高校圖書館圖書資料資產管理的問題與對策

摘 要：基于資產管理的工作流程，梳理了高校圖書館圖書資料資產管理存在的問題，并提出了對策。

關鍵詞：資產管理;圖書資料;高校圖書館

高校圖書館資產一般可分為圖書資料、數字資源、設備及家具四大類。圖書資料類資產是高校圖書館工作正常運行和圖書館事業發展的物質保障。隨著近年來高校圖書館圖書資料類資產規模不斷擴大，其問題逐漸凸顯。本文將基于從購置、驗收與入賬、日常管理到處置的工作流程梳理高校圖書館圖書資料資產管理存在的問題，并提出對策。

1 高校圖書館圖書資料資產管理存在的問題

1.1圖書資料采購資金不足且全校調配難度大，采訪工作不到位

圖書資料采購經費達不到教育部要求，只能在評估時突擊購買。缺乏對圖書資料資產購置過程的監督，導致部分圖書資料無法滿足實際需求。資產購置人員在購置過程中具有隨意性，采訪工作不到位，缺乏訂購查重等調查研究和全校的整體規劃和統籌安排，有使用不足和重復購置的現象。

1.2驗收與入賬程序不規范

圖書資料資產驗收與入賬程序不規范，缺乏必要的監督管理。驗收時把關不嚴，圖書難以精確到冊，只是以冊數和總金額為驗收指標。

圖書資料采購普遍打折，而采用實洋記入財務賬和資產臺賬，碼洋記入圖書管理系統，造成二者的記賬標準不一致。隨著圖書數量越來越大，圖書管理系統與財務賬、資產臺賬的差異也越來越大，賬實不符、賬賬不符的現象越來越突出。

1.3日常管理中存在的問題

1.3.1資產管理意識淡薄

圖書資料資產的管理者、利用者缺乏應有的產權意識，資產管理意識淡薄。高校國有資產管理者往往忽視占據金額比重小的圖書資料資產。長期以來，圖書館界對圖書資料資產管理的認識模糊，通常將其與館藏管理同等看待。

1.3.2圖書資料資產的定期盤點、基礎臺賬、修補、保養管理、監督檢查制度不健全

（1）定期盤點制度不健全

定期盤點制度不健全，圖書資料資產賬賬不符、賬實不符現象突出。存在讀者能夠檢索到卻找不到所需圖書的現象。圖書典藏到閱覽室后沒有定期盤點圖書資料，不能及時發現損耗并據實修改資產狀態，導致館藏數量與書庫藏書量不符。

圖書資料的盤點工作缺乏規范標準。學院資料室圖書資料統計數據不全，統計協調有困難，導致圖書資料資產的實際狀況似清而實不清。

（2）基礎臺賬制度不健全

圖書資料資產的領用、保管沒有健全的臺賬，或財務賬、資產臺賬和實物不符。不少圖書館的圖書資料購置、典藏、流通賬簿登記不規范、不及時。圖書資料移交、接收與管理手續不規范，入庫文獻不進行正常的清點，沒有嚴格的交接手續，致使每批圖書資料入庫數量和質量無法得到保證。圖書資料資產變更時沒有及時辦理手續，已報廢和盤虧的圖書資料資產核銷賬目不及時，造成賬實不符。

（3）使用、修補管理制度不健全

沒有修補經費，圖書資料資產缺少日常的修補，帶病流通，使用壽命縮短，對資產折舊又不能及時核算，造成賬面價值和實際價值不符。

（4）監督檢查制度不健全

缺乏對圖書資料資產的整個工作流程全過程的監督檢查。各部門各崗位之間相互監督不足。圖書資料購置時，審批、驗收等程序比較嚴格，但編目、典藏和流通過程便出現手續簡化、交接不嚴的問題。防竊堵漏措施不力，被盜、損壞、離校攜書、病故欠書、內部私藏等問題時有發生。

1.3.3圖書資料資產管理缺乏統一的管理與協調機構，管理人員不足，業務素質有待提高，管理責任落實不到位

圖書資料管理工作由圖書館負責，但需上報學校的財務部門和后勤管理部門進行數據協調。由于財務部門和圖書館是分別從經費和業務的角度管理圖書資料，所以會出現財務賬目與圖書館圖書資料資產不符的情況。

