綜合管理系統的優勢

編者按

本文于2019年8月發布于《質量雜志》，是一篇基于ISO 45001來探討職業健康安全與質量和環境管理體系的整合以及這一綜合管理系統的優勢的文章。作者邁克爾?沃爾德是勞氏集團有限公司的區域現場評估經理，擅長ISO 14001和國家生物固體伙伴關系EMS項目的審計，協助各機構進行ISO內部審計。

隨著世界上第一個職業健康安全管理國際標準ISO 45001的發布，企業現在可以很容易地將職業健康安全與質量和環境管理體系結合起來。但是企業要如何開始整合？企業又應該注意什么？雖然整合后的綜合管理體系帶來的變化不易體會，但是會為企業帶來前所未有的優勢。

從過往來看，要產生一個真正的綜合管理系統并不容易。大約15年前，我剛開始審計管理系統時，因為標準的編寫方式不同，沒有多少企業會去整合他們的系統。質量部門負責處理質量管理體系，而環境團隊負責環境系統，這仿佛是合理的，因為它們由不同的文件和檔案組成，擁有不同的流程。質量、環境、職業健康安全管理體系的標準條款和要求的不一致，導致了管理體系的混亂。

萬事俱備

在ISO 45001出現之前，ISO 14001和OHSAS 18001彼此之間的一致性較好，但是它們與ISO 9001的一致性較差。ISO 45001出現之后，職業健康安全與質量、環境管理體系得以結合。問題是，ISO 9001、ISO 14001和ISO 45001的一致性意味著什么呢？

造成三個標準一致性的最大原因是，它們都基于規范附件SL(Annex SL)。該規范附件定義了管理系統標準的基本框架結構。現在，這三個標準都遵循十個相同的基本條款。條款一至三定義了范圍的基本條款，包括參考資料、術語和定義。條款四到十是真正影響標準的內容，包括組織環境、領導力、策劃、支持、運行、績效評估、改善。

三個標準遵循的所有條款都有相似的要求，并且基于相似的思維邏輯。例如，條款第6條“策劃”，采用了基于風險的方式。這意味著公司必須明確其在質量、環境、職業健康與安全方面的風險，并要決定如何應對這些風險，以及如何使其適應組織環境?；诠驹贗SO 9001和ISO 14001中獲得過經驗，理解OHS&E并找到滿足要求的方法應該是很簡單的。

整合的好處

很多公司都在談論要建立一個ISO體系，但他們卻找錯了方向。他們真正需要的是一個綜合業務管理系統—— 一個基于ISO標準的、框定如何運行業務的框架。整合后的綜合管理系統有其明顯優勢——圍繞著單一信息來源展開工作。

一個系統。企業只需要管理一套文檔和一個系統，而不是現有的兩套或三套。這也意味著員工只需在一個系統上接受一次培訓，并遵循統一的標準流程。把質量、環境、健康和安全標準都整合在一起后可以幫助員工學習所有的標準。綜合系統也使公司對員工的職能劃分有更全面的了解。

一個團隊。當企業只擁有一個內部團隊，專注于執行關于管理體系內部審核、糾正措施、管理評審的核心功能時，該團隊會同時查看體系的所有內容，從而更容易從中發現問題與差距。同時，擁有一個綜合管理系統意味著管理系統團隊數量的縮減，這樣不僅提高了效率，還可以將團隊縮減騰出來的人員部署到業務的其他領域。

一次綜合審計。通過整合綜合業務管理系統，每年企業只需要執行一次審計活動，而不是三次，并可通過使用綜合審計師來減少傳統的現場審計天數。這很明顯能提高成本效益，還可以減少因審計活動導致的業務中斷所帶來的效益損失。同時，因為綜合審計師能全面審視一個綜合業務管理系統，審計活動將更有效、更有價值。

我的多個客戶都經歷了復雜的業務管理系統整合過程，最后對綜合系統帶來的益處非常滿意。

我最初拜訪一個卡車制造商客戶時，他們擁有兩個獨立的業務管理系統。一個是ISO 14001 和OHSAS 18001，另一個是ISO 9001。客戶決定將兩者結合起來，并對整合程序進行了批判性的審視。過程中，客戶發現并淘汰了許多過時了近十年的東西，從而大大減少了所需擁有的文件數量。整合完成之后，我方只需派出一個審計小組進行審計活動，所需的審計員數量和審計日數均有減少，客戶成功從這個由中央管理團隊管理的體系中獲益。

