商用航空發動機產品型號檔案利用管理模式研究

蔣永芳

（中國航發商用航空發動機有限責任公司，上海 200241）

0 引言

檔案管理要做到“收得進、管得住、交得出、用得好”。對于產品檔案管理來說，“用得好”是最終目的，保證產品檔案能夠更好地圍繞中心，服務主業，服務于產品型號研制這一中心任務。產品檔案作為記錄產品研制的過程記錄，是產品設計、研制、生產各環節的有效記錄，是保證產品生產過程的每一個環節規范、可控的有效證據，是企業最為重要的知識資源。與其他門類檔案管理模式不同，產品檔案管理具有專業性強、成套性強、多階段等特點［1］。產品型號檔案利用方式主要為查借閱、分發、編研、推送等。

商用航空發動機產品型號研制是一項多協作、多配套的系統工程。在多種類型參研單位協同研制的背景下，傳統的產品檔案利用模式以及參研單位間數據傳輸與交互利用顯得尤為重要。為了最大限度發揮產品型號檔案作用，進一步體現產品型號檔案在產品研制過程中的價值，本文從體系建設、平臺建設、精益控制、服務方式4個方面對產品型號檔案管理開展探索性研究，從而保證最大限度地發揮產品型號檔案作用，體現其重要價值。

1 商用航空發動機產品檔案特點

商用航空發動機產品檔案是商用航空發動機產品研制的過程記錄，是產品適航取證的主要證據材料。為滿足商用航空發動機產品研制綜合性、多元性、市場性的需求，商用航空發動機產品檔案要在工作對象、工作環境、工作環節等方面適應產品研制的需求。與傳統的產品檔案管理模式相比，其特點主要體現在以下方面。

1.1 市場導向

商用航空發動機研制要強調聚焦市場客戶，堅持遵循市場規則，將市場和客戶需求納入產品研制全過程，最大限度體現客戶為本的原則。為了保證產品市場和客戶戰略的實施落地，在產品檔案管理中將市場與客戶服務類文件管理納入其中，充分分析市場與客戶服務類文件管理特點，將項目產品客戶服務類文件、項目產品工程維修類文件、項目產品技術出版物、產品航材類文件、項目產品客戶支援類文件納入歸檔范圍內，切實將“聚焦市場客戶”理念落到產品研制全過程中。

1.2 廣泛協同

商用航空發動機產品研制建立了三級供應體系，以市場為主、行政為輔，對行業內外的研制資源靈活配置，通過建立異地多職能協同工作體系平臺及與之相適應的流程、標準、規范等，實現對主要部件和系統供應商研制過程的有效管控。因此，要求產品型號檔案管理以協同開發過程管理為核心，以供應商管控流程要求為手段，將數字信息管理與型號并行協同研制模式緊密結合，保證型號研制各類數據的連續性和數據應用的準確性，實現遠程、分布式的多專業協同工作及信息、資源的快速、有效共享［2］。

1.3 適航主導

適航取證，即型號合格審定，是指由適航當局根據民用航空器產品和零件合格審定的規定，對民用航空器產品進行設計批準的過程。適航確立了商用航空發動機研發取證的最低安全水平，是商用航空發動機研發的價值驅動核心，是商用航空發動機產品能夠提交推向市場的前提。完成適航取證是商用航空發動機產品研制成功的最終標志。對商用航空發動機產品檔案管理而言，不僅需要記錄商用航空發動機產品研制全過程，還要支撐發動機適航取證的相關符合性工作。

1.4 體系先行

商用航空發動機研制聚焦產品開發的集成研發體系建設，建立基于模型的系統工程方法，這一需求對產品文件的完整性、安全性和有效性要求極高，這就要求產品檔案管理要堅持流程主線、問題導向、突出重點的原則，建立流程改進機制，以問題為導向，持續推進精益管理工具實施，建立并完善以中國航發運營管理系統（AECCOperation System，AEOS）為基礎的管理體系，滿足產品型號檔案管理業務發展需求。

