大數(shù)據(jù)時(shí)代下的高校人事檔案管理信息化建設(shè)探討

林榮

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展和普及，各種數(shù)據(jù)信息龐大而繁雜，極大地加大了數(shù)據(jù)信息的收集和處理難度，“大數(shù)據(jù)”信息處理技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校該如何把握發(fā)展機(jī)遇，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到高校的人事檔案管理中已經(jīng)成為高校當(dāng)前提升人力資源管理水平的重要課題。本文首先介紹大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)人事檔案信息化建設(shè)產(chǎn)生的積極影響，然后分析當(dāng)前高校在人事檔案信息化建設(shè)方面存在的諸多問(wèn)題。最后針對(duì)問(wèn)題提出相應(yīng)的解決方案，希望能進(jìn)一步推進(jìn)高校的人事檔案管理信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：高校 ? 人事檔案管理 ? 大數(shù)據(jù) ? 信息化建設(shè)

近年來(lái)，我國(guó)各大高校積極開展人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)，逐步深化了各項(xiàng)人事檔案規(guī)范制度體系改革，利用先進(jìn)的信息化技術(shù)不斷完善和提升高校的人事檔案管理水平，高校已經(jīng)逐漸擺脫過(guò)去傳統(tǒng)的手工管理模式，實(shí)現(xiàn)了人事檔案數(shù)據(jù)從收集儲(chǔ)存到統(tǒng)計(jì)分析全過(guò)程的自動(dòng)化操作流程。不僅提高了高校人事檔案管理效率，也為高校更好地開展人力資源管理活動(dòng)提供了更全面、完整的決策參考信息。

一、大數(shù)據(jù)對(duì)高校人事檔案管理信息化產(chǎn)生的積極影響

大數(shù)據(jù)背景下，高校借助先進(jìn)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)[1]加快了其人事檔案信息化建設(shè)水平，其積極影響主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面。一是有助于高校人事管理效率和質(zhì)量的提升。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠深入挖掘各種人事數(shù)據(jù)信息存在的潛在聯(lián)系，研究數(shù)據(jù)之間相互的關(guān)聯(lián)，各項(xiàng)人事檔案管理工作按照大數(shù)據(jù)的處理要求進(jìn)行規(guī)范操作，處理速度更快，得出的數(shù)據(jù)結(jié)論也更具參考價(jià)值。二是促進(jìn)高校人力資源管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，利用大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)充實(shí)人事檔案信息，量化人事管理數(shù)據(jù)，能夠幫助高校更有針對(duì)性、更具科學(xué)性的開展人力資源管理活動(dòng)。通過(guò)科學(xué)的對(duì)高校人力資源發(fā)展趨勢(shì)做出預(yù)測(cè)，制定個(gè)性化的人才培訓(xùn)方案，精準(zhǔn)匹配人才崗位，強(qiáng)化人力資源管理的激勵(lì)效果，從而促進(jìn)高校實(shí)現(xiàn)人力資源管理目標(biāo)。

二、大數(shù)據(jù)背景下高校人事檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）人事檔案管理觀念落后，對(duì)信息化建設(shè)不夠重視

傳統(tǒng)的人事檔案所記錄的內(nèi)容大多是高校職工的政治面貌以及過(guò)往的社會(huì)工作經(jīng)歷，對(duì)職工近期的工作情況反映較少。而且人事檔案中對(duì)職工的個(gè)人能力考核評(píng)價(jià)缺乏量化的標(biāo)準(zhǔn)，評(píng)價(jià)內(nèi)容大致相同，甚至還存在許多高校人事檔案管理相對(duì)混亂，不規(guī)范的操作導(dǎo)致存在漏填或錯(cuò)填等現(xiàn)象。加上難以對(duì)人事數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)管，一些教職人員為了個(gè)人職位升遷或者提高薪酬工資，在填制人事檔案時(shí)還存在造假行為，導(dǎo)致人事檔案難以充分的發(fā)揮其人力資源管理的作用。由于高校人事檔案管理觀念落后，對(duì)人事檔案管理信息化缺乏重視，在這方面投入的資金少，信息化程度嚴(yán)重不足。一些高校的人事檔案管理甚至仍然停留在紙質(zhì)檔案管理階段，部分高校雖然建立了相應(yīng)的人事檔案管理系統(tǒng)[2]，但系統(tǒng)大多只是用來(lái)查詢一些基本的人事數(shù)據(jù)信息，并未在此基礎(chǔ)上建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)分析及整合功能，無(wú)法為高校的人力資源管理提供可供參考的決策支持?jǐn)?shù)據(jù)。

（二）數(shù)據(jù)來(lái)源渠道較少，缺乏完善的人事檔案數(shù)據(jù)信息管理平臺(tái)

