通信企業誠信檔案管理模式的構建與優化路徑研究

田煜

摘? 要：以中國聯通河南省分公司誠信檔案管理實踐為例，界定通信企業誠信檔案的內涵及歸檔范圍，構建通信企業誠信檔案管理模式，探討優化路徑，嘗試將其作為單獨門類的檔案進行實體分散管理和信息虛擬化集中管理，為誠信檔案科學規范管理積累經驗并提供借鑒。

關鍵詞：通信企業;誠信檔案;管理模式

隨著通信消費市場日漸飽和，通信企業市場競爭日益加劇，客戶投訴時有發生，對企業誠信建設提出了更高的要求。在此背景下，科學規范管理誠信檔案既是“制約失信行為發生，監督企業經濟行為中誠信相關行為的一個工具”，[1]也是企業品牌建設、形象展示與美譽度提升的需要和境內外資本市場對上市公司信息披露的必然要求。誠信檔案管理體系建設有助于守信激勵與失信懲戒，規范市場主體行為，打擊惡性無序競爭;同時，也有助于企業累積信用，潔身自好，培育優秀企業文化。下面以中國聯通河南省分公司近幾年誠信檔案建設實踐為例，從通信企業誠信檔案內涵與歸檔范圍界定、管理模式構建、優化路徑探討三個方面進行分析。

1 通信企業誠信檔案的內涵與歸檔范圍界定

1.1 通信企業誠信檔案的內涵。事實上，誠信檔案的提法由來已久，只不過未將其作為專門的檔案門類進行管理，而是借鑒重大活動檔案等管理經驗將其作為專題檔案進行管理。河南聯通近幾年為適應企業誠信體系建設需要，對誠信檔案的專門管理進行了積極探索。把企業生產、經營、服務、管理、研發等活動中形成的體現企業與利益相關方守約與失信行為的原始記錄作為誠信檔案進行專門管理。

1.2 通信企業誠信檔案歸檔范圍界定。河南聯通不同規模與層級的通信企業可以根據自身實際情況，選擇合適的分類標準進行誠信檔案的收集、整理與歸檔，并保持分類標準的相對穩定。

1.2.1 按來源界定。從來源看，主要包括11個方面：①來自工商部門的注冊信息，包括法人、名稱、住所、經營范圍變更材料等;②來自稅務部門的稅收與社保申報、代扣、繳納記錄等;③來自質量監督部門的產品質量與計量標準檢測記錄;④來自商業銀行的信貸及信譽度評估記錄;⑤來自行業監管部門、行業協會的政策執行、客戶投訴、行風評議、誠信單位評比等記錄;⑥來自合作伙伴、設備供應商對企業付款、合同履行、項目建設及驗收情況的評價記錄;⑦來自員工對公司承諾履行情況，對工資待遇、職級晉升、教育培訓等政策執行情況的評價記錄;⑧來自新聞媒體對公司的正面宣傳與負面報道情況;⑨來自客戶對信息保密、投訴處理、“霸王”條款解決方案等正當訴求的回應情況;⑩來自信用中國網站、政府采購網站、中國裁判文書網等對企業誠信狀況的查詢結果;體現企業自身及利益相關方的其他誠信檔案資料。

1.2.2 按內容界定。按內容分主要包括以下四個方面：一是企業基本信息類：法人、住所、聯系方式等信息登記及更新情況;二是履約類：指合同、協議、備忘錄等法律文件中承諾與履約能力的匹配度，履行結果與承諾的偏離度等履約類文件材料;三是法規政策的遵從性：企業內部控制、勞動合同簽訂、五險一金按時足額繳納、資費政策落實、社會責任承擔等法規政策的遵從性文件材料;四是信息披露的合規性文件：根據境內外資本市場對上市企業的信息披露法規，及時、準確、完整地披露相關信息形成的文件材料。

1.2.3 按性質界定。按性質分主要包括兩大類，一類是反映企業遵章守法、誠實守信、公平交易、廉潔自律、服務社會等良好社會形象的正面文件材料;另一類是反映企業違法違規、客戶投訴、媒體曝光、虛假宣傳、泄露客戶信息、偷稅漏稅、商業賄賂等有損企業良好形象與口碑的負面文件材料。

2 通信企業誠信檔案管理模式構建

2.1 明確誠信檔案收集審核責任。由于通信企業的誠信檔案多數屬于“賬外文件”，同其他門類檔案相比，缺乏暢通的收集渠道和管控手段，[2]再加上誠信檔案信息可控性差，檔案記載的內容是否客觀反映企業真實信用狀況，辨別難、取證難。為此，河南聯通委托公司誠信體系建設委員會辦公室負責誠信檔案的收集和審核，辦公室人員由法律、建設、客戶服務、物資采購、人力資源、綜合、審計、紀檢等部門組成，分別負責招投標管理、合同管理、入職招聘、媒體報道、財務審計等誠信檔案的收集和審核工作，并按季度向檔案部門移交，解決了檔案部門信息不對稱、人手不足、業務不熟等原因造成的收集審核困難問題。