表1 綜合管理系統：轉型前后比較

整合系統時的建議

如果你的公司正打算從O H S A S 1 8 0 0 1 轉換到I S O 45001，那么現在正是重新審視“整合”這一過程的理想時機——它并不像你想象得那么麻煩。我把它比作一棟房子：使用ISO 45001并不是憑空建造一個全新建筑，而只是增添另一個房間。

ISO 45001充分校準了標準的一致性，并減少了所需程序數量。企業得以有機會檢查其管理系統是如何構建的，并利用這種一致性將內部審計流程和糾正措施流程結合起來，極大地減少其工作過程。

最難的部分是決定如何處理現有的管理系統，因為其中或多或少仍與公司當下的經營活動有關。作為一個既管理管理系統又在不同階段對其進行審計的人，我認為編寫的流程傾向于既要讓審計人員滿意，同時要滿足標準的要求。如今，標準被重寫了，是時候靈活調整流程來使公司受益了。

整合過程中的難題

伴隨著整合過程，公司最常見的難題之一就是責任人——在環境、質量和安全團隊之間，找出誰對系統負責。

如何滿足標準中的新期望也是一大難題。例如，對書面程序不再有具體要求——公司可以自己決定要記錄什么內容。這種靈活性意味著公司必須做出某些決定：有些流程是否仍然需要書面程序？書面程序應該是一項政策嗎？書面程序是否應作為培訓要求？

流程效率的指標和度量是另一個新的需求。有些流程很容易被測量，但某些流程卻很難提出度量的標準。制造流程易于監控和測量，它們可以通過設置關鍵性能指標（KPI）來標識流程的有效性（如產品一次合格率）和高效性（如換模時間或每日檢查次數）。然而有些流程難以測量，例如采購或工程流程。內部審計或糾正措施過程的有效性又如何衡量呢？諸如“完成的審計數量”、“審計結果數量”和“跟蹤不符合項關閉時間”等衡量指標或許有價值，但是不足以成為衡量流程有效性和高效性的度量標準。整合過程創造了機會，為企業提供了不同的思維方式來考慮如何運營和衡量業務。

曾經有一個擁有多個部門的客戶，花了一年時間從質量和環境的角度重新思考企業的框架、分配職責，并提出了衡量其流程的方法。由此，該客戶構建了一個真正致力于管理體系的團隊。他們制作了一個控制流程來衡量每個部門的完成程度，可以很容易地比較統計數據和完成節點。額外的收獲是，每個部門的團隊因此變得更有競爭力。

關于整合與安全的最后思考

因為其他I S O 體系與I S O 45001的一致性，相信越來越多的公司會加入到實施ISO 45001體系的行列中。我訪問過的大多數公司即使沒有經過認證的安全體系，還是會擁有自己的安全文化和某種形式的安全管理體系。在過去，因為OHSAS 18001與其他標準的不一致性，使得企業安全體系實施起來有一定困難，企業也沒有看到體系認證的優勢。

如今有了ISO 45001，一切都改變了。如果公司擁有經過認證的安全管理體系，他們將獲益頗多。比如，一些保險公司愿意為這類公司提供低額保險費率。同時，當迎接職業安全與健康管理局（OSHA）訪問時，擁有一個ISO 45001認證的職業健康安全體系意味著擁有更積極的影響力。

ISO 45001一大突出的優點是同等關注高層管理人員和全體員工的參與度。為強化改善職業健康安全，健康和安全的責任需納入日常業務運營范疇。組織中的每個人，而不僅僅是安全經理，都須承擔維護安全環境方面的責任。國際勞工組織的數據顯示：全球每年有278萬多人死于與工作有關的疾病或事故，同期有3.74億例與工作有關的非致命疾病與事故發生。顯而易見，全體員工更加重視安全，只會對公司和整個社會產生積極的影響。