2 產品型號檔案管理模式探索

2.1 規范體系建設、務求標準化管理

流程體系建設貫穿產品型號管理全過程。對于產品型號檔案管理，要強調精益化、標準化，以流程體系為導向，強化流程意識，實現了流程規定從粗放到精細的轉變。

一是對于產品檔案查借閱利用。明晰查借閱利用需求、系統策劃，制定產品型號檔案查借閱申請、利用審批、辦理全流程管理要求，注重過程管控和記錄控制，重點聚焦重點文件的有效控制，盡量避免失效檔案的非預期使用，確保產品檔案在本單位范圍內有效管控。

二是對于產品檔案發放利用。在充分了解業務開展需求的基礎上，梳理收發流程操作關鍵點，綜合考量、全面討論，保證產品文件全生命周期管理狀態可控，有效保證產品研制數據傳遞的效率和質量。商用航空發動機產品研制實行三級供應體系，以市場為主、行政為輔，對行業內外的研制資源靈活配置。商用航空發動機產品研制與上下游研發及制造廠均建立了協同工作模式，產品檔案收發是協同工作開展的主要途徑和必要保證。在產品檔案收發流程策劃開展過程中，要充分考慮產品研發模式，結合產品研發實際開展，一方面建立產品文件狀態跟蹤機制，細化操作步驟、完善過程記錄；另一方面建立了產品文件問題反饋機制，及時記錄、重點追擊，實現了產品文件狀態可控、記錄可追溯，從而有效確保產品型號檔案對產品研制的有效支撐作用［3］。

2.2 加強平臺建設、務求信息化管理

在管理流程規定明晰、精細的基礎上，充分利用信息化資源，積極推進流程文件信息化工作，以規避手工操作低效率、高風險的問題。通過信息化建設，將產品檔案查借閱、接收發放每個關鍵環節涉及的操作通過線上流程的方式呈現出來。線上流程框架如圖1所示。

圖1 線上流程框架

一是對于產品檔案借閱。通過檔案管理系統“檔案檢索—在線審批—授權—回收”實現電子文件在線瀏覽和下載利用，使用數字加密技術并添加電子水印等安全策略保證授權用戶在下載全文后只可瀏覽，不可修改、復制粘貼以及刪除，防止檔案信息篡改；通過檔案管理系統“檔案檢索—在線審批—檔案辦理—歸還管理”實現紙質檔案原件或復制件利用，并實現批量借閱、到期催還、借閱統計等輔助功能，通過信息化手段保證傳統紙質檔案查借閱申請便捷、審批高效、辦理準確、歸還及時。

二是對于產品檔案收發。通過多系統集成手段實現產品檔案外發各環節規范可追溯。如在產品文件接收環節，通過產品數據管理系統接收上游供應商提交的產品文件交付物，保證文件接收環節規范、可追溯；在產品文件交付物歸檔環節，開發了產品數據管理系統和檔案管理系統接口，并配置了文件流轉狀態核對頁面功能，保證產品檔案數據源可靠、有效，從而進一步確保外發產品數據的準確性；在產品檔案外發環節，通過檔案管理系統資料點管理功能準確地將需外發跟蹤的文件編號、題名、版次、歷史外發單位、歸檔時間等清晰展示出來，并記錄產品文件分發路徑，實現了外發跟蹤提醒功能，有效地避免了漏發、錯發現象的發生；在產品檔案統計環節，通過系統實現技術文件、圖紙技術狀態查詢，供檔案人員、設計人員以及其他人員實時查看產品檔案的利用信息，以滿足檔案管理、設計研發乃至生產制造的需要。

2.3 探索精益控制、務求可靠性管理

產品型號檔案利用，尤其是產品型號檔案收發管理質量直接影響產品研制工作順利開展。在產品型號檔案管理過程中，要以充分保證產品型號檔案利用準確性和可靠性為首要目標，切實推進產品型號檔案利用效能。

一是按照AEOS運營管理系統分析產品型號檔案利用管理中存在的問題，準根溯源，探究產生問題的根源，運用精益和六西格瑪等管理思路探索解決具體問題，實現產品型號檔案利用管理邏輯清晰、環節可控的局面，保證產品型號檔案利用可靠性。