高校圖書館特別是學院資料室的資產管理員人數不多，大多數為兼職，普遍缺少專業人員，且更換頻繁，圖書資料資產的管理水平不高，統計數據不規范，使全校圖書資料資產統計數據的準確性下降。而且圖書資料資產管理工作涉及面廣，政策性強，審批程序嚴格，專業技術復雜，資產管理人員的業務素質難以滿足快速發展的資產管理工作的需要。

1.3.4全校圖書資料非一體化管理

圖書館業務指導缺乏權威地位支撐，使圖書館對學院資料室的業務指導形同虛設，雙方從圖書資料采購方式、財會手續到編目典藏等方面都存在很大差異。

1.3.5無法通過圖書館管理系統實現圖書資料資產管理

圖書館管理系統側重于業務管理，與圖書資料資產管理的需求不相適應，使得圖書館圖書資料資產的管理手段落后，管理難度加大。圖書館管理系統不能對圖書在流通、閱覽過程中引起的資產變更情況進行及時有效的處理，而高校圖書館的開放率較高，很難開展經常性的圖書資料資產清查工作，所以存在圖書資料資產賬目與實際數目不相符的現象。

1.3.6高校圖書館立法滯后

高校圖書館立法相對滯后。圖書館文獻資產的流失和報廢問題缺乏法律、法規保障。只有對人為造成資產流失的個人行為和部門行為追究其責任，才能使文獻資產的管理工作走上法制化道路。

1.4處置制度不規范完整

圖書資料剔舊及處置制度不健全，處置程序不規范完整。缺乏必要的、正規的注銷程序，或者只注銷實物而不從資產帳中剔除，工作隨意性較大，不經資產管理部門登記，隨報隨銷的現象時有發生。造成資產帳目與實物不符。

2 高校圖書館資產管理的解決對策

2.1保證圖書資料資產購置資金并進行全校調配，做好圖書資料采訪工作

學校應將圖書館圖書資料類資產購置經費納入統籌考慮，并對全校的購書經費進行統一調配，并根據學校重點學科和新設專業的需要，合理采購圖書資料，避免和各學院資料室重復訂購。

做好圖書購置的采訪工作。成立圖書情報委員會，讓其負責審查征訂書刊資料目錄，參與指導文獻資源建設工作。

2.2規范資產驗收與入賬程序

驗收時核實數量、檢驗質量，把好圖書資料資產驗收關。入賬時將資產的基礎信息仔細錄入資產管理系統，便于后期在龐大的資產數量下區分相近資產。

用碼洋入圖書管理系統和財務賬、資產臺賬。同時，設立資產類的備抵科目（固定資產減值準備——圖書折扣）登記圖書的折扣金額，以真實反映圖書的市場價值和賬面價值。

2.3日常管理方面的對策

2.3.1加強宣傳和培訓，提高資產管理認識

加強圖書資料資產管理，要不斷強化資產管理的認識，充分認識到圖書資料資產管理的重要性，樹立資產管理效益意識。因此要加大圖書資料資產管理的宣傳和培訓力度，使從館領導到圖書資料資產的管理者、使用者都從思想上認識到強化管理能消除混亂、保證效益，讓資產管理觀念滲入到每一個員工和師生的工作、學習中，增強主人翁意識，強化圖書資料資產管理認識，真正實現對圖書資料資產的有效監管。

2.3.2建立健全并落實資產的定期盤點、基礎臺賬、使用、維修、保養管理、監督檢查管理制度

建立健全圖書館資產管理的規章制度，要根據學校資產管理實施辦法，結合本館實際，建立一整套包括圖書資料資產的預算審批、購置、驗收與入賬、使用、日常管理、變更、清查、處置、賠償等工作流程的資產管理制度，明確每一個環節的責任部門、責任人、工作時點、工作內容等，做到各個管理環節之間有機協調，為管好用好圖書資料提供制度保證。

（1）建立健全定期盤點制度

每年至少盤點一次，認真核對圖書資料資產的數量、使用狀況及完好程度等重要信息，以保證資產的賬實相符，及時與財務部門對賬，及時上報審批資產盤盈或盤虧，做到賬實相符、賬賬相符。

