信息技術在事業單位檔案管理中的應用

摘要：信息技術在事業單位檔案管理中的應用效果顯著，已經得到了社會的廣泛關注。本文將圍繞信息技術在事業單位檔案管理中的應用意義進行闡述，詳細的分析其具體的應用方式，旨在為日后研究應用工作的順利進行奠定基礎。

關鍵詞：信息技術;事業單位;檔案管理;云存儲和備份

前言：

信息技術在事業單位中檔案管理中的應用意義較為突出，但是在實際操作環節中仍然存在一些顯著的問題。需要充分根據當前檔案管理工作的實際情況注重提升工作人員的計算信息技術應用水平，認識到其具體應用的重要性，使之適應當前事業單位發展的實際需要。

一、信息技術在事業單位檔案管理中的應用意義

將信息技術應用在事業單位檔案管理中可以提升整體管理效率，是對傳統檔案管理工作的更新與完善，并逐步朝著電子檔案管理的方向發展，有助于實現檔案管信息的集中化管理。在此環節中，借助信息技術的優勢對檔案資源進行處理與篩選，準確的對其進行歸類，與計算機信息系統相結合，將有效的檔案數據進行自動化的分類，并設置不同的專題欄目，在搜索欄中可以準確的篩選出所需要的檔案信息，有助于減少人為操作的誤差。其信息技術以其共享功能的優勢可以加強事業單位各個部門之間的溝通與協作，將檔案數據信息通過計算機技術的方式進行傳播，有助于提升事業單位的整體工作效率，節約人力資源的消耗，減少運行管理成本。同時，還可以優化事業單位的結構，事業單位規模逐漸擴大，人員數量也呈現上升的趨勢，在對檔案進行管理時，如果使用傳統的檔案管理方式將會造成更大的成本，部分事業單位的檔案管理人員由別的部門臨時借調進行管理，對相關檔案管理的專業知識掌握不透徹，而借助信息技術的優勢可以減輕工作人員的工作壓力，全身心的投入到各自的崗位中，有助于提升檔案管理效率[1]。

二、信息技術在事業單位檔案管理中的應用方式

（一）云儲存和備份的應用

信息技術在事業單位檔案管理中的被廣泛應用，主要借助信息技術中的云儲存和備份功能開展工作，并始終堅持循序漸進的原則。第一，在進行檔案管理的過程中，與計算機系統相連接，將事業單位的檔案信息準確的輸入單位管理系統中，為了減輕工作壓力，可以通過掃描的方式進行，有助于提升檔案信息的準確性，并搜索云終端設備，將檔案信息進行儲存。第二，部分地區事業單位在檔案管理的過程中，長期受到傳統管理理念的影響，管理方式單一，采用紙質版的檔案進行管理，而將信息技術應用其中時，可以保證檔案管理朝著數字化的方向發展，將紙質版的檔案轉化為數字版，為了防止檔案信息的丟失，借助信息技術中的云備份功能進行及時的備份，方便了管理人員對其進行集中管理。第三，云儲存與云備份功能在事業單位檔案管理中的優勢較為顯著，將具體的檔案信息展示在管理人員的面前，并將整理好的檔案信息進行整合，將需要保存的信息輸入到云端設備中，添加密碼保護，相關的工作人員需要登錄密碼以及用戶名的方式才能訪問，一定程度上可以有效的避免出現檔案信息泄露的問題。

（二）計算機程序進行管理

隨著現代化科學信息技術的不斷發展，計算機程序逐漸完善，并在事業單位檔案管理中發揮作用，有助于提升檔案管理效率。第一，事業單位要始終堅持引進來與走出去相結合的原則，積極借鑒優秀單位檔案管理專業程序，取其精華，去其糟粕，應用在本單位的檔案管理中，構建完善的檔案信息管理程序，并對檔案信息進行實時的監測，針對其檔案管理環節中存在的問題進行及時的調整，保證程序設計的有效性。第二，事業單位由于人事調動或是其它工作的需要，會用到工作人員的檔案信息，在此環節中，借助計算機專業程序的方式有針對性的調取需要的檔案信息，為工作人員減輕了工作壓力，減少人力資源的消耗，可以有效的避免在工作中存在的誤差。第三，在檔案管理環節中，對管理人員的計算機應用水平要求較高，為此，在實際操作的前期階段，要對計算機程序進行優化，并做好前期的培訓工作，引導相關的管理人員掌握計算機相關硬件以及軟件的使用方式，熟悉計算機操作流程，并在實際的操作環節中嚴格按照流程開展工作，有助于從整體上提升事業單位檔案管理質量[2]。

（三）有效實現共享管理

隨著“互聯網+”時代的逐漸到來，為計算機技術在事業單位檔案管理中的應用提供了技術支撐，以此順應當前社會發展的實際需要。第一，云技術已經廣泛的應用在社會的各個領域，并在實際的應用過程中獲得了認可，在事業單位中的檔案管理工作也是如此，當前的手機以及電腦終端設備發展較為健全，在云終端的傳輸入口中可以將檔案信息進行實時的傳輸，有助于提升檔案管理水平。第二，云共享功能在事業單位檔案管理中將發揮優勢，借助信息技術的方式，將檔案管理工作進行集中管理，利用云管理的作用提升檔案信息的共享程度，并注重加強部門之間的交流于合作，使之符合當前“互聯網+”時代下檔案管理工作發展的實際情況。第三，檔案管理的互聯網理念逐漸滲透，部門之間可以根據自身的需要按照規定對其檔案進行下載，并將關鍵的檔案信息進行上傳，做好檔案信息管理系統的維護工作，及時消除安全隱患為，為事業單位檔案管理營造安全的氛圍，防止出現信息泄露的問題。構建檔案信息網，根據檔案管理工作的實際情況構建完善的信息溝通機制，并對檔案信息管理流程進行優化，保證檔案信息準確的傳輸，并為檔案管理工作的進行提供安全保障。

結論：

信息技術在事業單位檔案管理中的應用方式具有多樣性，主要借助信息技術中的云儲存和備份有效的實現數據信息的共享。建立健全完善的監督運行保障機制，針對在實際監督運行中存在的問題進行及時的糾正，有助于提升檔案管理效率，保證事業單位平穩運行。

參考文獻：

[1]于海騰.信息技術在事業單位檔案管理中的應用[J/OL].電子技術與軟件工程，2019 （23）：251-252.

[2]徐維欣.大數據背景下事業單位檔案管理工作的分析[J].中外企業家，2019 （36）：107.

作者簡介：金國輝（1987.4.7）男，民族：滿，籍貫：吉林洮南，學歷：本科，職稱：館員（檔案管理），研究方向：檔案管理。