高校數字檔案館建設問題研究

李 叢

（許昌職業技術學院，河南 許昌 461000）

數字檔案館具有館藏資源數字化、信息組織與傳輸網絡化、服務范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。大數據時代，各種新技術、新媒體進入高校管理的各個系統，形成了形式多樣、內容豐富的數字檔案，對高校檔案館建設提出了更多挑戰，迫切需要進行規范化建設，構建數字檔案資源管理的新模式。

一、高校數字化檔案資源的現狀

（一）數字檔案逐步取代紙質檔案

隨著高校辦學功能的拓展，高校在人才培養、科學研究、社會服務、文化傳承等方面的作用日益凸顯，高校在上述社會活動中形成大量的信息資源，除傳統的文書檔案、人事檔案、財務檔案、教學檔案、資產檔案外，高校檔案信息大都以數字形式存在，數字化檔案已經成為高校檔案的主體。以職業院校舉辦技能大賽為例，從活動開始到結束，舉辦方會充分運用現代信息技術手段，最大限度地收集、存貯活動信息，這些信息不僅有大賽的方案、組織情況，還有各參賽隊的參賽成果等。在這些活動中形成的檔案資源已不再是單一的紙質文書檔案、圖片聲像檔案和實體檔案，更多的是以數字技術為手段所產生的數字檔案，提供了另一“社會空間”。由多樣性的活動及活動的多樣性所產生的數字信息，迫切需要以檔案的形式進行收貯、傳輸，以防珍貴信息丟失。

（二）數字檔案資源獨立分散

目前，高校的業務系統和職能部門都很重視信息保存，無形之中形成了眾多的業務檔案。雖然有一部分業務檔案進入了學校檔案館，但是由于高校檔案資源建設缺乏有效的管理機制，各個業務系統及部門的檔案資源獨立保管，數字檔案資源存在一定的分散性和孤立性，致使各類信息資源不能及時收集。高校檔案館普遍存在人員不足的問題，很難隨時參與檔案收集，致使一些檔案信息長期滯留在業務系統或工作部門。與傳統檔案相比，高校檔案更多的是科技與文化成果，尤其是一些科技檔案，大多留存在科研部門，有的科研成果不能按時進入檔案館，有的信息甚至最終也沒有進入檔案館的機會。

（三）數字化檔案具有明顯的開放性

隨著學校管理形態的變化，社會及高校師生對高校檔案資源的需求方式也在發生變化，加之高校之間的競爭激烈，不少高校把辦學歷史、辦學成就、優秀校友、知名專家學者作為參與競爭的重要手段，普遍開設了網上檔案館，尤其是一些歷史悠久、排名靠前的高校，更是開通了網上檔案查閱平臺。據調研，一些人才、技術、資金等方面實力雄厚的高校還開展了檔案館App建設。為了讓社會各界更好地了解自己，很多高校還把教學資源、科研成果、招生計劃、人才培養方案、教學計劃在網上公開，實現數字檔案資源在網上的發布和傳遞，可以更好地服務于學校的發展和師生的工作、學習需求。

二、制約高校數字檔案館建設的問題

（一）基礎薄弱，影響了檔案信息的收貯和傳輸

有相當多的高校檔案館存在設施設備簡陋、信息化建設滯后的問題，缺乏數字檔案館建設的基本條件。一是硬件不足。數字檔案館需要一定的信息技術條件，但是高校檔案館設施還不夠完善，還沒有統一的接口歸檔平臺接收來自各個業務系統及工作部門的文檔。二是缺乏既懂檔案管理又懂信息技術的管理人員?，F有的檔案管理人員不能有效利用信息技術手段開展數字檔案收集整理工作，數字檔案信息資源收集整理的效率較低。大多數高校檔案館由于基礎薄弱，無法及時優化檔案資源管理及資源存儲空間分配，無法有效管理不同結構的數據，故而檔案資源管理系統成了簡單的數據堆砌與查詢工具，數字化成果成為“死”檔案。［1］有些檔案的收集、整理、存貯仍停留在傳統模式上，片面追求收集數量和速度，造成只收集不開放、只存貯不應用或存貯利用率較低等問題。傳統檔案是把檔案放在檔案柜里，檔案管理人員對檔案信息進行分類整理，而數字化檔案則是進入存儲器，但由于檔案管理人員的信息技術能力不足，對數字化檔案缺乏有效處理，從嚴格意義上講，這不是真正的信息存貯。