2.2 誠信檔案實體分散管理。首先，通信企業的誠信檔案來自合作伙伴、員工、客戶、工商、稅務、媒體、政府監管部門等，涉及領域廣泛，來源渠道復雜，把上述機構和個人產生的誠信檔案收集齊全，統一存放在誠信主體單位，不僅難度極大，浪費人力物力，也割裂了形成單位全宗的完整性，打破保管單位原有檔案分類體系。[3]其次，誠信檔案實體集中存放在誠信主體單位，自身的失約與違法行為檔案很難如實提供給利用者，信息共享將淪為空談，無法發揮其弘揚正氣與震懾違規的作用，探索實體與信息分離的管理模式有著積極的現實意義。最后，誠信檔案嚴格意義上不能作為一個專門的檔案類型，很難準確界定誠信檔案與其他類型檔案的管理界面，不能確保檔案類型之間互不隸屬，互不交叉。[4]因此，為保持現有檔案分類體系的嚴整性，誠信檔案歸檔時仍然按照傳統的企業檔案十大類分類法進行劃分，分散保管在文書、工程等檔案門類中，只在實體檔案著錄信息中增加誠信檔案虛擬檔號。

2.3 誠信檔案信息集中管理。河南聯通在檔案管理系統中增加了誠信檔案管理模塊，運用現代信息技術將其他管理模塊中編有誠信檔案虛擬檔號的實體檔案信息自動匯集到誠信檔案管理模塊下，并將從其他征信機構、網站、工商、稅務等渠道查詢到的公司誠信狀況信息手工著錄到誠信檔案管理模塊，然后按照誠信檔案十一種來源為其進行虛擬編號，讓分散保管的誠信檔案實體與集中保管的誠信檔案信息有機統一起來。在虛擬誠信檔案信息中注明各類誠信檔案的實體存放地點和信息利用渠道及方式。比如：虛擬檔號CX04/03代表來自銀行的征信報告，并注明了實體檔案的存放地點、查詢方式、聯系人及聯系電話等利用線索，便于對該份誠信檔案實體的利用。建立了實體分散存放，信息集中管理，利用提供線索的誠信檔案管理機制。

2.4 誠信檔案鑒定銷毀動態化管理。誠信文件的生命周期不同于一般公文，比如企業信用報告、年度行業評議結果、質量、環境、職業健康安全體系認證等都具有較強的時效性。因此，對不在有效期、履行完畢、處罰期滿等誠信檔案應及時進行鑒定銷毀，以確保誠信檔案既能全面記載誠信主體的歷史信用記錄，又能準確反映企業最新的誠信狀況。

2.5 誠信檔案利用分類管理。誠信檔案具有較強的現實實用性，河南聯通對誠信檔案的利用進行分類管理，具體如下：①對公司保管的利益相關方誠信檔案的利用實行名單制，每季度發布一次紅黑榜，供公司招標、采購、建設等工作參考。②對反映公司自身狀況的誠信檔案利用采用備案制，在法律部門登記后，在公司投標、信用評估、獎項申報等工作中使用，確保對外提供的誠信檔案不造假、不違規。③外部單位利用公司誠信檔案采用審核制，經公司相關部門及主管領導審核后方能對外提供，維護公司正當權益。④利用保存在相關征信、評估、工商、稅務、銀行等機構的誠信檔案采用獲準制，授權法律部門統一代辦。⑤對掌握的他方誠信檔案實行共享制，向全部通信運營商及相關征信機構提供，實現合法共享。

3 通信企業誠信檔案管理的優化路徑

3.1 加快誠信檔案管理頂層設計。盡管誠信檔案越來越受到重視，但目前仍屬于概念不清晰、管理界面不明確、歸檔范圍不具體、整理方法不統一的狀態。亟須凝聚各方面力量研究誠信檔案的內涵和外延、管理方法、利用方式等，加快誠信檔案管理頂層設計，并出臺配套措施，形成獨具特色的檔案門類。

3.2 注重他方誠信檔案信息審核。誠信主體應充分利用相關部門公開的誠信信息及技術手段，在員工招聘、合作伙伴選擇、合同簽訂等工作中，對他方的資料信息進行核實，最大限度確保對方提供誠信檔案的真實性、合規性。同時，對有關本企業的媒體報道、行業評議等工作中明顯存在與事實不符及有失偏頗的信息進行澄清和說明，以避免不實信息給通信企業造成不應有的信用損失。因此，在確保自身信息提供和披露誠實信用的前提下，加強對關聯方信息真實性的審核和認定，確保誠信檔案內“真”外“實”。

3.3 兼顧失信檔案信息收集管理。在誠信檔案收集中應兼顧守信記錄和失信記錄，不能顧此失彼。同時，加強己方失信行為后續澄清、整改、追責等材料的收集，為內部控制、流程優化提供決策依據。對他方的失信記錄進行名單制管理和誠信等級劃分，作為渠道建設、合作伙伴遴選、供應商招標等工作的參考依據，讓失信者受到應有的懲罰和損失。

3.4 提升誠信檔案利用法制意識。繼承其他法律法規關于隱私權、商業秘密、著作權等信息保護的立法精神，正確處理誠信檔案利用與保密的關系，平衡公民及法人對誠信檔案信息知情權與權力主體的利益沖突，對誠信檔案的利用規則和方式進行規范和約束。

本文系河南省檔案局2018年度檔案科技項目計劃《通信企業誠信檔案管理模式與應用策略研究》（項目編號：2018-R-30）的階段性成果之一。

參考文獻：

[1]張宋莉.社會信用監管與社會信用水平的關系——基于多中心治理的視角[D].杭州：浙江大學，2014.

[2]倪劉根.我國商業企業誠信檔案管理的現狀與發展對策研究[J].檔案學通訊，2012（5）：86-89.

[3]顏川梅.淺議勘察設計企業誠信檔案建設[J].中國勘察設計，2012（7）：78-79.

[4]熊銳.國有建筑施工企業誠信檔案建設初探 [J].檔案學研究，2008（3）：33-34.

（作者單位：中國聯通河南省分公司 來稿日期：2019-10-20）