國有企業辦公室管理工作中存在的問題和對策

◎劉剛

辦公室作為國有企業的綜合辦事機構，是最直接聯系各方面，協調各部門，保障國有企業各項工作順利進行的核心部門，具有參謀、助手、協調、服務、把關、督辦等諸多職能。不論是辦文、辦事、辦會，還是管理、服務、協調，在工作中任何一個環節出現了問題，都會產生很大的影響。辦公室還要協調好各種關系，處理好領導與服務同事的關系；處理好做人與做事的關系；處理好辦文與辦事的關系；還要處理好當前利益與長遠利益的關系。因此，作為國有企業的核心管理部門，更要積極主動的查找問題、面對問題、解決問題。

一、辦公室管理中存在的主要問題

1.工作人員積極性不高，專業素質有待進一步提升。

辦公室工作人員是辦公室中的一個基本單元，工作人員在完成工作時的態度和辦事效率，能夠影響辦公室整體運作的效率和質量。辦公室工作質量的好壞，效率的高低與辦公室工作人員的積極性有著密切的關系。因辦公室在企業中所處位置的重要性，對于辦公室從業人員的專業素質要求非常高，需要具備很強的綜合能力，不但要具備語言表達能力，還需具備一定的文字寫作能力和協調處理能力，在人員綜合素質培養方面還有很大的提升空間。

哈爾濱兩家單位正處于改革轉型的關鍵時期，人員思想難免會有波動，反映到實際工作中就會出現消極怠工和思想散漫的現象。而辦公室人員每天仍需要處理種類繁多的工作，偶爾當天的工作任務未能及時完成，工作就會越積越多，出現消極工作的心理。

2.信訪維穩工作力度有待進一步加強。

國企普遍面臨著改革所帶來的一些問題，尤其是伴隨著改革的深入以及利潤分配的改變，矛盾數量和劇烈程度逐步升級，其直接表現在企業職工上訪的頻率和人數方面。哈爾濱兩家公司隨著企業改革的進一步深入，兩宗土地面臨凈地、交儲，許多歷史遺留問題逐漸顯現，集中表現為大集體職工、協議解除合同職工等集體到企業反映訴求，上訪人數較多，如不及時疏導容易發生極端行為。根據企業目前面臨的實際困境，信訪維穩工作進入非常時期，有效解決信訪問題需要長期、細致的辦理過程，在此過程中，面臨的問題還有很多，需要在信訪工作中不斷總結經驗，妥善處理職工群眾上訪問題。

3.督查督辦工作落實不到位，需進一步強化。

督查督辦工作是切實落實企業重大決策部署與領導重要指示精神的必不可少環節，它是保障政令暢通及重大決策部署落實到位的重要手段，更是改進工作作風，提高工作效率，保障各項工作順利推進的有效措施。哈爾濱兩家企業在督查督辦工作中存在的問題主要有：一是相關制度落實不到位，督察的深度不夠；二是對于督察內容的深層次原因，根本解決辦法考慮的較少；三是對于督辦事項跟進不及時，處理效果情況回訪比較少。

4.文件起草水平有待進一步提高。

做好文稿起草工作是辦公室的重要職責，也是發揮參謀助手作用的主要形式，更是以文輔政的具體體現，文稿質量不僅代表企業和領導形象，也是部署落實工作的有力抓手。與優秀辦公室團隊相比，我們在文稿起草方面的差距還很大，需要進一步提高。

二、對于存在問題的解決對策

（一）注重辦公室人才隊伍培養，提高人員素質

1.加強業務知識和規章制度的學習，不斷提高理論水平。

辦公室人員要不斷學習新知識、新技術和先進的管理經驗，跟上時代發展的腳步。必須把提高人員素質放在一個重要的位置，定期組織人員學習相關業務知識及先進管理理念。

2.加強辦公室隊伍建設，全面提升履職能力。

辦公室作為企業的中樞部門，人員工作積極性的高低，直接影響著整個辦公室工作的運轉效率。必須不斷加強團隊建設，苦練內功，提高辦公室各崗位人員的履職能力和團隊協同能力，盡可能激發每一名員工的潛力，最終形成合力，共同完成工作目標。

3.分清主次工作，提高工作效率。

辦公室要協調各部門之間的工作，處理企業日常事務，這些工作不僅繁瑣復雜，而且工作量較大，容易造成管理混亂的局面。針對辦公室管理中遇到的問題，讓復雜繁瑣凌亂的各項事務在領導面前變得簡單清晰，并且有條不紊的處理好各項事務，從而有助于提高辦公室管理效率。首先要根據企業發展當前的主要矛盾，對辦公室工作進行層次劃分，分清主次矛盾和重點工作，狠抓重點工作。同時工作人員要合理分配工作精力，進而有更多的時間和精力處理辦公室當前的主要工作，保證辦公室工作效率。

