高的參考作用，城市基礎設施創建屬于政府行為，關系著民生。

3.2 給政府行政帶來法制保證

依法治國的核心是簡政放權，在法制的約束下治國檔案起到了兩點作用：其一，加大行政行為的透明度，為政府文件公開帶來依據及保障。《中華人民共和國政府信息公開條例》為確保群眾依法獲得行政信息，加大政府活動的公開度，促使依法行政，增強政府服務思想而建立的。檔案是政府信息的核心載體，為群眾監督政府、出言獻策提供了有效的參考信息。2007年之后，各級政府部門在網絡上均專門設立了信息公布專欄，通過電子信息的形式公開發布信息。其二，為監督、優化政府決策提供保障。人民代表大會屬于立法監督機構，監督政府執行職權是其重要的職責之一。自黨的十八大以后，強調簡政放權。政府所有的大型決策均要經人大審批。檔案信息是政府工作的記錄資料，應當上交人大審議，最后產生決議性信息。對政府工作的不良后果追究責任，給人大審議奠定法律基礎。若政府發布的相關法律即政策產生嚴重失誤的話，以后均有地方可查。就這單個方面來講，檔案的保管在很大程度上制約著政府的不良行為，由于有檔案的存儲，政府相關工作均會受到法律及社會大眾的全面監督。

3.3 檔案管理是城市規劃建設的前提條件

城市規劃作為一個龐大系統的項目，其包含許多內容，例如天氣、環境、交通等，若城市規劃不當將會引發無法挽回的損失。城市不僅無法超前發展，反之會發展停滯。但是，若加強檔案管理，有檔案的借鑒情況就會有很好的改變，由于檔案是對歷史現況的記錄，有較高的準確性。市政檔案管理為城市的發展提供了一定的保障，可以使市政項目更順利地進行。避免重大決策出現錯誤，確保決策的及時性和正確性，使檔案為市政建設提供更優質的服務，盡可能降低工作上的措施，更好為群眾服務。

4 結語

綜上所述，市政工程檔案的采集和管理存在諸多問題，要通過完善工程竣工驗收備案管理制度、完善檔案管理的法規和相關制度、強化檔案采集意識、提高檔案管理人員的業務技能等策略加以改善。

參考文獻

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