談信息化時代下人力資源和社會保障局檔案管理

楊麗君

摘要：近年來，隨著我國科技水平的不斷提高，信息化時代已經來臨，信息化管理走進社會中的各行各業(yè)，合理有效地利用信息化手段不僅可以有效地提高工作的效率，也是與時俱進的重要覺悟體現。在我國的人力資源和社會保障局，掌管著當地居民的檔案以及各種重要的人事信息，檔案對一個人的影響是非常重要的，一個人無論是上學還是選擇就業(yè)，檔案就像我們的影子一樣，是對我們最真實的投射。對于掌管公民檔案的人力資源與社會保障局來說，如何在新的時代背景下，合理的運用信息化手段來進行工作管理，是一個需要深入思考也是一個亟須解決的問題。相應時代背景的潮流，運用信息化手段來管理檔案，設計促進工作效率的重要手段。

關鍵詞：信息化時代;人力資源與社會保障局;檔案管理

引言：

人力資源與社會保障局的工作繁多，擔負著重要的人員檔案管理職責，檔案管理不僅工作數量巨大，還不能出現任何差錯，如何對檔案管理有遺漏或者是信息錯誤等等失誤，引發(fā)的嚴重后果可想而知。隨著信息化時代的不斷深入，人力資源與社會保障局的各級工作人員應該緊緊抓住時代的機遇，利用便捷有效的信息化手段來為工作服務，不斷加升工作的信息化建設和檔案管理信息化模式，一方面可以加快工作的時間，避免不必要的時間浪費，另一方面也可以有效保證工作質量，確保檔案管理工作的零失誤，展現國家對人民利益的看重展現國家公職部門的嚴謹作風。

一、目前人力資源與社會保障局檔案管理中存在的問題

（一）管理制度的不完善

人力資源與社會保障局掌握的檔案繁多，數量龐大，并且涉及面很廣泛，在傳統(tǒng)的管理體制下，檔案管理制度并不完善、分管檔案部門總多，工作量巨大，這些都限制了管理制度的實施，缺乏完善的管理制度，各部門之前由于信息的溝通不及時，很難在短時間內達到高度契合的工作信息對接。在傳統(tǒng)的管理模式下，人力資源與社會保障局各個部門之前的工作量巨大，而且也不能確保零失誤的結果，并且由于管理模式不完善，同時也會出現人員信息遺漏等重大工作失誤。

（二）工作人員的專業(yè)素養(yǎng)程度不高

在傳統(tǒng)的工作管理制度下，單位并沒有對員工計算機技術的要求，沒有過多重視對信息技術的掌握，各級部門人員仍舊依托著傳統(tǒng)的工作措施，而且由于時間的局限性，對工作人員的要求是對檔案進行簡單的歸類統(tǒng)計，專業(yè)出身的員工占少數，并且由于單位對于新鮮力量的輸入過少，很多員工是年齡偏大，對現代的科學技術掌握顯得有些力不從心 這些都導致了檔案管理工作的低效率與時間高消耗。

二、促進人力資源與社會保障局檔案管理工作效率的有效途徑

（一）建立健全的管理體制

只有完善的檔案管理體制才能夠促進檔案管理工作的有效進行，人力資源與社會保障局應該牢牢抓住信息化建設，建立上下一致的管理系統(tǒng)，確保各級人員各個部門之間信息的有效銜接與溝通，信息化時代是資源共享的時代，對于人員信息的收集、整理、總結、歸類工作都可以依托信息化手段來建立一個完整的工作流程，建立健全的管理制度來保證工作的順利開展與工作質量的不斷提高。

（二）加強對檔案管理人員信息技術的培訓

由于長時間在傳統(tǒng)的模式下工作，檔案管理人員對高科技高信息化手段還處于一個相對陌生的狀態(tài)，為了緊跟時代發(fā)展的趨勢、為了檔案管理工作的信息化科學化，人力資源雨社會保障局一定要加強對工作人員信息化手段掌握的重視程度，組織有效的培訓檔案管理工作人員掌握信息化手段，加強其對信息管理平臺的了解，讓信息化手段有效的為檔案管理工作人員的工作服務，避免時間的高消耗低效率。

（三）積極應用相關信息化管理軟件

為了確保檔案管理工作能夠更高效，基于信息化時代下應該要善用信息時代的產物，比如可以積極構建或引進信息化檔案管理系統(tǒng)。而在引進該系統(tǒng)后，則要注重如下工作的開展：第一，將紙質檔案向數字化、信息化目標進行轉變，比如對于一些人事檔案和文書檔案，應將其的信息內容錄入至信息化檔案管理系統(tǒng)當中，這樣后期無論是查詢還是管理檔案都可以帶來一定的益處。第二，為了使該信息化管理軟件能夠發(fā)揮其的效用，在日常當中還應注重對其的維護，以此防止其系統(tǒng)出現問題后會造成檔案信息丟失、泄露等問題。第三，在應用信息化檔案管理系統(tǒng)時，要應注重對其的優(yōu)化工作，比如當錄入人事檔案和文書檔案時，要將其進行分門別類，即不同類型的檔案應單獨放在一個版塊。第四，還應注重信息化檔案管理系統(tǒng)的共享性，即要確保通過互聯(lián)網途徑能夠有效的實現該系統(tǒng)內容信息的共享目標，以此確保相關工作人員基于登錄該系統(tǒng)的前提下就能查閱其想要的信息內容。如此一來，不僅能夠促進信息化管理軟件價值作用的充分發(fā)揮，還能為檔案管理工作帶來更大的益處。

三、結束語

縱觀全球社會，我國儼然已經成為信息化發(fā)展的重要區(qū)域，信息化時代的來臨有效的提高了社會各界的工作進展情況，科技化不斷的促進著社會的高度運行。在宏觀的時代背景下，人力資源與社會保障局應該積極的參與其中，利用信息化手段為自身的工作提高有效的幫助，確保工作的高效率和科學化，傳統(tǒng)的人工操作難免會遇到很多的問題，如檔案的遺失或是缺漏，這些都是重大的工作失誤，而信息化技術則可以有效地降低此類錯誤的發(fā)生，并且只有管理水平的不斷提升才可以確保檔案管理工作的不斷發(fā)展。

參考文獻：

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