新形勢下做好企業文書檔案保密管理工作探討

江淑妹

摘 要：企業文書檔案保密管理是融合收集信息、整理信息并保存企業原始資料的一項工作，這是企業文書檔案的基本概念。企業文書檔案管理工作以及具有保密性且有較強原則性，不僅要落實與檔案相關的工作特點和規章制度，同時要秉承保密規章制度基本發展管理原則。基于此，相關文書檔案工作者需充分意識到文書檔案的重要意義，并了解企業文書檔案工作中所存在的問題。針對問題提出有效解決措施，不斷提高企業文書檔案工作的保密程度，落實企業文書檔案工作。

關鍵詞：新形勢;企業文書檔案;保密管理

0引言

社會的快速發展促使檔案利用率越來越高，人們逐漸從傳統的人力檔案轉變為現代化電子檔案，檔案資源中的巨大社會價值逐漸被人們所意識到。檔案資源在被大范圍利用的同時還涉及到檔案保密工作，每一個企業的檔案文書都與本企業發展建設有著緊密聯系，因此要做好檔案的保密工作。而檔案保密工作的水平會直接影響到企業的穩定和自身經濟利益，其中文書檔案管理水平也會對企業生產經營管理產生直接影響，每個決策取決于文書檔案信息的準確性以及機密性。這意味著文書檔案管理工作在企業管理中的重要意義是不可忽略的，因此要意識到文書檔案管理工作的重要地位，做好新形勢下企業文書檔案保密管理工作。

1新形勢下做好企業文書檔案保密管理工作積極意義

1.1推動企業建設

在企業管理工作中，檔案管理有著不可忽略的重要意義，它會對企業的建設和長遠發展產生直接影響，而檔案管理是企業管理的基礎所在，在企業管理中文書檔案管理起到決定性作用。在企業文書檔案中記載的內容大多是企業從開始到發展的各個階段的詳細信息，其中包含范圍廣、信息量豐富，以多種形式在文本上展示企業特色發展以及發展歷史。文書檔案的保存意味著企業從發展到如今管理上的記錄是長期實踐以來的真實經歷和隨著時代創新所進行的優化措施，能夠加快企業進步步伐，這意味著企業文書檔案管理是一筆只屬于企業的無價財富。

1.2提高資源利用效率

在現階段市場經濟的全新發展形勢下要強調企業文書檔案管理工作的重要意義，要不斷提高文書檔案管理保密工作水平，而這一管理工作質量水平的提高能夠進一步提升企業重要資源利用效率。企業文書檔案管理工作是支撐企業發展的關鍵要素，它能夠支撐企業市場業務范圍擴大，服務水平不斷增強，為企業科學有效管理提供根本依據，在企業文書檔案中累積了豐富管理經驗。同時，在文書檔案中還包含與企業發展層次相關的獨特知識資源，其中包含人力資源、財務支出等重要信息數據，這些海量信息都保存于文書檔案中，若文書檔案保存不當則有可能引起不必要的麻煩，給企業帶來巨大經濟損失。因此要不斷提升文書檔案管理保密工作水平，利用好信息資源，為企業健康可持續發展奠定堅實數據保障。

1.3提升企業信用值

文書檔案管理保密工作會對企業在社會中建立起來的信用值產生直接影響，如果企業內部文書檔案保密管理工作質量水平越高，則意味著企業具有更好的信用度。而信用值支持企業在愈發激烈的市場競爭中取得生存之道的關鍵，是企業賴以生存發展的基本前提，企業進行經營活動的基礎是信用誠信是企業發展中不可忽略的無形財富，若企業具有較高信譽度則能夠在市場競爭中拔得頭籌，成為經濟發展的中流砥柱。在現階段新形勢下，文書檔案的管理保密工作不再是簡單的有形資源管理，而是無形資源和有形資源的融合管理體系，必須增強文書檔案保密管理效率，無論是在企業內部還是外部都需不斷提高企業經營信譽，在潛移默化中不斷提高企業軟實力水平，加強企業軟實力建設，從而為企業的可持續發展奠定良好基礎。