（2）健全圖書資料資產管理基礎臺賬制度

使資產總賬、明細賬和實物相符。細化資產出、入庫的核算與管理，規范資產預算審批、購置、驗收與入賬、典藏、變更、處置手續，確保資產安全。通過圖書總括登錄體現圖書資產增減，將資產管理和館藏管理結合起來。帶光盤的圖書資料在明細賬中做好記錄。

（3）健全圖書資料資產使用、修補管理制度

充分有效地使用圖書資料，要避免其帶病流通。及時修補破損圖書資料，使其保持良好狀態，以有效降低圖書資料利用成本。

（4）健全圖書資料資產監督檢查制度

有計劃、有步驟地對高校圖書館圖書資料資產從預算審批、購置、驗收與入賬、典藏、日常管理、變更、清查、處置、賠償等工作流程全過程進行跟蹤檢查，加大監督管理力度，確保資產安全。注重各部門各崗位之間的相互監督。規范編目、典藏和流通交接手續。強化防竊堵漏措施，整治被盜、損壞、離校攜書、病故欠書、內部私藏等問題。

2.3.3健全資產管理機構，加強管理人員隊伍建設，提高其業務素質，落實管理責任

健全資產管理機構，明確分工和職責。縱向上，校級資產管理部門要實行在校長領導下的分級負責制，全面管理學校圖書資料資產。將責任落實到具體部門、使用人和管理人，做到資產購置、驗收、使用、變更、處置各環節均有相關責任人負責，使資產管理工作在管理部門、使用部門、使用人之間權責分明，最終將資產管理的責任落到實處。

重視和加強圖書館資產管理人員隊伍建設，提高資產管理人員隊伍的業務素質，以實現對資產的規范化和科學化管理。適當充實和配備資產管理人員，并加強對資產管理人員在資產管理法律法規、政策和會計、財務等業務知識方面的培訓，不斷提高其業務水平和管理能力，在日常的管理中依法辦事，依準則辦事，順利開展資產管理工作。

2.3.4全校圖書資料管理一體化

圖書館負責全校圖書資料資產的管理與核算，將全校各類經費所購置的圖書資料統一納入圖書館資產管理體系之中，并由其負責與學校財務部門、國有資產管理部門的數據上報和核對工作。

2.3.5圖書資料資產管理系統化

改進圖書館管理系統，增加圖書資產管理這個項目，實現一套系統完成兩項工作。并明確資產使用保管人、使用保管部門、和實際存放地點等使用屬性，實行資產信息化管理。

2.3.6推動高校圖書館立法

丟失或損壞圖書資料應負法律責任。全體高校圖書館人需共同努力，推動高校圖書館立法，使圖書資料資產處置和賠償有法可依。

2.4嚴格履行圖書資料資產處置程序

加強圖書資料資產處置（包括剔舊、報廢、盤虧）管理，嚴格履行審批手續。圖書資料確實不能滿足使用需求而無法再修復的，應按規定予以剔舊或報廢。資產報廢和盤虧時嚴格履行資產處置報批程序，并做好賬目核銷工作。

3 結語

本文基于資產管理工作流程，梳理了高校圖書館圖書資料資產管理存在的問題，并提出了對策。高校圖書館圖書資料資產管理存在的問題主要有：采購資金不足且全校調配難度大，采訪工作不到位;驗收和入賬程序不規范;日常管理中存在管理意識淡薄，定期盤點、基礎臺賬、使用、修補管理、監督檢查管理制度不健全，缺乏統一的管理與協調機構，管理人員不足，業務素質有待提高，管理責任落實不到位，全校圖書資料非一體化管理，無法通過圖書館管理系統實現圖書資料資產管理，立法滯后問題;處置制度不規范完整。與之對應的對策是：保證圖書資料資產購置資金并進行全校調配，做好圖書資料采訪工作;規范資產驗收與入賬程序;在日常管理中加強宣傳和培訓，提高資產管理認識，建立健全并落實資產定期盤點、基礎臺賬、使用、修補、監督檢查管理制度，健全資產管理機構，加強資產管理人員隊伍建設，提高其業務素質，落實管理責任，全校圖書資料管理一體化，圖書資料資產管理系統化，推動高校圖書館立法;嚴格履行資產處置程序。以推動高校圖書館圖書資產管理工作規范化、科學化、制度化發展。

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作者簡介：許澤明（1988.10～），男，云南華坪人，碩士，助理館員，主要從事信息服務和資產管理工作。

（作者單位：青海師范大學圖書館）