檔案管理歸檔整理分類技巧淺析

◎孫晶雪

一、檔案管理歸檔整理分類現狀

1.檔案整理理念有待于進一步提高。

針對當前檔案整理仍然基于傳統模式，缺乏一定現代化管理思想作為指導，缺乏一定分類歸檔的思想，尤其處于現代化歸檔的思想是其重要理論，只有更好地運用分類思想，才能發揮出覺得的檔案功能，目前檔案整理工作人員缺乏現代化整理思想，因此傳統機關檔案整理模式缺乏一定歸檔的規范性，要求檔案整理的準確性而非規范性，因此，傳統檔案整理具有一定弊端，需要轉變觀念，樹立新思想。

2.檔案整理缺乏專業化。

據調查表現，當前檔案整理工作人員出身基本是非檔案相關專業，基本上是由機關內部調整或者其他工作人員崗位調整而組成的，這樣直接影響其檔案整理工作的整體專業性，專業化檔案整理是發揮其檔案強大功能的前提和基礎，因此筆者認為當前檔案整理缺乏專業化具體表現為：一是機關檔案管理缺乏專業化整理人員；二是缺乏專業化整理方法；三是內部缺乏專業化整理程序與規范，四是檔案整理人員不穩定，檔案整理人員比較靈活，直接導致整體檔案整理的專業化下降。

3.檔案整理缺乏信息化。

信息化是當前檔案管理不可或缺的重要組成部分，目前我國檔案整理缺乏一定信息化技術，信息化檔案整理能夠節省傳統檔案整理的人力以及物力等，因此，具體表現為以下幾個方面：一是檔案管理缺乏信息化技術設備，如檔案整理數據庫等；二是缺乏信息化儲存與保管的思想；三是內部檔案整理缺乏信息化技術人員。

4.歸檔裝訂上的錯誤。

一是使用不符合要求的裝訂材料及工具。歸檔文件裝訂材料與工具應具備保護檔案、操作方便、價格便宜等三個要求，目前使用的縫紉機線裝方式在文件的縫線處易斷損、可逆性不好、操作耗時；塑料夾裝方式成本高、易老化；無酸紙套方式易散失歸檔文件。最好的方式恐怕是研制出不銹的金屬或其他材料的訂書針，同時注意不用微波消毒方式。二是在每份歸檔文件上使用封面，有的檔案行政管理部門甚至于在這種封面上印上多項欄目，要求檔案室的同志填。這種方法增加了整理工作量和裝訂成木，嚴重違背《規則》的簡化原則。三是沒對不符合要求的文件材料進行處理。裝訂前應對殘缺、薄弱、破損、裝訂線側有文字等情況的重要文件采取相應的補缺、托裱、接邊等措施；對字跡模糊（如熱敏紙傳真件）、字跡易擴散或褪變的重要文件進行復制；對大于A4幅面的紙張進行折疊；對所有的歸檔文件拆除金屬物。這些前處理工作不做，會嚴重影響檔案的保管。四是對“件”的處理擴大或縮小。《規則》對“自然件”及“可為一件”的歸檔文件都作了明確的規定，不能隨意擴大與縮小。實際工作中，有的單位將件的范圍擴大，認為同一問題的歸檔文件都應成為一件，殊不知“可為一件”的歸檔文件是同一事由中具有“來文與復文”，性質的歸檔文件。擴大件的范圍，實際上又回到傳統立卷的老路上去。

二、檔案管理歸檔分類技巧

1.以行業分類的技巧。

按行業分類可分為計劃生育、林業、農業、畜牧、水利等等行業，進行檔案管理時就可以按照這些業務部門為基準，對檔案進行分門別類進行存放。每個行業又可以進行細分，如林業可以分為退耕還林檔案、防沙治沙檔案、林政檔案等等；農業檔案可以分為土地基本資料檔案、土地治理檔案、土地糾紛檔案等等；畜牧檔案可以分為基本情況檔案、項目檔案等等；水利又可以分為水利治沙檔案、小流域治理檔案等等。這種分類方法的好處是對檔案進行行業上分類，能夠使每個行業的檔案有序。這些檔案的管理基本一樣，需要各部門有自己的檔案室、檔案柜，由相應的部門檔案管理人員進行管理就可以了。

2.以密級分類的技巧。

檔案按密級可以分為絕密檔案、一般檔案、公開檔案。絕密檔案，是指對有權限的人開放的檔案，并且絕密檔案能夠查看、調閱的人極少，只有相關的人才可以進行查看、調閱，管理人員絕對不可以將檔案給無關人員進行查看、調閱，即使查看、調閱也有嚴格的手續，以便出現問題有據可查，這類檔案一般都涉及國家機密。一般檔案，指的是這個檔案沒有絕密檔案那么嚴格，但想要查看、調閱也需要嚴格的手續，這類檔案可以查看、調閱的范圍很大，一般各行各業如林業、農業、水利等等的檔案都是這種檔案。公開檔案，指的是那些對外公開的、所有人都有權利查看的檔案，如公示類檔案，如退耕還林公示、畜牧圍欄公示等等，這些檔案是對外辦公用檔案，而且必須做到公開才有意義。

3.以保存期限分類的技巧。

檔案按保存期限可以分為永久檔案、定期檔案、臨時檔案。永久檔案指的是那些意義重大，甚至其重要性目前無法得知，比如一些隕石檔案，這些天體以人類現有科技水平可能還無法探測其存在的價值，所以這些實物連同其檔案一體永久保存。定期檔案期限一般在三年、五年、十年不等。臨時檔案一般用完之后就作廢。永久檔案需要一個恒定的環境，其要求比較嚴格，定期檔案視其檔案重要性而確定管理的環境。臨時檔案不作要求。

4.以專用對象分類的技巧。

檔案有時還可以根據被提供人的不同劃分，例如提供給鎮里書記看的檔案，提供給鎮里鎮長看的檔案，提供給其他同志們看的檔案等。這種以人分類的檔案一般是文字檔案，這種分類的好處是檔案性質清楚，以達到被提供人的滿意為準則。

5.其他檔案分類的技巧。

檔案分類還有很多分類方法，如按時間進行分類，如分為2000年以前或者2000年以后；還可以按特定時間進行分類，如非典以前和非典以后，還可以按照特定人的時間進行檔案分類，如紀念周總理的檔案可以分為逝世前檔案以及逝世后的檔案等等。還可以按照特定區域進行檔案分類，如河北省檔案、河南省檔案或者南方檔案、北方檔案。

6.歸檔范圍、分類方案密切結合。

目前來看，傳統的紙質檔案歸檔整理分類主要用于保存、核對；而電子檔案則傾向于利用方面；所以，需要運用好計算機文件整理，如范圍、方法的融合、代碼表的編制等。

三、結束語

檔案在我們社會和生產、生活中扮演了重要的作用，針對檔案現狀中存在的問題，導致檔案工作困難，促使我們對檔案管理、歸檔、整理、分類等環節的技巧進行總結，使檔案工作能夠順利進行。