2新形勢下做好企業文書檔案保密管理工作有效措施

2.1提升文書管理人員專業意識

企業文書檔案管理工作人員會對企業文書檔案保密管理工作產生直接影響，因此要不斷提升文書管理人員的專業意識，使其認識到這項工作在企業發展建設當中的重要意義，不斷提高管理人員保密工作意識和企業素質。首先，要從提升文書管理人員職業道德素質水平入手，主要是指文件檔案管理人員在履行工作范圍內職責時還需自覺履行道德準則，不斷提高個人素質水平。管理人員要秉承一顆熱愛的心，對工作保持高度熱情，同時管理人員還需妥善保管好企業文書檔案，確保文書檔案在形式和內容上保持真實性和原始性，尊重事實、尊重歷史，這是企業文書檔案管理人員需具備的首要職業準則。其次，要有針對性地提高檔案文書管理人員文化知識素質水平。企業需要對文件檔案管理人員進行系統全面的文化理論科普，定期開展新科學技術知識教育，確保工作人員的知識面能夠更加廣闊。隨著社會和科技水平的不斷提高，現代化科學技術已逐漸應用于各個領域，同時也廣泛應用到了文件管理領域，這意味著文件檔案管理人員需掌握傳統文件管理知識，還需應用現代化科技手段進行文書檔案管理。最后，要不斷提高文書檔案管理人員的專業素質，通過良好的專業水平提高文件檔案管理工作文件保密性。檔案管理工作有著較強的專業性，同時會涉及到多個學科，這是一個融合性較強的工作，這意味著相關管理人員需具備充足專業知識和豐富工作技巧。其中專業素質主要包含工作人員履行自身職責的能力、學歷、成績以及經驗等。相關企業可通過定期專業培訓提高工作人員專業素質水平，而培訓可通過多種形式開展，例如定期或不定期地舉辦短期培訓班、相關課程培養以及交流學習等。

2.2精準判定檔案類型

要確定好文書檔案保管期限原則，依據相關企業工作需求正確分析鑒別文書檔案內容的實際作用，按照檔案文書的利用價值和檔案保存價值對檔案保管期限進行判斷。但保密期限是根據國家有關秘密事項的保密期限規定確定的，保密期限是國家秘密事項在國家有關保密的法律、法規保護之后才得以實現的，兩者有很大區別，相關人員需要區別清楚才能對檔案作出準確判斷。這意味著要規定好有關保密范圍中某類事項的保密期限，對規定為長期的秘密文件資料在文件當中做出標記，完善長期保管保密管理措施，不得擅自解密或隨意將文件內容提供給其他個人或企業。

2.3擴大文書檔案電子化管理范圍

網絡的快速普及和發展促使各行各業逐漸開始應用現代化科技手段，企業文書檔案管理工作也不例外。文書檔案管理者需利用好網絡化傳輸速度，緊緊抓住文書檔案傳輸的快速、及時、準確的特點進行文書檔案網絡化利用，實現文書檔案信息資源共享并建立起并行的管理制度，利于文書檔案的科學合理使用。在此基礎上要不斷提高原始紙質錄入速度，實現軟件管理，并提高管理設施級別，對文書檔案庫房以及檔案管理設施進行定期檢修以及更新換代，科學管理好新型文書檔案材料。對電子檔案歸檔進行科學管理，保存兩套相同版本的電子文件，防止出現文書丟失，將兩套相同版本的電子文件保存在不同部門下，適應新形勢下文書檔案管理工作基本理念。

3結語

數字化是當代社會發展的主要特征，在信息化社會環境中要對企業文書檔案保密管理工作提出更高標準，促使文書檔案能夠盡早轉化為與時代發展步伐相匹配的全新管理模式，積極運用現代化方法提高檔案利用效率，不斷提升檔案水平，促使文書檔案更加有效的應用于電力企業建設發展，為企業經濟發展夯實基礎，這表明文書檔案保密管理工作人員需充分發揮自身職能，不斷提高自身素養，為企業可持續發展夯實基礎。

參考文獻：

[1]安厚雄.探討企業文書檔案保密管理工作的思考[J].卷宗，2020，（13）：1.

[2]付旸.淺談企業文書檔案的保密管理[J].科學與信息化，2018，（14）：146，149.

[3]殷一琳.新形勢下做好企業文書檔案保密管理工作的思考[J].企業文化（中旬刊），2017，（4）：149.

[4]王淑霞.文書檔案管理及其信息化應用[J].魅力中國，2019，（34）：280.

（深圳市福田區檔案館? 廣東? 深圳? 518000）