體育系統(tǒng)電子檔案在體育工作中的應用

宋婷婷

我國作為體育大國，體育事業(yè)一直保持著較快的發(fā)展速度，而隨著體育事業(yè)不斷發(fā)展，對體育檔案管理工作的要求也不斷提高，體育系統(tǒng)賽事檔案尤其是電子檔案在體育賽事活動中發(fā)揮著越來越重要的作用。秦皇島市作為中國唯一一個成功舉辦過亞運會和奧運會的地級城市，體育系統(tǒng)賽事檔案尤其是電子檔案在賽事過程中起著至關重要的作用。本文以2018年秦皇島國際馬拉松錦標賽為例說明體育系統(tǒng)電子檔案在體育工作中的應用。

一、體育系統(tǒng)電子檔案的作用日益明顯

體育系統(tǒng)賽事檔案是指重大體育活動過程中直接形成的具有保存價值的文字、聲像、電子文件、圖冊、標志性實物等不同載體形式的歷史記錄，包括體育賽事的策劃、籌備、舉辦、總結等各個發(fā)展階段。隨著計算機技術的普及，網(wǎng)絡技術的迅速發(fā)展，檔案載體也由紙質形式逐漸轉化為電子檔案形式，電子檔案在檔案管理中的優(yōu)勢更加明顯。

作為重大賽事的歷史記錄，真實記錄了相關重大體育賽事在賽事策劃、籌備、舉辦、總結等發(fā)展過程的全部信息，加之現(xiàn)代技術的不斷發(fā)展，賽事過程中所形成的檔案更加直觀，更具有說服力，其真實性、可靠性強。依據(jù)體育賽事檔案，工作人員在協(xié)調各部門工作，總結相關重大體育賽事舉辦經(jīng)驗，制定賽事相關工作計劃，解決各類賽事參與者信息需求等問題過程中少走彎路事半功倍，更好地為參賽運動員提供周到、細致服務，提高參賽者滿意度。同時也加強了社會各界對檔案的認知度，提高檔案工作社會貢獻度。

二、賽前部署高效有序

2018年秦皇島國際馬拉松暨全國馬拉松錦標賽于5月12日舉辦。依據(jù)賽事要求，2018年初，查閱前幾年馬拉松賽事電子檔案資料，參考之前馬拉松賽前準備工作，賽中運營工作及賽后收尾工作。對重點工作、難點問題、關鍵環(huán)節(jié)及重要時間截點作出部署，在總結歷年辦賽經(jīng)驗的基礎上，制定《2018年馬拉松總體工作方案》《目標責任分解表》《倒排工期表》開展工作。

在連續(xù)幾年成功舉辦馬拉松的基礎上，秦皇島市體育局借助電子檔案，掌握有效數(shù)據(jù)，制定合理的路線。本屆國際馬拉松的起點為承辦過奧運賽事的秦皇島市奧體中心，途徑濱海大道、繞北戴河海濱風景區(qū)，再折返起點，賽道為秦皇島最美的沿海風景線。

依照慣例，對接相關部門，賽前每天查詢天氣預報、空氣濕度情況、更新比賽信息、制作開幕式方案、對接招商公司、運動員落位圖、海拔圖、修訂賽道布置方案，召開秘書部工作會，組織全市相關部門參會研討馬拉松事宜。同時起草撰寫馬拉松賽事工作相關文件和文字材料，向總局、省局、組委會、市政府匯報馬拉松階段性工作開展情況。5月1日完成了秩序冊、服務手冊等編印工作。

大型賽事中體育電子檔案的應用，為新一期賽事的舉辦提供了良好的指導作用，依靠這些賽事檔案，節(jié)省了賽前大量時間，為賽事實踐演練爭取更多的寶貴時間。

三、賽中服務讓社會效益顯著

2018年國際馬拉松錦標賽，為了更好地服務參賽運動員，啟動了“創(chuàng)新辦賽”的理念活動。在秦皇島市體育局大型體育賽事檔案記錄中，收錄了歷屆大型比賽的服務模式、服務方式、特色亮點、裁判員培訓、志愿者選拔的信息記錄。

秦皇島市體育局一方面對每項工作進行了認真梳理、研究和對接，制定了定人、定崗、定責、定時的工作方案。另一方面在往屆已有的服務基礎上，大膽創(chuàng)新。自4月7日—12月31日，對報名成功的全程馬拉松運動員實施本市景區(qū)、景點門票免費的優(yōu)惠政策。將飲水、飲料站自30km后，改為每1km設置一個飲水、飲料站，這在國內(nèi)馬拉松賽場上是唯一的;繼續(xù)加大補給力度，賽道補給點在往年配備香蕉、面包、小番茄、補液鹽、糖塊、水、飲料、巧克力的基礎上添加能量膠補給與賽后啤酒，充分與國際接軌，幫助跑友盡快恢復體能。充分的參賽補給與熱情濃烈的旅游政策得到了廣大參賽運動員的一致贊譽，馬拉松大賽前與交管部門溝通，并查詢電子檔案記錄，臨時調整公交運營路線12條，為出行不方便的大眾提供便利，此次馬拉松大賽為推介秦皇島，宣傳秦皇島起到了很好的社會效果。

