“互聯網+”背景下解決高校財務“報銷難”的創新研究

(成都體育學院 四川 成都 610041)

一、高校財務“報銷難”現狀及存在的主要問題

(一)編制預算“難”，不夠客觀，預算與支出具有差異性。

各個院系、行政政部門經辦人在編制預算時，對于某些項目、會議無法測算出精確的資金額度，但是會往高的資金需求申報，其目的是為了項目及時完成占據更多的資源。所以，在預算編制過程中，預算編制時基本上沒有考慮項目實際實施時的需求，且大多數負責人不具有財務知識，編制的預算操作性不強。造成預算和實際支出差異，最后按照繁瑣的流程調整預算指標，才能使實際支出與預算相符。

(二)外來經費多，且來源渠道多元化，收入管理和核算崗負擔重。

近年來，各個高校都在擴招，再加上辦學水平不斷提高，對外爭取的資金越來越多，外來經費多，是因為各種機構、單位和政府對高校的贊助和投入，并且使得高校的教育經費越來越多，比重越來越大呈現上升趨勢。各部門報銷經辦人對外來經費的劃撥缺乏相應的專業知識，可能不是自己的項目，對該經費的預算數不清楚，對報銷流程不熟悉，財務部門必須要完成這些外來經費的管理和收付，增加了工作時間和壓力，使得財務收入管理崗和前臺審核工作任務重，加重了財務核算的負擔[1]。

(三)缺乏相應的財務專業知識，對財務制度不熟悉，報賬流程模糊。

會計人員和票據報銷人員掌握的信息不對稱，存在較大的溝通成本。傳統會計核算報銷模式下，票據經辦人大多數為專職的教師或者管理人員，財務會計知識的專業性不強，對相應的財務制度不熟練，導致報銷人員很難獲得與會計人員對稱的財務信息，如對自身的項目余額、不了解借款數目等。這些因素都直接造成有可能需要重新填寫和準備報銷資料，有時候會造成財務報銷人多次往返于財務處，浪費了一定的時間，加大了會計人員和報銷人之間的溝通成本，容易造成會計人員和財務報銷人之間的矛盾。

(四)專項經費?？顚Ｓ?，各院系配置的財務秘書工作積極性不高，容易造成財務報銷不及時。

近年來，隨著經濟的發展，國家不斷加大對高校教育經費的投入，高校經費逐年增長，導致使用資金的來源和支出都呈現多元化、復雜化的趨勢[2]。各院系為了與財務報銷工作好對接，配置了相應的財務秘書，但是財務報銷這個工作作為財務秘書的眾多工作任務之一，且主要重心不在報賬上，而且針對這種財務秘書不是專業的，對財務知識相對比較薄弱，并且各部門并沒有因為自己院系的老師成為財務秘書而有相應的獎勵機制，對于每個部門設置的財務秘書在增加了額外的工作后而并沒有享有相應的報酬，所以對于財務秘書來說，工作積極性不高。

(五)財務報銷審簽難

一張原始單據可能需要多個部門、多個層級的領導簽字，財務經辦人要保證票據的真實性，各院系負責人或行政部門領導審批經費的使用，大額經費的支出需要按權限劃分，按照劃分權限報部門主管校領導、分管財務校領導或校長審批[3]。而這些擁有審批權限的領導人一般有很多種身份，比如身兼行政、教學等職位，工作很忙，時常為了公務出差，給報賬工作帶來諸多不確定因素。對于各類經費的簽批權限不同，涉及多個職能部門或者校領導，使得報銷人員走完簽字流程花費更多的時間，對于復雜的業務，財務經辦人通常需要流轉于多個部門找多個領導簽字，不同部門、不同級別領導還可能因為信息溝通產生爭議和矛盾，使得這一流程更加拖沓冗長?；ㄙM更多的時間成本，并且容易產生急躁的情緒。