二是建立產品文件管理操作過程監測復核機制，實現多人檢查、多方核對的“縱橫式”復核管理，提升信息化手段的容錯性。在內部建立內部復核機制，通過人工核對、信息化系統頁面比對的方式，對產品文件檢查接收、歸檔、外發等重要薄弱環節進行復核操作，形成記錄，及時反映問題、解決問題。在上下游供應商之間建立復核溝通機制，通過對上下游數據分發接收數據流進行統計比對，確保上下游供應商收發文件一致，狀態協調。通過監測復核機制實現單位內部從接收、歸檔到外發的全流程控制；同時，也連接了上下游供應商整個研發模式上的文件管理控制，一橫一縱，保證產品文件狀態清晰可控，提升產品文件收發的準確性和可靠性。

2.4 創新服務方式、務求多元化管理

產品型號檔案管理工作的使命是圍繞大局、服務主線，有效地將產品檔案服務于產品研制是產品檔案管理工作的價值體現。在產品檔案管理中，要進一步加強對產品檔案資源的深入挖掘、歸納總結、提煉升華，充分實現產品檔案資源開發利用、優化升級。

一是頂層策劃，構建系列化的編研成果。通過頂層策劃、系統籌劃，穩步有序推進編研工作深入開展。一方面編研工作按照科研課題管理模式展開，以計劃管理為依托，實施產品型號檔案征集工作，并結合現有產品檔案大數據資源，多措并舉，收集多樣性的編研素材，系統分析整合，最終以通過項目驗收評審作為編研課題的結題標志；另一方面通過檔案管理系統輔助開展編研工作。編研課題負責人創建編研課題后，確定編研的類型，填寫描述信息，利用計算機系統對已知的檔案信息資源進行篩選，挑選有價值的信息存檔并進行數據分析，指定編研過程的參與人員，并提交領導確認。在線編研功能可實現文字編輯、插入圖像、音視頻技術、結合全文檢索在線提取素材，編研人員根據成果要求對內容進行審核并進行必要的二次加工，最終完成項目專題的編研成果。

二是創新引領，推進先進性的知識檔案。知識管理是對基于現代信息技術實現知識的積累、整合、評價、傳輸以及運用和創新等活動的總稱。現代化的檔案管理中已經越來越多地引入了知識管理的理念。通過運用知識圖譜進行知識分類、體系構建、數據融合、信息挖掘，對產品型號檔案數據進行加工處理，實現產品型號資源的整合管理和價值再現，從而幫助用戶實時分享和應用知識。運用檔案管理平臺實現知識分類標引，根據航空發動機專業領域分類、內部業務體系、項目維度、產品維度、知識種類、文檔類型、崗位體系、部門結構等不同的維度對產品檔案資源自動分類和打標簽；實現智能推送，可根據用戶的興趣來搜索、過濾信息，自動跟蹤用戶的使用傾向，并將其定期推給用戶，幫助用戶高效率地發掘有價值的信息；實現知識地圖，系統通過人機結合的方式構建各種知識地圖，并按業務、產品、部門及工作崗位進行組織和導航，用戶可以很方便地找到自己關注的知識。

3 結語

檔案管理作為一項重要的基礎性工作，要堅持聚焦主業，服務主線，做主業牽引下的價值創造者。通過堅持“充分調研、認真總結、科學分析、有效推進”的工作思路，以“服務項目”為主線，緊扣薄弱環境，不斷推陳出新，探索并有針對性地建立商用航空發動機產品型號檔案利用管理體系，解決現階段產品型號檔案利用管理存在的問題，牢記檔案工作的服務主題，切實為產品研制、科技創新等主線工作服務，保證產品研制質量可控、過程完整，實現設計有依據、制造有根據、試驗有判據、結果有證據、過程有數據，最終將產品型號檔案價值體現到科研生產等各項科技和經濟活動中，為主線工作提供有力支持和保障。