捐贈物資數字化管理系統應用性研究

□ 文| 朱澤娟 蘇承敏 周 潔 鄭 舟 張永康

“新冠疫情”期間，各種物資源源不斷的送到疫情高發區，各醫療機構甚至派出所等對外窗口單位也收到多種捐助物資。社會捐贈物資的使用與發放應符合《中華人民共和國會計法》、《民間非營利組織會計制度》、《財政部關于加強企業對外捐贈財務管理的通知》、《財政部關于企業公益性捐贈股權有關財務問題的通知》等國家法律法規的相關規定。為此，我院專門針對捐贈物資開發出相應的流程和軟件，以便于相關資金與物資的有序流動。

捐贈與管理模式

捐贈是指沒有索求地把有價值的東西給予別人。作為一種重要的慈善行為，捐贈包括各種實物、現金、有價證券等等。面對各種疫情，捐助最多的是針對性強的醫療物資、器械或現金等等，如：本次“新冠疫情”期間最多的捐助物資就是口罩（包括N95等醫用口罩），防護服、呼吸機等等。

傳統捐贈物資多以手工記賬的形式進行登記造冊，并按照實際需求情況予以發放。隨著計算機網絡技術的發展，國內規模較大的慈善機構有自己專門的物資管理系統，借助這種軟件可直觀的控制全國各地物資倉儲和調配情況。相比這種規模性慈善機構，各級醫療機構雖然偶爾有捐助物資，但因批次少，物資總數有限而不重視其管理程序。但本次疫情期間，無論是對口援助單位劃撥的捐助物資，還是個人/單位直接捐給醫院的物資，其總量也快速飆升。這就對醫院的管理提出嚴峻的考驗。

捐贈物資管理的基本原則

捐贈物資包含捐助人的深情，因此管好、用好這些物資是受捐單位義不容辭的責任。但如何實現上述原則要求，則需各醫院深入思考，并保證整個過程的流程化及透明化，同時還要保證管理過程的高效化。同時，還要滿足物資使用的公示性與可溯性，便于審計、監督等實際要求。

為此，捐贈物資管理應滿足如下三個基本要求：（1）如何在最短的時間內實現捐贈物資的高效管理。（2）如何準確鑒別物資，并保證物資符合醫院使用要求，即：按照分門別類、物盡其用的原則進行管理。（3）詳細記錄捐助人/單位所捐贈物資的存儲、發放及使用過程，確保整個流程滿足公示和審計要求。

我院捐贈物資數字化管理措施

在“新冠疫情”期間，我院防疫物資出現了嚴重短缺情況。雖然我院不是“新冠”定點救治單位，但在疫情肆意的條件下也必須做好防疫工作。此時，社會各界紛紛伸出援手助力我院。疫情期間，我院收到了大量社會各界捐贈的各類防疫物資。由于我院以前年度捐贈物資較少，捐贈物資管理采用手工管理，因此，疫情期間，對于短時間內的大量捐贈物資管理提出了新的挑戰。如何高效利用好捐贈物資，讓捐贈物資更好運用到一線，抗擊疫情，我院為此啟動本項目，加強對捐贈物資的精細化管理，我院委托幾位工作人員共同參與，研發出捐贈物資數字化管理系統。

從捐贈第一步開始，先與捐贈方溝通并確定物資的種類、數量。當相應物資送至我院后，結合清單對物資的詳細情況登記造冊，并將數據錄入系統之中。

根據物資屬性和存儲特點，進行分類管理，針對需低溫保存的藥物等應委托藥劑科進行管理。根據受捐方（本次主要為我院各科室）的實際需求（需提前上報）情況核對相關物品的庫存量，在庫存管理環節及時登記并上傳受捐物資增加/減少數量，然后將需要發放的物資交由受捐方，并采用簽字（電子簽字）形式予以確認。

我們依托于信息化管理手段，參考我院藥劑科相關管理流程和軟件設計出相應的捐贈物資管理系統。以此保證物資在入庫、驗收、分類、存放、出庫、領用、公示等各個環節的全流程化管理模式。該流程突出了移動化、透明化物資管理特征，真正解決了物資管理、使用、監督、審計、公示等各個環節的要求。同時，該流程也有力的促進了我院綜合管理能力的提升，為我院開展“智慧醫院”、“美麗醫院”建設奠定了實踐基礎。

本次流程設計突出了“可視技術”的作用。通過計算機圖像處理技術和圖形學，我們將計算技術數據轉化為圖形，如：醫用口罩用文字+圖形的形式進行表述。同時，各種物資的庫存量，使用發放情況（名稱、數量、種類、受捐人、時間等）可直接以表格形式表現出來。

此外，搜索方法包括正向（以物資受捐開始）及反向（可溯）兩種形式進行搜索，同時針對某一類別的捐贈物資也能實現搜索，即：向上搜索至捐贈方，向下搜索至受捐方。本流程與醫院內多媒體技術相連后，可在各個端口查看，以此保證捐贈、使用的透明性。但從實際應用來看，受捐贈物資品種、數量較少（現金、信息設備、醫療設備、藥品類、生活物資、醫用物資等），僅有216筆。因此，本流程軟件尚有很多不足之處，隨著日后捐贈種類、數量增加的情況下，還需進一步完善。

結論

通過本次研究發現，信息化管理不僅降低了了人與人之間感染的幾率，還能保證捐贈物資全流程數字化管理。通過幾個月的使用發現，本程序有如下幾個重要作用：實現100%的捐贈物資的全流程化數字化管理；實現100%的捐贈物資進行分門別類管理；實現100%的捐贈物資的每位捐獻人對于捐獻物資使用過程管理，滿足社會審計、公眾公示監督需求。