（二）缺乏統一的數據規范標準

在高校實行辦公自動化之初，各個業務系統和工作部門的信息化建設還沒有統一標準，更沒有從數字化檔案建設的角度考慮數據規范標準。以目前常見的文檔格式為例，到底是采用DOC還是XML，是RTF還是TXT，是JPEG還是TIFF，是CEB還是PDF，都沒有做出明確規定，完全是根據辦公人員自己的工作習慣進行選擇，由此形成的電子文件格式不統一、兼容性不強。隨著辦公自動化程度的提高，這些問題有所緩解，但仍然會或多或少地對高校檔案館數字檔案收集造成一定影響，使得檔案部門的數字信息無法與各個業務系統接軌。

（三）數字檔案資源管理與服務滯后

數字化檔案的存貯離不開數據庫，一些高水平大學技術力量雄厚，數據庫建設相對規范，有利于數字化檔案的收集與管理。但是，相當多的高校在基本分類、檢索字段、技術實施等方面不夠規范，數字檔案資源管理難度較大，檔案管理人員在接收數字檔案后無從下手，無法對數字檔案進行分類存貯。受此影響，數字檔案大多停留在兩級分類體系上，很難進行三級、四級體系分類。數字檔案收集、存貯依然采用傳統檔案類目，以年度設置檔案一級目錄，以部門或業務設置二級目錄，一般不設三級目錄。［2］有的數據庫雖然提供了檢索功能，但是功能簡單，檢索路徑單一，缺乏高級檢索、二次檢索功能。數字檔案信息資源服務主要依靠網絡，但是大部分高校網站只能鏈接到相應的檔案信息，用戶如果想查找自己需要的特定信息，就要對不同的網站逐個瀏覽。另外，一部分需公開的現行文件得不到及時有效公開，不能有效地發揮電子文件的作用，不能適應檔案信息資源共享的要求。

（四）體制機制建設滯后

目前，不少高校的檔案館沒有獨立設置，不能獨立自主地開展工作。檔案建設制度不夠健全，沒有很好地落實檔案法規。面對數字化檔案日益增多的形勢，高校檔案部門沒有從制度層面對數字檔案規范化建設進行設計，沒有從制度層面對重大活動數字化檔案做出規定，致使數字檔案歸檔不夠及時，歸檔內容缺乏規范。檔案部門如何迅速與學校各個業務系統及部門的數字化信息接軌，如何科學管理日益增多的電子文件，目前還沒有更加有效的對策。

三、加強高校檔案館數字化建設的對策

數字檔案館是數字時代檔案館的發展方向，是現代的新型檔案館，是對傳統檔案館的升級，是“第二代”或“升級版”的檔案館。早在2010年，國家檔案局就發布了《數字檔案館建設指南》，對數字檔案館建設提出了要求。高校數字檔案館在智慧校園背景下進行規范化建設，具有得天獨厚的優勢，要通過轉變管理思想、管理行為，突破業務機構和工作部門的界限，提高各種數字資源的交融度，增強檔案信息資源的真實性、完整性、有效性和有序性。

（一）加強基礎設施建設

隨著高校智慧校園和辦公自動化系統（OA）項目的實施，高校數字檔案館建設的設備基礎、技術基礎也在逐步完善和提高。高校應將數字檔案館建設納入智慧校園整體布局，以國家檔案局發布的《數字檔案館建設指南》為指導，加強信息技術的開放應用，建設具有采集自動化、存貯安全化、管理科學化、利用便捷化、服務人性化的數字檔案系統。硬件方面，可依托智慧校園建設，根據自身需要，科學合理地添置辦公設備，如服務器、終端、網絡、存儲及其他配套設備，這是檔案館數字化建設的基本條件，也是必不可少的。軟件方面，包括操作系統、數據庫系統等。在此基礎上，對OA系統和檔案管理系統的數據結構和格式統一規范，實現檔案管理系統與OA系統的無縫鏈接。［3］人力資源是數字化檔案管理的關鍵，因此要想加強數字化檔案管理，首先要轉變觀念，選配既精通信息技術又具備檔案管理業務能力的人員充實到檔案管理部門，定期組織他們外出培訓，學習先進技術，筑牢數字化檔案管理的根基。