由于人事檔案數(shù)據(jù)來(lái)源渠道較少，且內(nèi)容單一、涉及范圍較窄，無(wú)法全面、準(zhǔn)確的反映教職工的業(yè)務(wù)工作能力。而且在人事檔案中大多是語(yǔ)言文字的敘述性內(nèi)容，難以對(duì)同一教職工不同階段或者不同教職工的工作業(yè)績(jī)能力水平進(jìn)行縱橫比較，在一定程度上反而加大了高校人事管理的難度。由于高校信息化程度不足，缺乏完善的人事檔案數(shù)據(jù)信息管理平臺(tái)，在統(tǒng)計(jì)和處理人事數(shù)據(jù)時(shí)不僅費(fèi)事費(fèi)力、效率低下，也難以真實(shí)、直觀、準(zhǔn)確的反映高校教職工的人事檔案信息。

（三）人事檔案管理信息化配套設(shè)施不健全，缺乏專業(yè)的信息化操作人員

相關(guān)配套設(shè)施建設(shè)不健全也是阻礙高校人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程的一大主要因素。包括硬件設(shè)施購(gòu)置和管理工作不到位，未對(duì)相關(guān)配套軟件的進(jìn)行開發(fā)和完善，局域網(wǎng)建設(shè)不足，各部門之間信息化管理系統(tǒng)之間缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)對(duì)接等[3]。這一方面是由于高校在人事檔案管理信息化方面缺乏必要的資金支持，在資金不足的情況下設(shè)備更新緩慢，信息化建設(shè)難以有效推進(jìn)。另一方面是由于高校的人事檔案管理信息化建設(shè)的專業(yè)化人才嚴(yán)重缺失。當(dāng)前一些高校使用的人事檔案管理軟件是由高校自行進(jìn)行研發(fā)設(shè)計(jì)，軟件功能相對(duì)簡(jiǎn)單，只能完成基本的信息記錄和數(shù)據(jù)查詢與統(tǒng)計(jì)等功能，難以滿足大數(shù)據(jù)背景下多元化的人事數(shù)據(jù)儲(chǔ)存和處理需求。

（四）缺乏信息安全意識(shí)，易引發(fā)信息泄露風(fēng)險(xiǎn)

大數(shù)據(jù)背景下，人事檔案信息化管理雖然能夠幫助高校處理復(fù)雜、龐大的人事信息數(shù)據(jù)，提高人事管理的效率以及質(zhì)量，但與此同時(shí)信息數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中的傳遞與儲(chǔ)存的安全性卻缺乏保障。目前對(duì)于信息系統(tǒng)中人事信息數(shù)據(jù)的保護(hù)主要是依靠賬戶密碼和計(jì)算機(jī)防火墻，但是由于一些高校管理人員缺乏一定的信息安全意識(shí)，設(shè)置過(guò)于簡(jiǎn)單的賬戶密碼或者在信息技術(shù)防護(hù)方面手段單一，不能有效的防范數(shù)據(jù)竊取行為，容易引發(fā)人事信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校人事檔案管理信息化建設(shè)策略

（一）加強(qiáng)“大數(shù)據(jù)”宣傳教育，提升高校領(lǐng)導(dǎo)人事檔案信息化管理意識(shí)

“大數(shù)據(jù)”信息技術(shù)能夠?qū)嫶蟮娜耸聰?shù)據(jù)信息進(jìn)行有效的整合分析，全面提升高校的人事管理水平。因此，高校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員必須加大大數(shù)據(jù)信息處理技術(shù)在高校人事管理信息化中的應(yīng)用，可邀請(qǐng)研究“大數(shù)據(jù)”的專家學(xué)者來(lái)校開展公開講座活動(dòng)，組織高校人事管理部門以及其他相關(guān)部門負(fù)責(zé)人員召開人事檔案管理信息化建設(shè)討論會(huì)議，讓高校逐步建立“大數(shù)據(jù)”概念，提升高校的人事檔案信息化意識(shí)，結(jié)合高校的人事管理需求制定信息化建設(shè)方案。

（二）收集基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)，建立人事檔案管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)