四、賽后加強體育系統(tǒng)電子檔案管理

（一）建立健全電子檔案管理制度

建立健全科學的檔案管理制度對大型體育賽事的指導、服務工作意義重大。一是制定明確的檔案管理人員崗位管理制度。檔案的收集、保管、利用要有專人負責，明確工作人員的職責范圍，做到職權分明。二是結合各體育部門的具體情況，制定相應的各項具體管理制度，如各體育部門要制定體育賽事檔案收集、整理、利用制度以及體育賽事電子檔案管理實施細則等。賽后及時收集，確保檔案齊全完整，并進行規(guī)范整理。

（二）實現(xiàn)體育電子檔案信息化

檔案信息化是在檔案管理的活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行數(shù)字化管理和提供利用。不斷適應數(shù)字環(huán)境下檔案活動的發(fā)展變化、提升檔案管理水平和服務效率，最大限度地滿足社會檔案需求，從而使檔案工作進一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化、社會化。

體育賽事檔案具有很強的應用性和時效性。因此，對已歸檔的傳統(tǒng)紙質體育賽事檔案要盡快數(shù)字化，對收集歸檔的體育系統(tǒng)電子檔案按照電子文件的管理方法進行管理。最大限度地實現(xiàn)體育系統(tǒng)檔案的信息化，實現(xiàn)資源共享，更好的服務現(xiàn)代體育賽事活動。在推廣重大體育賽事過程中，這些電子檔案真實的再現(xiàn)了賽事過程中所發(fā)生的各種激勵人心的場景。富含人文氣息的開幕式和閉幕式，凝聚賽事理念的會徽、吉祥物，參賽者的不畏艱難、奮勇拼搏，志愿者的無私奉獻，其他工作者的一絲不茍等等，都成為宣傳賽事、擴大賽事影響力的有利武器。

（三）提升檔案管理人員的業(yè)務素質和能力

檔案工作是一項業(yè)務性較強的工作，電子檔案的保管，應有專人負責。盡量挑選政治素質好，具備一定體育賽事服務經(jīng)驗的人員從事這項工作。檔案管理人員的業(yè)務素質和業(yè)務能力直接關系到檔案管理工作的水平，因此采取多層次、多渠道、多形式的方法，對檔案管理人員進行體育電子檔案管理知識的相關培訓，進而提升業(yè)務水平。同時，檔案管理人員應具有責任精神和敬業(yè)精神，在工作中樹立超前意識，主動摸索檔案管理工作的規(guī)律，優(yōu)化電子檔案管理工作，不斷提高體育賽事的電子檔案服務水平。

（四）加強對電子檔案的保管

由于電子檔案獨有的特點使其保存的時候與紙質檔案有所不同，主要是指對于硬件載體的安全保管。不僅要求對檔案的操作合理規(guī)范，而且需要國家加大投入力度，制定相應的法律法規(guī)，采取積極有效的措施加強對電子檔案文件保護，有效地延長其壽命。

1、實行備份制。每套體育系統(tǒng)電子檔案均按要求實行備份制，一式三份，使用光盤或硬盤，有條件的可以實行異地備份。對所保存的電子檔案載體，必須進行定期檢測和拷貝，每年進行一次抽檢，以確保電子檔案信息的可靠性和安全性。

2、加強病毒防范。保存體育系統(tǒng)電子檔案的電腦最好是單機，不聯(lián)外網(wǎng)，防止病毒入侵。同時加強計算機的病毒檢測，確保保存電子文件的盤不帶病毒。

3、掌握信息修復技術。如信息一旦被破壞和污染后的恢復和搶救措施、計算機病毒技術、數(shù)據(jù)庫修復技術等。

4、加強安全設施設備建設。保管體育系統(tǒng)電子檔案的庫房應安裝閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)、紅外感應系統(tǒng)及其他類型的視頻監(jiān)控裝置。庫房門應安裝門禁系統(tǒng)及防盜感應裝置，有條件的應安裝高技術含量的防介入報警系統(tǒng)。同時安裝溫濕度調控和防電磁等設施，各種設施設備要定期檢查與維護，保證運行狀態(tài)良好，確保檔案的安全。

體育系統(tǒng)電子檔案的應用前景是廣闊的，我們應當在這條路上不斷創(chuàng)新和優(yōu)化，實現(xiàn)檔案工作水平的不斷提高。

（作者單位：秦皇島市體育局）