（二）規范數字檔案資源建設

目前，國家檔案局出臺了相應的數字檔案標準和規范，可以作為數字檔案資源建設的指導性文件，檔案館各業務部門應進一步完善標準，建立資源數字化采集、組織、管理和長期保存等環節的技術標準和技術規范，確保數據之間的兼容性。在具體操作上，一是要有明確的分類標準?？梢越梃b紙質檔案的管理方法，按照大類設置數字化檔案的一級類目與編號；然后按照檔案管理中的“來源原則”“全宗原則”設置二級類目與編號；借鑒《中國檔案分類法》中類目設置方法，進一步對“項”“人”下的信息資源進行詳細劃分，按照事由、責任者、載體、日期、保管期限等，設置三級、四級類目與編號，實現數字化檔案的精細化管理。二是要統一規定檢索字段，要求各個業務系統和工作部門在存貯信息時使用統一的字段，既便于分類存貯，也便于提供檢索服務。三是建立統一的接收平臺，要求各個業務系統和工作部門及時將工作中所形成的數字化檔案上傳到平臺，既方便數字化檔案的收集管理，也便于為師生工作、學習提供服務。要通過方方面面的力量，把各類數字檔案聚合在一起，實現集中保管、專業存貯。

（三）注重數字化檔案的開發應用

高校豐富的辦學成果，是高校檔案的重要組成部分，除了要做好其知識產權保護外，還應該最大限度地為社會提供檔案服務，使高?！八罊n案”活起來，發揮其應有的價值。一方面，高校要通過數字化檔案平臺展示自己的辦學成就，為廣大群眾提供優質的科技文化服務；另一方面，高校也要通過數字化檔案平臺方便師生開展學習、研究。目前，國內高水平大學的檔案館已經將檔案管理系統與辦公自動化系統相結合，形成了多途徑、多元化的檔案服務利用模式。大數據應用的核心在于從海量的數據中挖掘有價值的信息，高校數字檔案館必須盡早適應這一發展態勢，最快、最安全、最大限度地打通已有業務系統，在不改變原有應用系統的前提下，不斷完善涵蓋檔案查詢、館藏精品檔案在線服務等主要功能的檔案服務平臺，打造高校數字檔案館信息資源服務體系，通過數字檔案資源規范化建設，解決好信息孤島問題以及獨立分散、被動服務等問題，將所有數字檔案在一個平臺上運行，實現全校所有數字信息的共享和融合，最大限度地挖掘檔案信息的價值，充分發揮檔案資源的作用，更好地為社會用戶和師生提供有價值的服務。

（四）加強體制機制建設

高校數字檔案館建設需要一個具有綜合協調能力的實體管理機構，按照國家數字檔案館規范化建設的宏觀方向，統籌發展規劃，整體推進軟硬件建設及關鍵環節。不僅需將數字檔案館建設納入學校發展規劃，還必須將數字檔案館建設成效作為高水平大學或“雙一流大學”評估指標之一。［4］這是解決高校數字檔案館信息分散、孤島問題的關鍵。目前，很多高校已把數字檔案館建設納入發展規劃，整體推進數字化檔案資源建設。數字檔案館作為一個綜合信息組織，不僅僅是解決“互聯網化”和“技術化”的問題，還必須把技術手段和體制機制建設結合起來，營造良好的數據環境。要針對數字化檔案資源建設存在的問題，制定相應政策，形成制度性規范，將數字檔案資源建設納入整體工作部署，規范各業務系統和部門的檔案工作，使檔案規范化建設工作成為人們的一種自覺行為。要針對檔案管理人員的技術素質、服務水平情況，出臺相關激勵機制，激發數字檔案資源管理應用的內生動力。隨著數字檔案館各項建設機制的不斷完善，相信紙質檔案數字化的問題也會盡早解決。

總之，高校數字檔案館是一項需要長期而系統推進的工作，是建設高水平大學不可或缺的要素。要通過加強自身建設，不斷完善信息收集、存貯、開發利用和服務功能，使高校數字檔案館真正成為服務社會、服務師生、服務教學科研、服務文化建設的重要陣地。