《企業檔案工作規范》解讀

第七章? 企業檔案工作業務建設

八、企業檔案統計工作要求

7.8.2? 建立檔案工作統計臺賬，主要內容包括：檔案館（室）藏情況;年度入出庫情況;檔案利用情況;檔案專兼職人員情況;檔案設施、設備情況;檔案銷毀情況等。

檔案工作統計臺賬是根據檔案統計報表管理、提高統計數據質量和統計服務水平的需要，用一定表格形式，系統地、經常地登記積累原始資料及主要統計指標變動情況，并定期整理的表冊。企業應建立的統計臺賬包括：檔案庫藏情況、年度入出庫情況，檔案利用情況、檔案專兼職人員情況、保護設施設備情況、檔案移交（接收）登記表、借閱檔案登記表、銷毀清冊等。

比如檔案移交（接收）登記薄，內容包括：移交（接收）時間，移交部門，序號，題名，年度，文號圖號，頁數，保管期限，備注，移交人簽名，接收人簽名。

移交（接收）時間：檔案移交的日期;

移交部門：移交檔案的部門名稱;

序號：按照移交檔案的時間順序給定的自然流水號;

題名：移交檔案的案卷（或文件）題名;

文號或圖號：文件的文號或者圖紙的圖號，按卷整理的檔案，這里填寫案卷的檔號;

頁數：文件或案卷的頁數;

保管期限：根據企業保管期限表劃定的保管期限;

備注：需要說明的情況，沒有情況說明此項可以不填;

移交人簽名：移交檔案的責任人簽字;

接收人簽名：負責檔案接收審查的人員簽字。

銷毀清冊，內容包括：序號，題名，年度，檔號，卷內文件件數，卷內文件頁數，原期限，已保管年限，備注，編制部門，批準人，編制部門負責人，編制人，銷監人。

序號;根據登記銷毀檔案的順序給定的流水號;

題名：銷毀檔案的案卷題名;

年度：銷毀檔案案卷的年度;

檔號：銷毀檔案的檔號;

卷內文件件數：銷毀檔案案卷內文件的數量;

卷內文件頁數：銷毀檔案的案卷的總頁數;

原期限：銷毀檔案案卷的保管期限;

已保管年限：已經保管的實際時間;

備注：需要說明的情況;

編制部門：提出銷毀意見的部門名稱;

批準人：審查批準的企業領導簽字;

編制部門負責人：提出銷毀檔案意見的部門負責人簽字;

編制人：編制銷毀清冊的責任人簽字;

銷監人：負責銷毀檔案責任人和兩名以上監銷人員簽字。

7.8.3? 檔案統計工作應保持連續性。

嚴格執行本企業的檔案統計制度，檔案機構應指定有責任心、熟悉統計業務、崗位相對穩定的人員負責檔案統計工作，要切實確保檔案統計工作在統計時間、統計方法、統計內容等方面的連續性。

九、企業檔案利用工作要求

檔案資源的開發利用是指提示檔案信息及其價值，通過各種有效的方法，使檔案資源直接服務于企業的各項工作，滿足各種利用需求的一項檔案業務工作。檔案的開發利用是實現檔案價值的途徑。

7.9.1 檔案部門應加強檔案檢索系統建設，開發檔案信息資源，及時、有效地提供檔案利用服務。

檔案檢索系統是開發利用檔案信息資源的重要內容和必要條件。做到及時、有效地提供檔案利用服務，必須強化檔案檢索系統建設，這是提供利用服務的基礎和必要條件。檔案檢索系統是將已整理好的檔案經過著錄和標引，按規定順序排列而成的數據庫。是從不同角度、運用不同手段揭示檔案信息，為滿足利用者需求而建立起來的全部檢索工具體系。按加工和處理信息的手段，可分為手工檢索系統和計算機檢索系統兩大類。手工檢索系統是以卡片或書本形式的目錄、索引為基礎的人工查找系統，常見的有檔案館指南、全宗介紹、分類目錄、卷內目錄、歸檔文件目錄等;計算機檢索系統是使用電子計算機、檔案操作系統等對檔案信息中具有檢索意義的特征進行標識、儲存，達到及時查找檔案信息的檢索方法。計算機檢索系統根據檢索功能又分為條目檢索和全文檢索兩個階段。

（此部分未完待續）