人事檔案管理信息化建設的必要性與建設策略探析

王垚垚

【摘 要】在中國社會發展的歷程之中，能夠最直觀的對一個的發展歷程進行詳細的、直觀的體現的就是一個人的人事檔案。作為相關部門對人才的發掘、利用和背景調查的重要憑證，人事檔案是在中國社會中最為重要的物品，從升學到工作，人事檔案都是需要跟隨人的成長的歷程進行相關的轉移的。在當前這種網絡大數據的時代下，對傳統的人事檔案進行現代化、科技化、信息化的改進是十分有必要的，將人事檔案信息化后不僅可以提高對人事檔案進行調動的效率，還為需要利用人事檔案的相關部門和問題都提供高效的解決辦法。而 對人事檔案管理進行信息化的建設首先就是需要相關人員利用先進的技術將企業內的人事檔案進行信息化改變，再根據實際的情況和要求對企業內的人事檔案進行大數據分析，與人力資源管理部門相配合，從而達到完善企業人力資源管理的目的。

【關鍵詞】人事檔案管理;信息化建設;建設對策

1 建設人事檔案管理信息的必要性

人事檔案作為記錄人一生中的重要歷程的檔案，在真實性上是不容作假的，因此在當今的時代下，許多用人單位，尤其是國有企業或者相關政府部門在聘用員工時會對員工做詳細的背景調查，在這個時候，人事檔案就是對這個人最好的證明。因此，人事檔案在一個人的社會資源當中其實是占了很大一部分的比重的。在當前網絡信息時代，網絡技術不斷普及應用，對于社會的影響不斷加劇，對認識檔案管理工作也產生著不小的影響，使其發生巨大的轉變。在科技時代下的社會發展有著必然的趨勢就是進行信息化的發展建設，這樣的發展趨勢是使科技不斷進步的不竭動力，也是滿足社會的多樣化的需求的必要手段。人事檔案進行信息化和科技化的改革與創新也是對人事檔案道德相關管理工作與管理體系的建設有推進與提高的作用，是十分必要的。

1.1 有助于工作效率的提升

就以往的人事檔案管理而言，需要管理人員對檔案進行人工的分類整理，然后再為用人單位提供，工作量十分龐大。因此，需要對人事檔案進行信息化的變革。將每個人的檔案信息記錄在電腦中，形成電子版的人事檔案，一次編輯可以反復查看利用，由于是電子版檔案，其檢索方式也會更加便捷，只要輸入想要查詢的人事檔案的姓名，就可以對檔案中的資料進行查閱。通過這樣的信息化查閱和檢索的快捷方式，降低了相關工作量，提升了工作效率，也沒有對人類的查閱和檢索習慣有任何的違背，是一個一舉多得的行為改變。

1.2 有助于降低管理成本

傳統的人事檔案多采用紙質形式進行保管，有專門的管理人員進行整理分類，浪費了大量的人力物力以及時間資源。利用互聯網信息技術中的電子材料取代紙質材料，能夠降低紙張所耗費的物質資源。

1.3 信息化將成為社會發展的必然趨勢

在大數據時代下的人事檔案管理工作，進行信息化的技術變革是整個行業發展的下的必然趨勢。網絡和計算機的信息技術作為將人事檔案進行信息化管理的核心技術和內容，要充分地對現代的俄新型的科學技術和信息管理體系進行好的運用，對人事檔案進行詳細的歸納和整理，根據不同的類型進行細致、詳細地劃分，然后進行歸類的整理、收納、管理和編輯。

2 建設人事檔案管理的重要性

在不用的國家、地區甚至不同的組織及用人單位中，人事檔案都具有相當重要的地位，是其中必不可少的一部分。一個人的人事檔案中的內容對這個人的人生經歷、學歷、獎懲情況和職稱等一切情況都有詳細的記載。人事檔案將一個人變成了一個單位，之所以對這些生活中細小的事情進行了事無巨細的記載，就是要通過這些瑣碎的信息，在相關的單位等要了解一個人時，利用這些瑣碎的信息碎片進行一個立體的人的拼湊。人事檔案就像一張巨大的網格，將所有的人都在這個網格中進行排列組合，將人與人之間的關系抽絲剝繭般的進行展示。這也是人事檔案在每個人進行工作的初期時，用人單位對相關人員進行了解的第一步，對用人單位進行人事管理時也有一定的價值上的參考性。