(六)財務報銷排隊時間長，業務辦理效率低，滿意度低

傳統窗口報銷模式首先須手工填寫報銷單，整理好票據，等簽批手續完成后，再到財務大廳排隊等候報賬。這種報賬方式耗費了師生大量的時間和精力，致使他們產生不滿情緒。報銷經辦人的不滿情緒也直接影響前臺人員的服務效率和質量。當在現場審核時，時間花費較多。例如財務人員要從多方面審核票據，比如從形式要件和實質內容兩方面對票據進行全面審核，為了避免票據丟失，報銷人員和已由領導簽字后的報銷單不能分離，導致現場審核等待時間較長的現狀。并且高校作息時間的特殊性使經費報銷業務存在周期性。開學初報銷業務較少，這是因為教學計劃的安排，但是寒暑假之前、召開了會議或者組織了活動亦或者年底國庫集中關閉前這種情況會形成報銷高峰期，報銷業務量急劇增長，導致報銷大廳排長隊等候的持續現象，并且在這種集中報賬，容易出現爆倉的現象，導致每個財務人員均處于超負荷工作狀態。另外，由于報賬人員票據粘貼不規范，對審批流程不熟悉，可能需要反復溝通、解釋和修改，增加報銷時間，進一步降低了報銷效率，財務報銷人員排隊現場等候時間長，心情焦急，對會計人員的滿意度低。

(七)財務宣傳渠道單一，獲取有效消息慢

由于財務的專業性和嚴謹性，必須時刻關注國家政策，在針對高校六項等教育經費的管理中，必須時刻緊跟政策的步伐，出臺最新的符合規定的制度文件。這些制度文件涉及的專業性知識過多。由于傳統的財務宣傳形式較為單一，財務經辦人人員和相應老師對于財務的知識的了解除了相應的制度外，更多的來源于師生間的口口相傳，及時性差，準確率低。由于信息不對稱，報銷人員對經費使用規范性和財務報銷流程不熟悉，獲取有效消息慢，導致頻繁出現經費使用超出許可范圍或預算額度的現象，財務經辦人往往沒有及時地查閱到有效消息而導致的財務問題，增加了前臺財務人員審核和整理票據的工作量，影響了工作效率。

二、對解決高校財務“報銷難”的思考：“線上”高校財務服務模式

(一)網上簽批系統，解決財務報銷審批難

引入網上電子簽批系統即辦公自動化系統，如目前的OA系統，財務經辦人在做部門預算的時候，或者經費指標，經辦人負責在OA系統里填好需要的劃撥的經費分配，待申請后可由網上自動投遞，對于校領導、相關部門負責人等經費簽批人，可不受地點、時間的限制進行簽批，必要時還可通過手機進行簽批[4]；利用網上的簽批系統，只需要財務經辦人在自己的辦公室里并且在財務內控系統上填上此次需要報銷的原始材料，并且利用高拍儀將相應的原始單據掃描到系統里，按照這個步驟，時刻關注著網上流程，等簽批手續流程走完后，需將持簽批手續打印件和紙質的報銷單據投遞到財務處的投遞柜里。不用著急等著各部門負責人一個一個的紙質簽字，都可以在網上自動化完成審批手續，減少了財務經辦人拿著紙質報銷單輾轉于多個部門之間，減少財務審批難。

(二)投遞式報銷-網上報銷，優化報賬模式，提高報銷效率

投遞式報銷-網上報銷是指報銷人網上提出報銷申請。每一位師生員工都可以通過自己的工號密碼進入財務內控系統，填寫報銷信息，包括項目、業務事項、報銷金額、刷卡信息等，并在附件中上傳原始憑證掃描件，然后提交報銷申請[5]。由系統根據項目及業務信息自動配對審批人并將信息依次傳遞給相關人員，審批人根據審批權限進行簽批，簽批手續完成后，由財務人員進行網上預審，不合要求的退回修改或撤銷申請，待預審核完成后，報銷人將報銷單據放在投遞專用袋，由自己或者他人投遞到財務投遞箱里，財務人員在特定時間內按簽批手續完成后的順序，進而按照袋內票據審核、修改、復核及網銀付款的報銷過程[5]。實現財務內控系統和財務系統的對接，減少了報銷經辦人排隊長的缺點，實現報賬網絡化，以提高財務報賬的效率。