4.因人而異，合理分配工作。

明確員工的崗位與職責，要把辦公室的各項管理工作進行細化，依據崗位的性質和每一名員工的特點，合理的分配崗位，并明確管理責任，這樣不僅能夠讓員工發揮潛能，而且能夠提高辦公室的整體工作能力。

（二）進一步做好信訪維穩工作，確保企業改革順利進行及和諧穩定

1、建立健全信訪維穩工作預案機制。

由于信訪維穩工作具有突發性的特點，尤其是國企信訪工作，由于歷史遺留時間太長，問題錯綜復雜，要求我們掌握主動權，對工作中可能出現的各類問題進行事前預判，積極做好應急處理預案，把可能發生的問題解決在萌芽狀態，對于發生的問題有針對性的有效處理，把影響降到最低。

2、貫徹落實以人為本的處理原則。

職工上訪是因為遇到了自己無法解決的困難，信訪工作人員應當正確對待，認真對待每一位上訪者，了解清楚每一個信訪原因。了解后認真地進行調查，及時反饋，切實解決問題。這樣不僅讓職工心里得到安慰，也能讓職工和企業之間建立一個相互信任的關系。

3.各部門協同，提高信訪接待質量。

信訪接待涉及法律、人事、安保等多個部門，應形成多部門聯動的協同機制，形成多部門、多人員參與的信訪維穩工作體系。多個部門聯合行動，應對突發情況，深度分析與職工群眾利益相沖突的要點，共同為職工群眾解決問題，并從矛盾的本質出發，提高信訪接待質量。

4.嚴格依法依規處理信訪問題。

必須始終堅持依法、依規辦事，規范操作的基本原則，具體情況具體分析，具體問題具體解決，多措并舉，對必須堅持的應堅決明確，絕不退讓。在開展信訪工作時，應善用法律條文指導解決信訪工作中的各項問題。在過程中應熟練掌握信訪條例及有關法律法規，從而在信訪工作中指導工作人員正確開展信訪維穩工作。

（三）進一步強化督查督辦工作，確保工作落地見效

1.根據中國鐵物集團公司的《督查督辦管理辦法》，完善哈爾濱兩家公司的相關制度，切實做到督查督辦工作有規可依，有據可查，將督查督辦中各環節的責任、義務落到實處。

2.要充分發揮督查利器作用，進一步提升督查督辦工作能力和水平，對督辦過程中發現的問題和矛盾，積極發揮辦公室的綜合協調服務功能，幫助承辦部門和個人共同解決，做到上下貫通。對督辦事項落實不到位的個人、部門要給予批評，嚴格責任追究，促進工作落實，切實做到一分部署，九分落實。

3.進一步優化督辦方法，按流程對列入督查督辦的工作事項進行全程跟蹤，及時掌握督辦內容的落實和進展情況。對落實難度大的事項，辦公室要充分發揮協調作用，協助督辦部門解決督辦落實過程中的實際困難，多出主意，多想辦法。

4.辦公室對督辦結果要會同有關部門實施檢查，針對督辦時效、辦理質量等情況進行跟蹤，及時向領導匯報每個督辦事項的辦理情況，延期的事項應說明原因，確保督查督辦事項件件有人辦，事事有回音。

（四）加強學習，努力提高文件起草水平

1.辦公室每一個同志都要具備良好的寫作能力，要通過多讀書，多積累的方式不斷提升文字功底，養成平時積累資料的習慣，利用各種渠道注意收集有關信息，積累材料、數據、思想觀點。

2.從實踐出發，多思考、多總結，每一次開會，每一次記錄，都要受到一些啟發，有所收獲。平時要注重文稿素材積累，多聽、多記、多歸納，為起草文稿做好充分扎實的準備。

3.要深入實際了解企業改革、經營管理等實際情況，及時收集信息，全面了解本企業的真實情況和實時動態。

4.準確把握領導的思路和想法，習慣于從戰略和全局的高度觀察問題、分析問題，盡可能讓文稿準確表述領導意圖。

三、總結

辦公室作為國有企業管理工作中的核心部門，我們要高度重視辦公室在管理工作中存在的不足和問題，直面問題并及時解決。企業目前正處于轉型發展的關鍵階段，辦公室工作責任重大，只有從自身出發，積極解決問題，才能更好的為企業轉型、過渡、發展貢獻力量。