3 人事檔案管理中存在的問題

3.1 隱秘性較差

在我國相關的法律文書和要求標準中，人事檔案的絕密性是反復被提及的，我國相關的內容規定了，任何的個人對檔案都沒有查看、使用或者隨意更改的權力。人事檔案管理機構將對檔案內容進行保密管理，這是從管理的便捷性與安全性角度出發進行考量的。

3.2 人事制度改革和管理制度不匹配

當前階段，人事檔案制度改革不夠深化，人才的流動率過高，對人才的錄用手續難度降低。而人事檔案的管理體制方面并沒有據此跟進，處于相對落后的階段，因此沒有辦法對當前形勢進行改善，而導致了人才流動遭受了較大程度的制約。

3.3 領導沒有足夠認識人事檔案管理的重要性

人事檔案如果進行信息化和科技化的改革與創新，首先要引起相關人員重視的問題就是信息化后的人事檔案的安全性。人事檔案從本質上來說是一個人一生經歷的總結，是具有一定的隱私性的，不是隨隨便便就可以被他人查看的，因此許多人事檔案管理部門的領導對人事檔案的安全性沒有一種清醒的認知，他們眼中的人事檔案安全管理就是相關的人事檔案沒有發生丟失、破損，在人事檔案的內容上沒有被無關人員進行查看和泄露，并且可以隨時地進行調檔和相關內容的查閱即可，但是事實上，人事檔案的安全管理遠不止如此。人事檔案管理部門的相關領導要在管理決策中直接地反映對人事檔案管理重視，加強對人事檔案管理工作的重視程度。在原有的人事檔案管理工作中，由于相關部門的領導沒有培養正確的人事檔案管理工作觀，也沒有發現人事檔案管理工作的重要性等多種因素，導致以往的人事檔案管理工作多由認識機構中的非專業性人員進行人事檔案的管理工作。而這些不具有專業的檔案管理工作的人員往往也沒有經過相關工作內容的知道和培訓，對工作的情況沒有信息十足的把握，同時在工作內容上也有認知上的不足之處，十分地缺乏相應的人事檔案管理工作的相關的知識內容與工作體系。

4 建設信息化人事檔案管理的建設策略

人事檔案的信息化建設和管理中，應當采取科學合理的方式來進行相關工作的推進，尤其是人事檔案的管理工作這一部分，要引起足夠的重視，建立合理的、合適的安全體系對信息化的人事檔案進行報關和整理，在進行人事檔案的調檔和讀取工作時，要嚴格做到責任落實到個人，對人事檔案管理的安全制度不斷地進行填充和完善，在此基礎上才能真正的實現資源上的共享。

5 結束語

作為人類在社會聲中當中所擁有和占據的重要資源，人事檔案是對人力資源相關資源和咨詢的一種科學性、高效化的利用和運用，同時對人力資源的開發和管理也有良好的作用和重要的參考、管理和發展價值，因此，人事檔案對于人力資源管理來說也是十分重要的。現如今我國整體的經濟實力和經濟水平都呈現出高速發展的勢頭，跟隨著經濟的發展的現狀，人才的缺失也是我國面臨的重要的問題之一，如果將人事檔案進行信息技術化的管理，就可以利用大數據在云端就對人們的條件和資歷進行相關的詳細分析，從而在第一時間里找到相關的空缺崗位上最合適的人選。但是對人事檔案進行信息化的變革時，也要注重和加強對個人的相關信息的隱私性的保護，防止人員信息外泄，確保人們的人事檔案的安全性，加強安全保障系統。

參考文獻：

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（作者單位：山西煤層氣（天然氣）集輸有限公司）