三、對解決高校財務“報銷難”的思考：“線下”高校財務服務模式

(一)財務部門配置財務聯絡員與各院系深入對接，服務多元化

首先是預算編制，對于院系的老師來說，主要工作在于教學，財務專業性不夠，且財務人員平時忙于報賬，和各院系的交流較少，財務部門配置財務聯絡員深入對接院系等各部門的財務工作，對各院系非專業的財務人員進行預算指導，對不清楚不理解的進行耐心輔導。使各院系完成每年的一件財務大事。對于財務報銷問題，由于新政策變化大，財務要根據新的形勢、政策更新新的制度，財務部門配置財務聯絡員多形式的各院系的財務問題進行解答，并且指定的相應的財務聯絡員靈活地去各院系進行上門現場服務工作，當好意見的傾聽者和問題的幫助者，定期進行實地調研，堅持多方面回應，更加多元化的解決各院系的財務問題。

(二)全面開展財務服務，加強財務隊伍建設，提升報銷滿意度

1.普及財務知識，加大財務知識宣傳力度。

通過專題培訓、微信推文、官網公示等多種形式的財務宣傳方式，運用通俗易懂的方式向廣大師生進行宣傳展示，把握宣傳時點，根據不同的時間節點的財務業務的辦理需求，開展實時的財務宣傳，對于新的制度方面難懂的，定期或者不定期的主動聯絡各院系和行政部門，在針對新的財務知識、更新后的制度、文件精神傳遞、報銷中遇到的問題等方面進行收集信息和意見。或者印制一些通俗易懂的小冊子和通過OA辦公系統普及經費使用、報銷等財務知識，運用QQ或者微信等便捷的方式進行回答各院系和行政部門遇到的難題，讓教職工輕松地了解怎么解決這個難，從經費使用源頭避免經費的違規使用，真正達到服務多元化，使服務育人穩固心中，提升財務報銷的工作效率。

2.增加業務能力，加強財務隊伍建設，樹立“服務+”理念，全方位育人

財務部門應該定期或者不定期地組織財務人員參加業務學習，及時對新的政策法規和制度進行學習，使之有一個新的認識，并且相互交流報銷中存在的問題和解決方法。打造高效的服務團隊，各院系如果有需要，想要加深對財務知識的學習，可通過每個院系設立學生財務助理，對于學生財務助理可學習一些基礎的財務知識，可有院系負責教學，也可以組織到財務處學習相應的知識，形成大學生財務實習實踐基地，財務部門可以傳授相應的財務知識，使學生財務助理能成為老師的小助手，財務知識的增長，另一方面也能使財務經辦人減輕一些負擔，使之能達到服務育人、管理育人的效果。在對于會計人員來說，除了必備相當的財務專業知識，并且還要熟練的使用計算機，利用計算機的便利，能更快地進行財務分析，以及在一定的基礎上能較好地進行財務預警。因此，必須要重視會計人員的信息化能力的培養。會計人員在除了日常會計工作外，還需要主動了解國家有關會計、稅收、財務管理、法律等方面的知識，提高相應的財務綜合能力，由單一的只負責做財務工作或者報賬工作轉變成關心學校發展、主動參與高校財務管理的服務者、管理者。

四、總結

在“互聯網+”的背景下，針對高校財務報銷難的問題，打造“線上”+“線下”的多元化服務模式，樹立“服務+”理念，全過程、全方位地為全校師生著想和服務，提高服務的滿意度，使服務育i人、管理育人達到一定的效果。