高校要全面的收集教職工的人事檔案信息，將其錄入信息化管理系統(tǒng)，以此為依據(jù)建立高校的人事檔案管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)[4]，結(jié)合高校人力資源管理的需求劃定分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)現(xiàn)有的人事檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和歸類，對(duì)保密性不強(qiáng)的信息可允許高校各部門組織教職工按規(guī)定的流程進(jìn)行補(bǔ)充并核實(shí)相關(guān)信息的準(zhǔn)確性。高校要實(shí)現(xiàn)內(nèi)部各部門管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)接，建立動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)的人事數(shù)據(jù)收集機(jī)制，將各部門教職工經(jīng)審核過(guò)的工作業(yè)績(jī)數(shù)據(jù)、考勤數(shù)據(jù)、科研教學(xué)數(shù)據(jù)等及時(shí)傳輸?shù)饺耸聶n案管理系統(tǒng)并更新數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容。為了更加全面的反映高校教職工的人事狀況，還需要適當(dāng)補(bǔ)充教職工的社會(huì)關(guān)系等方面的信息數(shù)據(jù)。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)挖掘其中潛在的信息價(jià)值，科學(xué)的對(duì)人事數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和預(yù)測(cè)，為高校的人力資源管理提供參考依據(jù)。高校可建立一體化的大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，提高高校不同部門之間以及部門不同崗位人員之間人事數(shù)據(jù)的縱橫可比性，并且可以從高校的整體層面出發(fā)按照不同的形式主題從某一維度提取人事檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速檢索，滿足多元化的處理需求。通過(guò)對(duì)這些人事數(shù)據(jù)進(jìn)行進(jìn)一步加工分析，科學(xué)的對(duì)職工進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，最大程度上發(fā)揮人事檔案的人力資源管理作用。

（三）完善基礎(chǔ)設(shè)施，加快技術(shù)人才隊(duì)伍建設(shè)

高校要加大對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的資金投入，完善相關(guān)的基礎(chǔ)配套設(shè)施，包括局域網(wǎng)的建設(shè)、購(gòu)置電腦、掃描儀等硬件設(shè)備、加大軟件研發(fā)力度，完善人事檔案系統(tǒng)管理模塊功能等。在高校軟件開發(fā)水平有限的情況下可采取外包形式，請(qǐng)專業(yè)化的人事軟件開發(fā)人員提供建設(shè)指導(dǎo)。同時(shí)，高校要加大對(duì)專業(yè)技術(shù)人才的引進(jìn)力度，主要從兩個(gè)方面著手：一是積極引進(jìn)或培養(yǎng)一批先進(jìn)專業(yè)的大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用人才，成立專門的高校人事檔案信息化建設(shè)小組，由高校的人事檔案管理部門和技術(shù)部門協(xié)作構(gòu)建高校的人事檔案信息化管理體系。二是對(duì)人事檔案管理信息化系統(tǒng)操作人員進(jìn)行培訓(xùn)教育，提升其數(shù)字化系統(tǒng)操作能力和操作水平，制定專項(xiàng)的人才培養(yǎng)計(jì)劃，注重培養(yǎng)具有過(guò)硬的檔案管理專業(yè)知識(shí)并掌握一定的計(jì)算機(jī)操作應(yīng)用能力的復(fù)合型人才，為高校人事檔案管理信息化建設(shè)夯實(shí)人才根基。

（四）提高人事檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)行的安全性

高校一方面要建立健全信息化背景下的人事檔案管理制度，嚴(yán)格按照相關(guān)的制度條例規(guī)范人事檔案管理行為，明確各級(jí)部門機(jī)構(gòu)的人事檔案管理職責(zé)，加強(qiáng)過(guò)程監(jiān)管，確保已經(jīng)歸檔的人事檔案信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性和安全性。另一方面，要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，在用戶身份認(rèn)證等方面要加強(qiáng)信息錄入、查閱或修改的授權(quán)審批控制，嚴(yán)禁非法使用和傳播人事數(shù)據(jù)信息。為了防止減少高校人事數(shù)據(jù)信息的泄露風(fēng)險(xiǎn)，除了在系統(tǒng)中自動(dòng)嵌入數(shù)字保護(hù)技術(shù)，限制人事數(shù)據(jù)的修改和使用權(quán)利外，還要對(duì)共享的人事信息資源加上專屬水印。同時(shí)在系統(tǒng)中自動(dòng)記錄檔案訪客信息，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)異常操作或存在的風(fēng)險(xiǎn)隱患也能有效追溯信息泄露源頭，提高人事信息數(shù)據(jù)的安全性。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，高校一定要牢牢把握大數(shù)據(jù)時(shí)代信息化發(fā)展機(jī)遇，加快高校的人事檔案信息化建設(shè)，全面提升高校的人事檔案管理水平，促進(jìn)高校實(shí)現(xiàn)可持續(xù)健康穩(wěn)定發(fā)展與進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)：

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[3]周瑩瑩.新時(shí)期高校人事檔案管理信息化建設(shè)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，（11）：50.

[4]趙子葉.基于大數(shù)據(jù)思維下對(duì)高校人力資源管理的人事檔案信息化建設(shè)的探討[J].品牌研究，2018，（05）：205-206.

（作者單位：內(nèi)蒙古工業(yè)大學(xué)）