新時期如何加強檔案管理工作

◎宋麗霞

檔案是針對人們社會活動的原始記錄，其能夠為社會發展提供重要的參考和依據，為各項社會活動的開展提供重要的信息支持。在實際檔案工作中，其是基于社會發展需求，積極采取有效的技術和方法，以此來促進檔案信息的高效利用。在當前信息技術在檔案工作中廣泛應用的新形勢下，其對檔案管理工作提出了更高的要求，因此需要積極對檔案管理工作進行優化，全面提高檔案管理工作的水平，更好的發揮出檔案信息的重要價值。

一、提高檔案管理水平的意義

（一）信息經濟社會發展的需要

在當前信息化社會環境下，信息呈現出爆炸式增長的態勢，人們對檔案信息的需求也不斷增加，在這種情況下，檔案管理信息化水平不斷提高，這也檔案應用范圍不斷擴大，因此要求檔案管理工作要更具系統性和規范性，因此通過提高檔案管理水平，重視計算機技術和信息技術在檔案管理工作的應用，實現檔案信息的高效利用，整合其能夠更好的滿足信息經濟社會發展的需要。

（二）提高檔案工作的實效性

目前信息在社會發展過程中發揮著重要的作用，而且每時每刻都有大量的信息產生，針對于這些信息進行科學化管理，這也增加了檔案管理人員的工作量。因此需要針對檔案信息管理模式進行優化，積極構建完善的檔案信息化管理體系，全面提升檔案工作的實效性，積極推進檔案事業的健康、持續發展。

二、新時期檔案管理工作中的問題分析

（一）我國檔案管理工作跟不上社會發展的需求

在當前檔案管理工作中，普遍存在檔案管理理念落后的情況，在實際檔案管理工作并沒有隨著時代發展而積極進行調整，這就導致檔案管理模式無法與檔案管理創新要求相符合，檔案管理工作的實際效能無法有效的發揮出來，檔案管理工作也無法有效的服務于社會的發展。

（二）檔案管理人員管理素質不適應新時期管理工作

在當前信息化時代背景下，檔案管理工作的創新發展要求復合型的檔案管理人才。但在實際檔案管理工作中，專業人才匱乏，這就導致一些先進的管理理念和管理技術無法得到有效的落實。部分檔案管理人員思想過于保守，在實際工作中不愿意創新，對新事物接受較慢，這也對檔案管理工作的創新發展帶來了較大的制約。

（三）檔案管理手段需要多樣化

雖然近年來檔案管理信息化建設工作不斷推進，但部分單位在實際檔案信息化建設還存在較強的形式主義，檔案信息化只存在的表面，缺乏深入性，這也對檔案信息的后續的開發利用帶來較大的影響。由于檔案管理手段落后，這就導致檔案管理工作無法有效的適應信息化發展進程。因此迫切需要打造多樣化的檔案管理手段，使檔案管理模式能夠更好的滿足時代發展要求，從而為大眾提供高質量的檔案信息服務。

（四）電子檔案優勢需要進一步完善

目前電子檔案成為檔案管理工作的主要形式，電子檔案的出現為檔案信息的開發利用提供了更多的便利，有利于檔案信息價值的發揮，而且能夠實現對原始檔案信息的有效保護。但在電子檔案使用過程中仍存在較多的問題，因此需要積極采取有效的措施進一步完善電子檔案管理體系，更好的發揮出電子檔案的優勢。

三、新時期加強檔案管理工作中的對策

（一）樹立科學嚴謹的檔案管理理念

在當前信息化時代背景下，為了能夠進一步提高檔案管理的水平，則要求檔案管理人員要樹立科學嚴謹的檔案管理理念，更好的發揮檔案管理工作的實際效能。具體工作中需要各單位領導要加強對檔案管理工作的重視度，并對檔案信息化建設給予有效的支持。同時還要做好檔案管理工作的宣傳工作，進一步突出檔案的服務功能。檔案管理部門還要積極引導檔案工作者樹立先進的檔案管理理念，在工作中以積極和負責的工作態度來完成各項工作，全面促進檔案管理水平的提升。

（二）應用信息技術提升檔案管理的現代化水平

將現代信息技術運用到檔案管理工作當中，有效提升其工作質量和工作效率。一方面將現代化計算機信息技術有機地融合到檔案管理工作當中，通過開發檔案管理系統，提高檔案資料的開發與利用效率，同時可以有效延長檔案信息資料的使用年限。另一方面將現代信息技術充分地運用到檔案管理工作中有效解決了紙質檔案材料保存繁瑣、檢索費時費力且工作量較大等弊端，實現了人力、物力和時間的節約，可以有效提高檔案管理工作的時效性，進一步提升檔案服務效率和服務質量。

（三）構建完善的電子檔案管理體系

為了能夠提高電子檔案管理的效率，則要創建一個完整的電子檔案管理系統。在電子檔案管理工作中，需要定期開展電子檔案管理設備操作的培訓，并強化對電子檔案管理工作的宣傳，使員工能夠意識到電子檔案管理工作的重要性，以此來更好的發揮出電子檔案的優勢，全面提高檔案管理工作的效率和質量。而且為了能夠進一步促進檔案管理系統的完善，還要建立健全電子檔案管理制度，明確電子檔案管理工作的操作流程，并促使檔案管理工作者要在實際工作中要規范自己的行為，降低工作中操作失誤現象的發生，有效的保證電子檔案信息的真實性和可靠性，實現電子檔案信息的高效利用。

（四）提高檔案人員的素質

一是要加強對檔案人員的針對性教育培訓。在檔案教育培訓過程中，針對檔案管理工作的需求和發展趨勢，分門別類，按需施教，注重實效，使培訓的內容用到檔案管理工作的實際當中，使檔案工作人員進一步熟悉和掌握檔案整理歸檔工作流程的技巧，提升檔案管理工作效率。

二是加強自身的學習，通過網絡等現代化的信息手段，認真搜集檔案管理方面有關知識，結合本單位檔案收集、整理歸檔情況和工作動態規律來指導檔案管理工作，與相關部門（科室）加強協調和溝通，及時將有關科室形成的檔案整理歸檔，移交綜合檔案室，實行集中管理，確保檔案種類、內容真實完整。

三是要加強對檔案人員繼續教育，通過學習進一步提升檔案管理人員的專業知識、檔案整理歸檔技巧和檔案管理水平，使檔案管理人員用創新的思維適應新時期檔案工作發展需要，積極做好檔案信息資源開發利用工作，提高檔案利用率，使檔案能夠更好的服務于社會的發展和經濟建設。

四、結束語

為了推動檔案管理工作的現代化發展，加強檔案管理工作進程，需要不斷提高檔案管理人員的綜合素質，并加強各級人員對檔案管理工作的重視程度，利用現代化手段來積極創新檔案管理工作方式方法的創新，構建完善的檔案管理工作體系，全面提高檔案管理工作現代化發展水平。